20

Тема 5 Состав, содержание и правила оформления кадровой документации План

5.1 Классификация, состав, содержание и общие правила оформления кадровой документации

5.2 Состав, содержание и правила оформления документов по регламентации управления персоналом

5.3 Оформление приема на работу, перевода на другую работу

5.4 Оформление служебных командировок, отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий

5.5 Оформление аттестации работников и внесения изменений в документы, содержащие персональные данные работника

5.6 Оформление расторжения трудового договора (увольнения)

5.7 Личные карточки, личные дела

5.8 Трудовые книжки

5.1 Классификация, состав, содержание и общие правила оформления кадровой документации

Функцией кадровых документов (по личному составу) является оформление и закрепление трудовых отношений. Трудовые правоотношения регулируются Трудовым кодексом РФ, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством. Документация кадровой службы является обязательной составной частью управленческого документооборота любой организации независимо от форм собственности, подчиненности, числа работающих и т.д. Состав документов кадровой службы очень многообразен.

По назначению:организационные документы; распорядительные документы; учетные документы; информационно-справочные документы; отчетно-статистическая документация; документация по социальному обеспечению (по оформлению пенсий, льготам, пособиям).

Последние две, учитывая их особую специфику, рассматриваться не будут.

По задачам управления персоналом организации:

Комплекс документов по регламентации управления персоналом: положение о персонале, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, положение о кадровой службе, штатное расписание (форма Т-3).

Комплекс документов по подбору и отбору кадров: анкеты, тесты, протоколы собеседования с кандидатами.

Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений: рекомендательные письма, характеристики, сопроводительные письма к резюме, резюме, заявления, автобиографии, личные листки по учету кадров, трудовые договоры, трудовые соглашения, приказы (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 Т-1а).

Комплекс документов по движению кадров: представления, заявления, приказы (распоряжения) о переводе сотрудников (формы Т-5 и Т-5а); график отпусков (Т-7), заявления, уведомления, служебные записки, приказы о предоставлении отпусков (формы Т-6 и Т-6а); представления, приказы о поощрениях (формы Т-11 и Т-11а); объяснительные, докладные записки, акты, приказы о дисциплинарных взысканиях; приказы о проведении аттестации, графики проведения, отзывы на аттестуемых, протоколы заседания аттестационной комиссии, аттестационные листы, приказы об утверждении итогов аттестации; служебные задания (Т-10а), приказы о служебных командировках (формы Т-9 и Т-9а), командировочные удостоверения (Т-10); заявления, приказы о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника; заявления или иные документы-основания для увольнения, уведомления, приказы о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) (формы Т-8 и Т-8а).

Комплекс документов по учету кадров: формы Т-2 и Т-4, личные дела сотрудников, трудовые книжки, журналы и книги учета.

Комплекс информационно-справочных документов по кадрам: письма, докладные, объяснительные записки, справки, акты и др.

Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Государственный комитет по статистике Российской Федерации 5 января 2004 г. утвердил унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты. Эти формы во многом повторяют прежние, утвержденные постановлением Госкомстата Россииот 6 апреля 2001 г. № 26. Однако унифицированные формы 2001 г. были разработаны с учетом формулировок КЗоТ РФ и не вполне соответствовали принятому в2002 г. Трудовому кодексу РФ (ТК РФ). Унифицированные формы в последнем Альбоме унифицированных форм сделаны с учетом положений нового ТК РФ.

Как известно, с 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), на основании которого формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению. Как же быть кадровикам: срочно разрабатывать свои формы - или продолжать пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом?

Новый Закон о бухгалтерском учете делает применение унифицированных форм необязательным, устанавливая, что первичный учетный документ будет принят к учету при наличии обязательных реквизитов (ст. 9):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень реквизитов первичного учетного документа остался прежним, тем же, что и в ранее действующем законе. Конкретизированы лишь требования к подписи.

Поскольку в действующем Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П, упоминаются формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость) и Т-53 (платежная ведомость), ведение их по унифицированным формам обязательно.

Закон о бухгалтерском учете не запрещает пользоваться унифицированными формами, утвержденными до вступления его в силу. Ими можно пользоваться и дальше.

Разработка собственных бланков форм первичной учетной документации требует специальных знаний и опыта работы, поэтому прежде, чем принять решение об их разработке, необходимо оценить целесообразность этого. Если существующие унифицированные формы выполняют свою учетную функцию и соотносятся с процессами в организации - зачем "изобретать велосипед"? Кроме того, контролирующие органы, да и судьи более лояльно относятся к документам, составленным по типовым формам, следовательно, при этом будет проще выиграть трудовой спор. А поскольку большинство работодателей ведут учет кадров с помощью программных средств, продолжение применения унифицированных форм не потребует изменять программные продукты.

Конечно, разработка своих унифицированных форм может быть актуальна для определенного рода компаний, например, когда иностранная компания открывает филиал или представительство в России. В таких фирмах часто требуется вести учет и по законодательству страны, в которой они зарегистрированы, и по правилам российского законодательства. Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов.

Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать. Например, удалить ссылку на постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи - указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее, многие положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкции по делопроизводству вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров, подписания, заверения копий документов и т.п.

Особенности заполнения унифицированных форм кадровой документации

Все изменения в унифицированные формы должны быть утверждены приказом руководителя организации, категорически запрещено удалять что-либо.

1. На внешних документах обязательно указывается полное наименование организации, дополнительно можно указать и сокращенное. На внутренних документах (к которым относится и приказ) можно указывать только полное, можно указывать оба варианта, можно ограничиться только сокращенным вариантом.

2. Приказ издается в условиях единоначалия руководителем предприятия, распоряжение тоже единоначальный распорядительный документ, однако, издавать его может любое должностное лицо организации, занимающее руководящую должность.

3. В графе «Дата составления» указывается дата подписания (она же и дата издания) приказа (распоряжения) руководителем организации (уполномоченным лицом). Днем издания приказа может быть только рабочий день руководителя организации (правоспособность руководителя организации сохраняется только в его рабочие дни).

4. Дата в тексте приказа (дата вступления его в силу) может: не совпадать с датой издания; совпадать с нерабочим праздничным днем, и с выходным днем работника, и с выходным днем организации, и с выходным днем работника, работающего по индивидуальному графику.

5. Фамилия имя и отчество работника указывается полностью (согласно подстрочнику) в винительном либо в именительном падеже. Падеж зависит не только от желания кадровика, но и от способа заполнения унифицированной формы: вручную (тогда скорее всего, будет сделана запись в винительном падеже) или с использованием компьютерной программы (которая формирует приказы в именительном падеже).

6. Табельный номер присваивается в крупных и средних организациях. Поэтому он может не проставляться или можно ставить прочерк.

7. Структурное подразделение указывается согласно штатному расписанию организации. Для служащих указывают наименование должности и при наличии разряда и категории и квалификацию (специалист Iкатегории). Для рабочих – профессию и при наличии квалификационный разряд. При заполнении вручную название подразделения и должности указывают в винительном падеже. Если же используются специальные компьютерные программы – программа переносит все записи во все необходимые документы в именительном падеже.

8. Реквизитом «Подпись» в унифицированных формах предусмотрена подпись руководителя организации. Однако право подписи может быть делегировано руководителем организации одному из заместителей, менеджеру по персоналу или руководителю обособленного структурного подразделения. В крупной фирме путем издания приказа или должностной инструкции полномочия по решению вопросов о приеме на работу, переводе … и по др. кадровым процедурам могут быть возложены (делегированы), например, на зам. директора и т.д. Дополнительно оформить передачу полномочий можно приказом или доверенностью. Но эти должностные лица будут издавать уже не приказы, а распоряжения по личному составу

9. Визы согласования. Отсутствие визы согласования не лишает документа юридической силы. Вопрос о необходимости согласования решает директор. И визы согласования вводятся в унифицированные формы. Однако, есть особый случай, когда виза согласования является обязательной: согласно п. 18 Положения о главных бухгалтерах (в редакции от 17.04.2002) виза главного бухгалтера обязательна на приказах о приеме на работу, переводе и увольнении материально ответственных лиц. Дата визы раньше или совпадает с датой подписания приказа.

10. Виза ознакомления. Работники, не ознакомленные с приказами, могут неверно представлять себе условия, на которых они приняты на работу или переведены на другую работу и т.д. И в случае возникновения конфликтных ситуаций (трудовых споров) довод работника «А я не знал!», приведенный в суде окажется решающим.

Помимо того, что подпись работника об ознакомлении с приказом обязательна, необходимо помнить еще и о возможности спора о том, не подделана ли эта подпись, не был ли приказ издан или переделан «задним числом» с подложной визой ознакомления. На экспертизу не принимаются подписи, состоящие меньше, чем из трех букв. Поэтому лучше, если работник напишет свою фамилию полностью (пример: нотариусы просят, чтобы кроме подписи клиент полностью написал фамилию, имя, отчество).

Сроки ознакомления: о приеме на работу: (ст. 68 ТК) в трехдневный срок со дня фактического начала работы; для других приказов ТК РФ сроки не предусмотрены, однако по общим правилам приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем организации, если иное не предусмотрено в тексте самого приказа.

Чтобы, приказ был законным, работник должен быть ознакомлен с ним не позднее, чем в день вступления приказа в законную силу (если более ранние или более поздние сроки не установлены законом). Предлагая работнику ознакомиться с приказом, кадровику рекомендуется произносить стандартные фразы: «Прочитайте, пожалуйста, внимательно приказ. Вам все в нем понятно? Тогда напишите (вот здесь) полностью свою фамилию и поставьте сегодняшнюю дату». В целях доказывания необходимо, чтобы дата ознакомления была написана от руки самим работником.