Кадровое делопроизводство / Тема 3 Современные способы и техника создания документов

Тема 3 Современные способы и техника создания документов

Наиболее важным и сложным этапом процедуры создания документа является составление текста. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Типовая операционная технологическая схема составления текста документа включает:

- анализ ситуации, предполагаемого решения, поступившего документа;

- изучение необходимых материалов, законодательных и нормативных актов, ранее изданных документов, получение консультаций у экспертов;

- при необходимости уточнение поставленной задачи, направление запросов;

- формирование решения или мнения для включения в текст документа, формулирование тезисов и схемы изложения содержания документа, ведение рабочих записей;

- составление первого варианта черновика документа;

- согласование чернового варианта документа с непосредственным руководителем, заинтересованными должностными лицами, составление последующих вариантов и редакций черновика;

- составление окончательного чернового варианта проекта документа.

Процедура изготовления документа представляет собой комплекс формально-логических и технических операций:

- тщательная проверка в окончательном варианте черновика количественных данных, сроков исполнения заданий, фамилий исполнителей и руководителей, фамилии должностного лица, которое будет подписывать документ;

- проверка правильности оформления всех реквизитов;

- считывание текста, в том числе составленного в электронном виде;

- изготовление беловика документа (на бланке или без бланка) традиционным машинописным способом или автоматически на принтере ЭВМ;

- впечатывание переменного текста в типовой трафаретный бланк документа;

-считывание текста документа, изготовленного традиционным способом;

- перепечатывание при необходимости отдельных листов или документа в целом.

Процедура издания документа предназначена для окончательного оформления документа и придания ему юридической силы, она включает:

- заключительное смысловое корректирование текста, уточнение содержания всех реквизитов, систематизация необходимых материалов обоснования необходимости издания документа и его содержания, подбор инициативного документа и всех приложений;

- тщательное вычитывание текста, исправление грамматических, синтаксических и стилистических ошибок, проверка правильности написания фамилий, реальности указанных сроков исполнения и т.п.;

- итоговое внутреннее согласование документа (текущее согласование проводилось при составлении черновика документа);

- итоговое внешнее согласование документа;

- подписание документа полномочным руководителем учреждения;

- при необходимости утверждение документа вышестоящим руководителем или учреждением.

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной технологии изготовления документов с помощью обычной пишущей машинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа.

Новая информационная технология, использования систем подготовки текстовых документов, отделила этап печати документа от его набора и редактирования. Пользователь имеет возможность многократной «шлифовки» текста материала до достижения необходимого уровня качества изложения, не прибегая к печати документа. Это сокращает затраты трудовых и материальных ресурсов на подготовку документации. Кроме того, передача текстовых материалов может быть осуществлена не в виде «твердой» (печатной) копии, а в так называемом электронном виде.

Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в системах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов.

Шаблон – это документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Шаблон – это, в общем случае, план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда.

Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприятие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия. Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к единообразию оформления документов предприятия и уменьшает время изготовления конкретного документа.