Тема 7 Систематизация кадровой документации План
7.1. Назначение, методика составления и оформления номенклатуры дел.
7.2. Формирование и оперативное хранение дел.
7.3. Подготовка дел к архивному хранению
7.1 Назначение, методика составления и оформления номенклатуры дел
Единый подход к систематизации документов в организации обеспечивает номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается конкретной организацией на основе типовых и примерных номенклатур, а в случае их отсутствия - самостоятельно, исходя из практической деятельности.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму. Текст составляется по табличной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации.
В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-01, 01-02, … 02-01, 02-02 и т.д. В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных, непредусмотренных ранее дел, если такие появятся в течение года.
Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Заголовок содержит: указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка); название вида документа (приказы, акты и др.); уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года, поэтому третья графа – «Количество дел» (томов, частей) – заполняется именно тогда.
В четвертой графе номенклатуры проставляют сроки хранения дел на основе специальных перечней. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными.
Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой документационного обеспечения управления (ДОУ). В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел в другую организацию, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование этой графы повышает качество и эффективность номенклатуры дел.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела. Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляют к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, по нему можно быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.