7.2 Формирование и оперативное хранение дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

Порядок формирования дел:

- распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

- расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

- оформление обложки дела.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов, ГСДОУ и других нормативных документов. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон и др.;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации: прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д., группировать в отдельные дела).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.), как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и т.д.).

Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени составления. Например, отчет за 2004 г, составленный в 2005 г., должен быть подшит в дело 2004 г; план на 2005 г., составленный в 2004 г.,- в дело 2005 года.

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложку выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, где оформилось дело; индекс дела (проставляется в соответствии с номенклатурой дел); заголовок дела (переносится из номенклатуры дел); дата дела; количество листов в деле (после завершения дела); срок хранения дела (переносится из номенклатуры дел).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации. В этом случае они могут быть выданы из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ. Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например суда, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.