3. Запросы

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. С помощью запросов можно отобразить данные из нескольких таблиц и отсортировать их в нужном порядке. В процессе выполнения запроса MS Access собирает данные в динамический (обновляемый) набор.

С помощью запросов можно:

• отобрать поля – отобразить только те поля, которые нас интересуют;

• отобрать записи – задать условия, которым должны удовлетворять записи;

• сортировать записи – задать порядок отображения записей;

• выполнять вычисления – можно создавать новые поля, содержащие результаты вычислений.

Типы запросов:

• Запросы на выборку - является наиболее часто используемым, возвращает данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями).

• Вычисляемый запрос – позволяет выполнять вычисления по формулам.

• Запрос с параметрами - при выполнении запрашивает о вводе данных.

Формирование Условий отбора при создании запросов

MS Access позволяет определить условия, которым должны удовлетворять записи.

Выражение - любая комбинация операторов, констант, значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение.

С помощью выражений задаются условия отбора и определяются вычисляемые поля в запросах.

В качестве условий отбора можно использовать разнообразные выражения:

• константа – это элемент, значение которого остается неизменным при выполнении операций с ним, может быть числовой или текстовой, используется для выбора определенных данных на основе содержания таблиц или других запросов;

• операторы сравнения (>, <, >=, <=, =, <>) – применяются для сравнения значений;

• шаблон * - подразумевает любое количества любых символов;

• логические оператор AND (И) и OR (ИЛИ) – используются для объединения двух значений.

Рис. Запрос в режим конструктора

4. Отчеты

Отчеты – предоставляют возможность анализировать или печатать данные в заданном макете

Отчет это эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Отчет строится на основе сведений из таблицы или запроса.

Рис. Пример стандартного отчета

5. Формы

Формы – позволяют просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах

Формы можно использовать для разных целей: ввода данных; кнопочная форма для открытия других форм или отчетов; специальное диалоговое окно для выбора действий (предварительного просмотра и печати нужного отчета).

Большая часть сведений в форме поступает из базового источника записей (таблицы, запроса). Остальные сведения формы (графические элементы, поясняющий текст, вычисленные значения) хранятся в ее структуре.

Рис. Пример стандартной формы

6. Преимущества и недостатки субд

Преимущества

1. Контроль за избыточностью данных

Традиционные файловые системы хранят одинаковые данные в нескольких файлах. Базы данных максимально ограничивают степень избыточности данных за счет интеграции файлов.

2. Непротиворечивость данных

Устранение избыточности данных или контроль над ней позволяет уменьшить риск возникновения противоречивых состояний. Изменение одного значения элемента данных требует выполнить только одну операцию обновления, причем новое значение станет доступным сразу всем пользователям базы данных.

3. Совместное использование данных

Большее количество пользователей может работать с большим объемом данных.

4. Поддержка целостности данных

Целостность базы данных означает корректность и непротиворечивость хранимых в ней данных, и, обычно, описывается с помощью ограничений, которые не должны нарушаться в базе данных.

5. Повышенная безопасность

Без привлечения соответствующих мер безопасности интегрированные данные становятся более уязвимыми для несанкционированного доступа со стороны пользователей, чем данные в файловой системе. Система обеспечения безопасности может быть выражена в форме имен и паролей для идентификации пользователей, которые зарегистрированы в этой базе данных.

6. Развитые службы резервного копирования и восстановления

В современных СУБД предусмотрены средства снижения вероятности потерь информации при возникновении различных сбоев. и др…

Недостатки

1. Сложность

Обеспечение необходимой функциональности СУБД влечет за собой усложнение проектирования и усложнение программного обеспечения СУБД, а также необходимость понимания принципов работы СУБД всеми сотрудниками, работающими с ней.

2. Размер

Сложность и широта функциональных возможностей СУБД, превращает ее в чрезвычайно сложный программный продукт, требующий много места на диске и нуждающийся в большом объеме оперативной памяти для эффективной работы.

3. Стоимость СУБД

В зависимости от имеющейся вычислительной среды и требуемых функциональных возможностей стоимость СУБД может изменяться в очень широких пределах. Кроме того, сопровождение системы составляет некоторый процент от ее общей стоимости.

4. Дополнительные затраты на аппаратное обеспечение

Для удовлетворения требований, предъявляемых СУБД и базой данных, может понадобиться приобрести дополнительные устройства хранения информации или более мощный компьютер.

5. Более серьезные последствия при выходе системы из строя

Централизация ресурсов повышает уязвимость системы. Выход из строя одного из ее компонентов может привести к полному прекращению всей работы организации. и др…

5