Контрольные вопросы для выполнения конспекта:

1. Определения БД, СУБД

2. Основные объекты БД (перечислите)

3. Назначение объекта таблица

4. Понятие «Поле», «Запись»

5. Типы данных в таблицах Access

6. Назначение объекта запрос

7. Типы запросов

8. Какие выражения можно использовать в качестве условий отбора

9. Назначение объекта отчет

10. Назначение объекта форма

11. Преимущества и недостатки СУБД

Тема: субд ms access

База данных (БД) - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче.

например: списки студентов, складская база товаров, отслеживание заказов клиентов, картотека в библиотеке, сопровождение музыкальной коллекции т.п.

Для работы с базами данных используют системы управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска необходимой информации.

1. Структура бд Access

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных включающим в себя следующие объекты:

• таблицы - основной структурный элемент, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории. Например, сведения о сотрудниках или заказах.

• запросы - помогают находить и извлекать только нужные данные из одной или нескольких таблиц;

• отчеты – предоставляют возможность анализировать или печатать данные в заданном макете

• формы – позволяют просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах;

• макросы – набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем соответствующей кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет

• модули - набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.

При создании новой БД в MS Access ей присваивают имя и определяют место хранения. Затем создают и заполняют объекты БД.

2. Таблицы

Таблица - это набор данных по конкретной теме, т.е. в одной таблице должны быть собраны сведения определенного типа. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

Независимо от того какая именно информация хранится в базе данных - для хранения сведений используются таблицы. Поле таблицы содержит однотипные данные по всем объектам, а каждая запись – полные сведения по одному объекту.

При создании таблицы для каждого поля необходимо установить соответствующий тип данных:

Название типа	Назначение
Текстовый	Текст длиной до 255 символов
Поле MEMO	Текст длиной до 65 000 символов
Числовой	Числа различных форматов
Дата/время	Дата и/или время
Денежный	Денежные значения различных форматов
Счетчик	Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи
Логический	Величины, способные принимать только два значения: да/нет или 1/0
Поле объекта OLE	Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов
Гиперссылка	Ссылки, дающие возможность открывать объект Access (таблицу, форму, запрос и т. п.), файл другого приложения или web-страницу

Таблицы лучше создавать с помощью конструктора – указываете наименования полей, типы данных для этих полей и при необходимости описание, которое отображается в строке состояния при вводе данных в поле.

Рис. Режим конструктора при создании таблицы

По умолчанию для каждого поля автоматически выбирается текстовый тип данных.

В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы. Имена полей могут содержать буквы, цифры и пробелы; их длина может достигать 64 символов. Наличие пробелов в именах полей делает не очень удобным их использование в выражениях, поэтому рекомендуется использовать более короткие имена полей.

После создания таблицу сохраняют и заполняют. При заполнении внесенные данные сохраняются автоматически.

Данные можно копировать, удалять, перемешать также как и в других приложениях MS Office.