3.3. Форматування елементів управління форми

Під форматуванням елементів управління розуміється їх переміщення, зміна розміру, зміна шрифту тексту і тому подібне. Ці операції можна виконати за допомогою кнопок панелі форматування або за допомогою команд меню Формат. Для цієї мети можна також використовувати команди контекстного меню, такі як Властивості, Вирівняти.

До форм пред'являються підвищені вимоги по дизайну. Тому усі елементи форми мають бути вирівняні. Для цього елементи виділяються протяганням миші по вертикальній лінійці, а потім виконується команда Формат - Вирівняти (або команда Вирівняти з контекстного меню) або по лівому краю, або по верхньому і т. д.

При переміщенні елементу за допомогою миші необхідно покажчик миші встановити на маркер верхнього лівого кута виділеного елементу, щоб покажчик набув форми вказівного пальця. Якщо покажчик має форму долоні, то поле перетягується одночасно з приєднаним написом або одночасно переміщаються усі виділені елементи.

Рисунок 14 – Вирівняний дизайн форми

4. Звіти

4.1 Створення звітів

Основне призначення звітів - це виведення даних у вигляді вихідного друкарського документу. Звіти, так само як і форми, можна створювати за допомогою конструктора або майстра звітів. Використовується також автоматичне створення звітів.

Послідовність дій при формуванні звіту за допомогою Майстра така ж, як і при створенні форми. Додатковими є два кроки: додавання рівня угрупувань і завдання необхідного порядку сортування. Додавання рівня угрупування дозволяє виводити записи, об'єднані по вибраних полях.

По кожній з груп при необхідності можна підводити підсумки. Для набуття підсумкових значень по числових полях необхідно після додавання рівня угрупування в діалоговому вікні Створення звітів натиснути на кнопці Підсумки, після чого для відповідного числового поля вибрати необхідні функції. При виборі функції Sum (суми) для якого-небудь поля Access не лише автоматично підрахує суму значень для кожної групи, але і підведе підсумки по усіх записах вибраного поля. Програма передбачає виведення як даних (записів) і підсумків, так і тільки підсумків. Якщо не заданий рівень угрупування, то кнопка Підсумки стає недоступною.

З режиму перегляду користувач може скопіювати звіт у вигляді окремого файлу текстового редактора Word або електронної таблиці Excel. Для цього необхідно натиснути на кнопці Зв'язку з Office, розташованою на панелі інструментів Попередній перегляд.

4.2. Зміна структури звіту

Структура звіту відрізняється від структури форми тільки великою кількістю розділів. Окрім розділів заголовка, примітки і даних, звіт може містити розділи верхнього і нижнього колонтитулів, які потрібні для друку службової інформації, наприклад номерів сторінок.

Для вставки в область верхнього або нижнього колонтитулу номера сторінки виконується команда Вставка - Номери сторінок. Цей елемент можна переміщати з області колонтитулу в інші області, наприклад в область заголовка звіту, якщо покажчик миші набуває форми долоні.

Редагування структури звіту виконується в режимі Конструктор. Для запуску режиму у вікні бази даних маркірується ім'я створеного звіту і виконується натискання на кнопці Конструктора.

Рисунок 15 – Вікно звіту