ВСТУП

MS Access - одна з найпопулярніших систем управління базами даних (СУБД), а її версія Microsoft Office Access 2003 не може не викликати інтересу у користувачів. Система Microsoft Office встановлена на величезній кількості комп'ютерів (у тому числі і в офісах), тому для користувачів буває дуже корисно отримати базу даних, інтегровану з іншими «офісними» продуктами. Але на відміну від Word або Excel, які дозволяють швидко і просто створювати призначені для користувача документи, Access вимагає для створення бази даних певного набору знань.

Зараз навіть неспеціалісти в області розробки баз даних сміливо беруться за створення власних проектів. З одного боку, програмні продукти удосконалюються і стають усе більш зручними, для досягнення мети потрібно все менше програмування і більше роботи з готовими об'єктами. З іншого боку, праця розробників цінується як і раніше високо, і не завжди можна найняти для створення бази даних професіонала. Природною реакцією на ці факти є розширення армії не програмуючих професіоналів - людей, що мають насущні інтереси в області інформаційних технологій і досить кмітливих, щоб обійтися без чужої допомоги. «Допоможи собі сам» - ось девіз таких розробників баз даних.

Як би то не було, коли виникла необхідність зберігати великі об'єми даних, постало питання, як саме слід це робити. Створювалися самі різні варіанти, але потім усі дійшли висновку, що найкращим рішенням є так звані реляційні бази даних. У них уся інформація розподіляється по декількох таблицях, а між таблицями встановлюється зв'язок (від англійського relation - відношення, зв'язок). Виявилось, що практично усі завдання, що вимагають використання баз даних, можна вирішити саме із застосуванням реляційної моделі.

1. Режими створення таблиць

Створення таблиць, як і інших об'єктів БД, починається з активізації вікна бази даних (рис. 1). У цьому вікні вибирається елемент управління Таблиці, після чого на правій панелі вікна буде представлений список таблиць, що вже входять до складу БД. Якщо у базі немає таблиць, то на праву панель вікна виводиться тільки три елементи управління для створення нової таблиці :

• створення таблиці в режимі конструктора;

• створення таблиці за допомогою майстра;

• створення таблиці шляхом введення даних.

Рисунок 1 – Вікно бази даних

Таблиця БД створюється в два етапи.

На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена, тип кожного поля, його розмір і інші властивості полів.

На другому етапі таблиця заповнюється даними, тобто формуються записи.

Для створення нової таблиці необхідно у вікні бази даних натиснути на значок будь-якого з трьох елементів управління (для створення нової таблиці) або натиснути на кнопці Створити, розташованій на верхній панелі вікна. У вікні, що відкрилося, Нова таблиця (після натискання на кнопці Створити вибирається один з режимів створення таблиць: Конструктор, Майстер таблиць, Імпорт таблиць, Режим таблиці).

Основним є режим створення таблиць за допомогою Конструктора. У цьому режимі користувач сам може встановлювати параметри усіх елементів структури таблиці.

У Режимі таблиці користувач може створити нову таблицю, не визначаючи заздалегідь її структуру. При виборі цього режиму відкривається порожня таблиця, в яку можна вводити дані. Будь-яке поле цієї таблиці можна перейменувати відповідно до вимог користувача. Цей спосіб доцільно застосовувати для створення невеликих таблиць, структура яких настроюватиметься пізніше. Можливості створення таблиць в цьому режимі обмежені, і вони, як правило, вимагають доопрацювання в режимі конструктора.

1.1. Створення таблиць в режимі конструктора

Вибір режиму здійснюється натисканням на значку Створення таблиці в режимі конструктора, розміщеному у вікні бази даних, або режим Конструктор вибирається у вікні Нова таблиця, яке відкривається після виконання натискання на кнопці Створити вікна бази даних.

Після вибору режиму на екран виводиться вікно конструктора таблиць (рис. 2):

Рисунок 2 – Вікно конструктора таблиць

Воно розділене на дві частини.

Верхня частина складається з трьох колонок. У першу колонку вводяться імена створюваних полів, в другій відображаються типи даних. Третя колонка Опис може містити коротку інформацію відносно поля таблиці. Цей розділ, як правило, заповнюється рідко. Вікно конструктора таблиць після введення в нього усіх даних, необхідних для формування структури таблиці).

У нижній частині вікна відображаються властивості поточного поля. Деякі з властивостей вже задані за умовчанням. Ці властивості можна змінювати за бажанням користувача.

Ім'я поля є комбінацією з букв, цифр, пропусків і спеціальних символів, за винятком символів « . », « ! », « ' », « [ », « ] ». Ім'я не може починатися з пропуску, його максимальна довжина складає 64 символи.

Тип даних показує, яка інформація може бути внесена в поле, і визначає правила обробки цієї інформації. Тип для кожного поля вибирається із списку, що розкривається, за допомогою кнопки вибору даних із списку. Вона відображається тільки після натискання на відповідному осередку. За умовчанням Access пропонує текстовий тип даних.

Визначивши ім'я поля і вибравши його тип, користувач при необхідності може задати його властивості. Деякі з властивостей вже визначені за умовчанням. За бажанням користувача їх можна змінити.

Розмір поля - властивість, що визначає максимальний розмір даних, що зберігаються в полі. Розміри полів для різних типів даних Рекомендується задавати мінімально допустимі розміри поля.

Формат поля - властивість, що дозволяє визначати, в якому виді будуть представлені дані, що виводяться. У Access визначені вбудовані стандартні форми відображення для полів з типом даних Числової, Дата/час, Грошовий, Логічний.

Властивість Число десяткових знаків задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми.

Властивість поля Маска введення дозволяє задавати шаблон, контролюючий правильність введення даних.

Підпис - властивість, задаюча заголовок поля (стовпця), який відображається в режимі таблиці. Підпис може як співпадати з ім'ям поля, так і відрізнятися від нього. Якщо підпис поля не заданий, то Access за умовчанням використовує в цій якості назву поля.

Значення за умовчанням - ця властивість поля, визначальне значення, яке Access вставить в таблицю автоматично.

Властивість Умова на значення дозволяє здійснювати контроль введення, задає обмеження на значення, що вводяться. При порушенні заданої умови введення буде заборонено і Access виведе текст, заданий властивістю Повідомлення про помилку.

Щоб при введенні даних випадково не пропустити (тобто не заповнити) деяке поле, воно оголошується обов'язковим. Для цього потрібно встановити курсор в рядок властивості Обов'язкове поле, натиснути на кнопці вибору даних із списку і вибрати значення Так.

Поле може бути індексоване. З цією метою в рядку властивості Індексоване поле вказується варіант Так (Збіги не допускаються). Це дозволить скоротити час, необхідний для пошуку запису по вмісту індексованого поля.