Тема 11. Отчетность материально-ответственных лиц по товарным операциям

1. Документальное оформление движения товаров

2. Организация аналитического учета товаров и их оценка на складе и в бухгалтерии

1. Документальное оформление движения товаров

Основным документом, регулирующим правовые отношения сторон по поставке и продаже товаров, перехода права собственности на товар по месту и времени, а также обязательств, является договор.

Договор — это соглашение сторон, акт, в котором выражено их взаимное согласие действовать совместно, в интересах обоюдной выгоды.

Согласно норм гражданского права (статьи 421, 422 ГК РФ) предусматривается свобода договора, то есть возможность сторон заключить договор и не предусмотренный нормативными актами, условия договора определяются по усмотрению сторон. Согласно статьи 427 ГК РФ стороны могут использовать примерные условия договоров (по добровольному их согласию).

При необоснованном уклонении коммерческой организации от заключения договора, согласно статей 426, 445 ГК РФ, вторая сторона может обратиться в суд с требованием о принуждении заключить договор.

В практике хозяйственной деятельности предприятий оптовой торговли по закупке и оптовой продаже товаров применяются два основных вида договоров:

- договор купли-продажи товаров;

- договор поставки.

В значительно меньшей мере практикуется переход права собственности путем обмена товарами по договору мены.

Права, обязанности и ответственность сторон регулируются статьями 506—524 Гражданского кодекса РФ. В договоре поставки предусматривается разбивка общего объема на отдельные партии и конкретные сроки по каждой партии. В тех случаях, когда такой порядок не предусмотрен, поставка должна производиться равномерными долями помесячно, если иное не вытекает из правовых актов или делового оборота. В случае, если поставщик допустил недопоставку в одном периоде, он обязан восполнить ее в следующем периоде.

В договоре определяется ассортимент товаров, а также условия принятия на ответственное хранение незаказанного товара и последствия поставки некомплектных товаров.

Статья 523 ГК РФ предусматривает ситуации одностороннего отказа от исполнения договора поставки в случаях его нарушения поставщиком или покупателем.

Исчисление убытков при расторжении договора предусматривается статьей 524 ГК РФ.

Договоры поставки в исследуемой организации, в основном, заключаются с покупателями на год без пролангирования договора. На каждую крупную партию товара заключается отдельный договор и прилагается спецификация товара.

Следует отметить, что договора поставки заключаются с организациями выборочно, поэтому возникает большой риск финансовому-хозяйственному положению организации. В связи с этим, целесообразно, по нашему мнению, заключать договор поставки со всеми организациями-покупателями, что позволит уменьшить риски в финансово-хозяйственной деятельности.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом, счетом-фактурой).

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС» утвержден порядок составления счетов-фактур, ведения журналов выданных и полученных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.

Счет-фактуры должны выписываться в двух экземплярах в течение 5 дней с момента отгрузки продукции (товаров, работ, услуг). После оплаты поступивших товаров, работ, услуг поставщикам, данные из счета - фактуры заносятся в книгу покупок с целью определения общей суммы НДС за месяц.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

Порядок приемки товаров регламентируется договорами поставки. При получении товарных ценностей от поставщиков по договорам поставки долгосрочного действия материально ответственные работники, занимающиеся приемкой товаров знакомиться с условиями этих договоров, которые касаются наименование товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов. По прямым договорам с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа передается согласованный график поставок.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

Если приемка товара осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированной форме № М-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а.

Учет доверенностей ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности.

Для приемки товаров на территории организации руководитель назначает приказом материально ответственных лиц, ответственных за приемку товаров. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в договорах о материальной ответственности.

При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара по его характеристикам.

Во всех случаях приемки товаров на складе, если при проверке фактического количества поступившего на склад товара не установлено расхождение с сопроводительными документами, приходным документом является ТОРГ-12 «Товарная накладная» поставщика, на котором имеется подпись заведующего складом в получении товара.

Если в процессе приемки при вскрытии тары или упаковки на складе будет установлено расхождение в ассортименте или количестве единиц товаров с сопроводительными документами, приемка приостанавливается и установленный факт несоответствия актируется участвующими в приемке лицами. Одновременно вызывается представитель поставщика для участия в окончательной приемке товара по количеству, с указанием конкретной даты явки, что особенно важно для иногородних поставщиков, которым следует учесть время, необходимое для проезда.

В случае, если представитель поставщика не явился, приемка производится с участием представителя общественности оптового предприятия из числа компетентных работников, полномочия которого определяются удостоверением, подписанным руководителем предприятия.

Временно приостановленная приемка продолжается со вскрытием всех мест, упаковок и проверкой содержимого в ассортиментном разрезе и по количеству единиц товара.

Результат окончательной количественной приемки комиссия в составе заведующего складом, одного из членов бригады материально ответственных лиц, а также представителя поставщика или общественности оформляет актом приемки продукции (товара) по количеству.

В акте указывается время начало и окончания приемки, наименование поставщика, отправителя, его адрес, номер счета и транспортной накладной, станции отправления и назначения, время отправления и прибытия груза, а также доставки его на склад предприятия, условия хранения на складе получателя, состояние тары и упаковки, вес каждого места, наличие упаковочных ярлыков. Затем перечисляется ассортимент и количество товара по счету и фактически, порча, излишки или недостача.

В акте комиссия дает заключение о причинах и месте образования недостачи или излишков, скрепляя все своими подписями. Акт является основанием для предъявления претензии поставщику или перевозчику товара.