МЕТОДИЧКА з ІС та ІТ -Частина 1

Підведення підсумків. Інструмент Итоги.

У програмі Excel передбачено виконання багатьох дій з підрахунку і представлення даних, зібраних у таблицях. Прискорити підведення підсумків можна з допомогою інструменту Итоги.

З допомогою команди Данные Итоги для значень одного з стовпців можна проаналізувати дані, розташовані в інших стовпцях.

Наприклад, отримати суму виторгу за продані товари для кожного дня продажу; визначити, на які дні тижня припадає максимум (мінімум) виторгу тощо. Інструмент Итоги автоматично створює додаткові рядки для внесення підсумку та вводить формули для обчислення.

Процес побудови підсумків складається з двох частин:

1)Сортування. Перед формуванням підсумків обов’язково необхідно провести сортування по полю, за яким будуть підбиватимуться підсумки.

2)Використання інструменту Итоги для підведення підсумків. Для цього потрібно виділити хоча б одну комірку таблиці й обрати команду

Итоги з пункту меню Данные.

За цією командою відкривається діалогове вікно Промежуточные итоги (Рис. 79.).

Рис. 79. Діалогове вікно Промежуточные итоги.

В отриманому вікні необхідно обрати в полі:

- При каждом изменении в – поле, для якого створюється підсумок

(поле, за яким здійснювалося сортування);

-Операция - обрати функцію, яка буде використовуватися для отримання підсумків;

-Добавить итоги по - обрати одне чи кілька полів, за якими підбиваються підсумки.

Розглянемо процес формування підсумків, виконавши Задачу 1 на основі Таблиці 12.1, в якій наведено дані про продаж товарів у магазині.

Задача 1. Визначити, яку кількість та на яку суму було продано товарів кожного виду.

Послідовність виконання дій така:

1)Оскільки підбиття підсумків потрібно проводити в розрізі назв товарів, то спочатку необхідно здійснити сортування за полем Назва.

2)В діалоговому вікні Промежуточные итоги слід задати:

-При каждом изменении в - поле Назва;

-Операция - функція Сумма;

-Добавить итоги по - обрати поля Кількість та Вартість.

Результатом виконання Задачі 1 буде Таблиця 12.2, наведена нижче.

Таблиця 12.2.

Хід роботи

1.Відкрийте файл ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 12.xls.

2.Перейдіть на аркуш Форма, де знаходиться Таблиця 12.3.

Внесіть в неї 10 записів, користуючись інструментом Форма.

Таблиця 12.3.

3. Перейдіть на аркуш Сортування 1, де знаходиться Таблиця 12.4 (показана не повністю, а фрагментом). Користуючись функцією Форма,

переглянути такі дані:

1) записи щодо автомобілів, проданих в місті Києві за 15.01.2011;

2)записи щодо продажів автомобілів, здійснених до 10.01.2011;

3)знайдіть запис стосовно продажу автомобіля Сенс синього кольору

уЛьвові 15.01.2011 та замініть цей колір на червоний.

РЕАЛІЗАЦІЯ АВТОМОБІЛІВ МЕРЕЖЕЮ МАГАЗИНІВ “ФАВОРИТ”

Таблиця 12.4.

4.Виконайте сортування даних Таблиці 12.4, за назвою автомобілів таким чином, щоб розмістити їх в алфавітному порядку від А до Я.

5.Перейдіть на аркуш Сортування 2, де знаходиться Таблиця 12.5,

дані якої треба впорядкувати в першу чергу за маркою автомобіля, а в другу чергу - за назвою міста.

6. Перейдіть на аркуш Підсумки 1, де знаходиться Таблиця 12.6.

Виконайте Завдання 1: Визначити суму продажів автомобілів за січень по кожному місту окремо.

7. Перейдіть на аркуш Підсумки 2 з Таблицею 12.7. Виконайте

Завдання 2: Визначити середню вартість автообілів кожної моделі.

8. Перейдіть на аркуш Підсумки 3, де знаходиться Таблиця 12.8.

Виконайте Завдання 3: Визначити суму продажів автомобілів по кожному місту та кількість проданих автомобілів кожної моделі в місті.

9. Збережіть роботу з ім’ям ЛР12_Прізвище.xls.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1.Для чого використовують інструмент Форма та якою командою слід скористатися для отримання до нього доступу?

2.Як створити список з допомогою інструменту Форма?

3.Як здійснити пошук даних за певними критеріями з допомогою інструменту Форма? Які недоліки такого пошуку?

4.Як можна редагувати записи з допомогою функції Форма?

5.Що таке сортування даних у таблиці та за якими критеріями його можна виконати?

6.Як виконати сортування рядків та сортування стовпців?

7.Функція Итоги. Що означає підбити підсумки в таблиці?

8.Що треба зробити із списком перед підбиттям підсумків?

9.Які операції можна виконувати над даними при підбитті підсумків?

10.Як до існуючих підсумків додати нові?

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №13

MICROSOFT EXCEL.

РОБОТА З СПИСКАМИ. ФІЛЬТРАЦІЯ ДАНИХ.

Мета роботи: навчитися виконувати пошук даних за допомогою інструменту Фильтр (Автофильтр та Расширенный фильтр).

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Використання інструменту Фильтр для пошуку даних.

Для пошуку даних у списку за певними критеріями та відображення його результату у вигляді таблиці існує інструмент Фильтр, з двома його видами: Автофильтр та Расширенный фильтр.

В поясненнях, як початкова, використана Таблиця 12.1. з попередньої лабораторної роботи, фрагмент якої показано нижче, на Рис. 80.

Рис. 80. Фрагмент Таблиці 12.1, яка використовується для пояснення роботи інструменту Фильтр.

Автофільтр. Для ввімкнення автофільтру потрібно виділити заголовний рядок списку і виконати послідовність дій: Данные Фильтр

Автофильтр. За цією командою в полях заголовного рядка з’являються кнопки-списки, натискання на які викликає випадаюче меню (Рис. 81.).

Випадаюче меню містить усі можливі значення поля та три спеціальні команди:

Все - відновлює початковий вигляд бази;

Рис. 81. Випадаюче меню автофільтру.

Первые 10 … - відкриває діалогове вікно Наложение условия по списку, в якому можна задати: пошук яких значень здійснювати

(найбільші/найменьші) та яку кількість. Наприклад, коли потрібно знайти три найбільших значення (Рис. 82.).

Рис. 82. Приклад використання команди Первые 10 …

Условие – відкриває діалогове вікно Пользовательский автофильтр і

дозволяє задати складний критерій пошуку з допомогою функцій И чи ИЛИ.

Наприклад, якщо потрібно знайти дані про товари, продані за період з

10.01.2011 по 20.01.2011, то для розв’язання такої задачі потрібно розкрити список – меню в полі Дата продажу й обрати команду Условие. В

діалоговому вікні Пользовательский автофильтр (Рис. 83.) задати відповідні критерії.

При фільтрації дані, що не відповідають заданому критерію,

приховуються, але їх порядок розташування залишається незмінним.

Рис. 83. Приклад використання команди Условие.

Розширений фільтр. Дещо складнішим у використанні, ніж автофільтр, є розширений фільтр. Він дозволяє задати складніші критерії пошуку, а також автоматично сформувати окрему таблицю на основі відібраних даних.

Алгоритм застосування розширеного фільтру:

1)Скопіювати заголовний рядок таблиці і розмістити його поряд з початковою таблицею. Необхідно звернути увагу на те, щоб кожному полю відповідала лише одна комірка з заголовного рядку.

2)Під відповідними полями скопійованого рядку слід прописати критерії (умови) пошуку.

Правила встановлення умов такі самі, як і при пошуку з допомогою форми. Умови, прописані в одному рядку в блоці критеріїв, об’єднуються функцією И, в різних рядках – функцією ИЛИ.

3) Застосувати команду: Данные Фильтр Расширенный

фильтр.

За цією командою відкривається діалогове вікно (Рис. 84.), в якому необхідно вказати:

бажане місцерозташування таблиці з результатами. Для того, щоб зберегти початкову (вихідну) таблицю без змін, потрібно обрати перемикач

Скопировать результат в другое место і в полі Поместить результат в диапазон - вказати першу комірку, з якої має починатися нова таблиця –

таблиця з результатами пошуку. Якщо обрати перемикач Фильтровать

список на месте, то результуючу таблицю буде розмішено на місці

початкової, і відновити початкову таблицю буде неможливо;

в полі Исходный диапазон вказати діапазон розміщення початкової таблиці;

в полі Диапазон условий вказати місце розташування діапазону

зблоком критеріїв, включаючи заголовний рядок цього блоку.

Розглянемо Задачу 1. На прикладі даних Таблиці 12.1. з попередньої лабораторної роботи (№12) знайти записи, що стосуються товарів, назва яких починається з літери А і вартість яких не більше 150 або товарів, проданих до 20.01.2011.

На Рис. 84. разом з вихідною таблицею для фільтрації (ліворуч) наведена таблиця з блоком критеріїв (праворуч) для виконання Задачі 1 та позначена комірка (G6), з якої почнеться нова таблиця, отримана в результаті фільтрації.

Рис. 84. Вихідна таблиця, таблиця з критеріями пошуку та діалогове вікно

Расширенный фильтр для встановлення параметрів фільтрації.

На Рис. 85 наведено результати фільтрації за умовою Задачі 1 з допомогою розширеного фільтру.

Рис. 85. Вихідна таблиця, таблиця з критеріями пошуку та результати

роботи розширеного фільтру.

Хід роботи

1.Відкрийте файл ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №13.xls .

2.Перейдіть на аркуш Автофільтр 1, де знаходиться Таблиця 13.1.

Скопіюйте таблицю і розмістіть її на аркушах: Автофільтр 2, Автофільтр 3,

Розширений фільтр 1, Розширений фільтр 2.

Таблиця 13.1

3. За допомогою команди Формат Автоформат виконайте

форматування всіх таблиць. Використайте різні варіанти.

4. Користуючись можливостями автофільтру здійсніть пошук даних: