3 Определение обязанностей и полномочий. Схемы организации.

Доля эффективной работы организации важно четко определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Существует 3 метода определения обязанностей и полномочий:

1. Построение организационных схем и таблиц. Схема дает общие контуры структуры организации. Она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей. Следует помнить, что не существует стандартных построений структуры, так как каждая организация имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться теоретическим стандартом. Если схему трудно составить, то причина может быть в том, что сама организация дефектна, то есть с течением времени ее структура стала не эффективной, а линии взаимоотношений искажены.

Позитивные стороны использования схем:

- на подготовительном этапе построения схемы ее следует подвергнуть тщательному анализу. Это приносит пользу, так как обнаруживаются слабые места, «накладки» полномочий и т.п.;

- схема позволяет выделить линии взаимозависимости внутри организации;

- схему можно использовать для ознакомления с организацией;

- используется в качестве справочного материала для ознакомления работников с происшедшими изменениями.

Недостатки использования схем:

- статичность, то есть схема быстро устаревает;

- в схеме не отражаются неформальные отношения;

- возникают трудности в представлениях об уровне значимости.

2. Руководство или справочник по организационному построению на предприятии. Содержит перечень должностей с их подробным описанием (производственные обязанности, взаимоотношения, полномочия и т.д.)

3. Распределение обязанностей, то есть по каждой должности, обозначенной на схеме, определяется масштаб полномочий, мера ответственности и т.п.

Обычно такой документ содержит:

- название должности;

- отдел, в котором имеется эта должность;

- уровень положения;

- описание выполняемых функций;

- обязанности и права;

- взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными;

- число подчиненных и их особенности;

- должность непосредственного руководителя;

- особые полномочия или обязанности и т.д.

4 Типы организационных структур

1. бюрократическая структура.

Характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, многочисленными правилами и нормами поведения персонала и подбором кадров по профессиональным и деловым качествам.

2. линейная структура.

Должностные обязанности распространяются таким образом, что бы каждый работник был максимально нацелен на выполнение производственных задач. Все полномочия прямые (линейные), то есть ведут от высшего к низшему звену.

Преимущества – ответственность, четкое распределение обязанностей.

Недостатки – жесткость, неприспособленность к дальнейшему росту организации.

Директор

управляющий зам.директора НИО

производством по финансовым вопросам

пр-во А пр-во Б бухгалтерия экономический

отдел

3.функциональная структура.

Персонал группируется по тем широким задачам, которые он выполняет. Обычно это следующие отделы:

Директор

зам. директора зам. директора зам. директора зам. директора

по фин. вопросам по производству по маркетингу по кадрам

4. Дивизиональная структура.

Деление организации на элементы и блоки происходит по видам товаров и услуг по группам покупателей или географическим регионам.

4.1.Продуктовая структура.

Полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта передаются одному руководителю, который является ответственным за данный тип продукции. Руководители вторичных функциональных служб (производственной, технической и сбыта) должны отчитаться перед управляющим по этому продукту.

Директор

отдел отдел отдел отдел

маркетинга финансов НТС кадров

отделение отдел

продукта Х продукта У … …

4.2.Структура, ориентированная на потребителя.

Некоторые организации производят большой ассортимент товаров или услуг, которые отвечают запросам нескольких крупных групп потребителей или рынков. Если 2 или более таких клиентов становятся особенно важными для фирмы, то она может использовать структуру, ориентированную на этих потребителей.

управляющий группой

энергопользования и обслуживания

отдел отдел отдел отдел

использования энергии использования использования обслуживания

в промышленности энергии энергии потребителей

в торговле в ЖБС

4.3.Региональная структура

Используется, если деятельность организации охватывает большие географические зоны, особенно в международном масштабе.

Директор

отделение в Х регионе Отделение в У регионе … …

5.Адаптивные структуры (органические).

Разрабатываются, чтобы организации имели возможность реагировать на изменения окружающей среды и внедрять новые технологии.

1. Проектные организации.

Используются, чтобы эффективно управлять крупномасштабными проектами ограниченной длительности. Это временные структуры, создаваемые для решения конкретных задач. В одну команду отбираются самые квалифицированные работники организации. После завершения проекта команда распускается.

2. Матричные организации (разновидность проектной).

Участники проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно.

Директор

отдел отдел отдел отдел отдел

маркетинга финансов МТС кадров производства

проект А

начальник проекта

проектная группа

6. Организация конгломератного типа.

Это неустановившаяся структура. Организация принимает ту форму, которая лучше всего подходит для данной конкретной ситуации. В одном отделении фирмы может использоваться продуктовая структура, в другой – функциональная, в третьей – проектная и т.д.