16. Система автоматизации документооборота и потока работ "LinkWorks"

LinkWorks это среда, в которой приложения, данные и процедуры представлены в виде объектов и взаимосвязей, отображающих реальные процессы документооборота в организации [10, 91-93].

Система LinkWorks ориентируется на привычную среду офиса (банка) и позволяет перенести ваш рабочий стол на экран компьютера. В системе имеются пиктограммы для представления приходящей и исходящей почты, текстовых и графических документов, электронных таблиц, "мусорной корзинки", "измельчителя бумаг", есть также и множество других приложений. Все они являются "объектами". Пользователь обращается к объектам нажатием кнопок мыши. Можно перемещать объекты на экране, помещать их в папки, извлекать из папок с приходящей почтой так же, как на обычном столе. Объекты со стола можно бросить в "мусорную корзинку" или полностью уничтожить, поместив их в "измельчитель бумаг".

С любым объектом в LinkWorks могут быть связаны программы обработки, метод доступа, права доступа, маршрут обработки и история обработки.

Объекты представлены пользователю на трех уровнях:

1. Инструменты: мусорная корзинка, часы, калькулятор, ежедневник и т. д. Эти объекты делают используемые офисные средства доступными непосредственно на экране.

2. Базовые объекты - фрагменты данных, к которым подключены прикладные программы. Ими могут быть текст, графика, электронные таблицы и т. п. или сочетание этих элементов. Такие объекты доступны на экране с помощью мыши. Обрабатывающие их приложения вызываются автоматически. Набор базовых объектов:

· адресная книга;

· изображение точечной графикой;

· календарь;

· база данных;

· упорядоченный список;

· изображение векторной графикой;

· документ в сверстанном виде;

· блокнот для записей;

· демонстрационная графика;

· система планирования и управления;

· инструмент поиска;

· электронная таблица;

· текстовый документ.

3. Составные объекты - окна, содержащие объекты. LinkWorks позволяет пользователю помещать любые объекты в такое окно для быстрой передачи данных из одной рабочей области в другую. Набор составных объектов:

· шкаф с объектами;

· секция картотечных "ящиков";

· папка с объектами;

· раздел объектов по тематике;

· набор сопроводительных объектов.

Набор объектов и необходимое для их создания и обработки программное обеспечение определяются конкретными задачами.

17. Функциональные характеристики специализированных систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

Для систем делопроизводства и документооборота определено некоторое подмножество параметров, являющихся общим для задач традиционного делопроизводства. Параметры, представленные по следующим группам:

· возможность ведения справочников-классификаторов;

· виды документов, используемые в системах;

· регистрационные реквизиты документов;

· ведение резолюций и осуществления контроля исполнения документов;

· организация поиска документов;

· формирование отчетов;

· списание документов в дело, передача в архив.

Интегральная оценка систем является обобщенным показателем пользовательских и функциональных характеристик САДД и определяется как количество реализованных функций из их общей совокупности. Интегральная оценка позволит оценить глубину проработки делопроизводственных процессов, положенных в основу модели системы и будет использована в качестве одного из критериев выбора программной системы. Однако, такая оценка не учитывает "важность" той или иной группы функций для пользователя. Для учета функциональных предпочтений интегральная оценка дополняется дифференциальными оценками по группам характеристик. Дифференцированное сравнение систем позволяет отобрать наиболее подходящую систему в соответствии с конкретными особенностями процессов делопроизводства и документооборота в организации.

Сумма дифференциальных оценок по всем группам характеристик программной системы дает интегральную оценку этой системы.

Для каждой рассмотренной программной системы в таблицах в строке "Оценка" выставляется дифференциальная оценка, представляющий собой сумму положительных ответов по данной группе параметров.