14. Требования к среде LotusNotes и приложениям.

Среда LotusNotes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим:

1. Учетная обработка всех видов документов. В базах данных Notes можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система LotusNotes обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

2. Уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

3. Поддержка работы с текстом документа. Среда Notes реализует встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу "что на экране, то и в документе". Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы LotusNotes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (MicrosoftWord, WordPro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.

4. Связность документов. Документ Notes может включать неограниченое число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

5. Согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных. Поддерживается доступ на уровне ODBC.

6. Распределенный документооборот. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется.

7. Ограничение доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

15. Система автоматизации документооборота и потока работ "Евфрат 97"

Система Управления Документами (СУД) Евфрат 97 [80] позволяет автоматизировать основные функции автоматизации процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие:

1. Регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;

2. Контроль исполнения документов;

3. Передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;

4. Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;

5. Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

6. Пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа;

7. Интеграцию с системами создания (текстовые редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются следующие версии системы:

· Евфрат - персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

· Евфрат@SOHO - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе Евфрат@SOHO не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возможность контроля исполнения документов;

· Евфрат 97 -cистема автоматизации делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.