Описание бизнес процессов

1. Жизненный цикл проекта

В жизненный цикл проекта «Описание бизнес процессов» предлагается включить следующие процессы (рис. 4.2):

1. основные процессы бизнес моделирования;

2. вспомогательные процессы бизнес моделирования;

3. организационные процессы бизнес моделирования.

Рис. 4.2. Жизненный цикл процесса бизнес моделирования

Под основными процессами понимается разработка описаний бизнес процессов с использованием UML, под вспомогательными процессами – документирование, верификация бизнес процессов, управление конфигурацией и изменениями при бизнес моделировании, под организационными – управление проектом на этапе бизнес моделирования и обучение описанию предметной области с использованием UML.

UML (сокр. от англ. Unified Modeling Language — унифицированный язык моделирования) — язык графического описания для объектного моделирования в области.

Моделирование бизнес процессов с использованием UML должно включать следующие основные работы (рис. 4.3):

1. определение и классификация бизнес процессов;

2. описание границ и интерфейсов бизнес процессов;

3. описание процессов с использованием программного инструментария;

4. описание структуры подразделений, ролей, документов, бизнес сущностей;

5. сбор статистической информации по бизнес процессам;

6. анализ полученной информации и предложения по усовершенствованию.

Документирование бизнес процессов должно включать следующие основные работы:

1. подготовку процесса документирования;

2. подготовку документов по описанию бизнес процессов;

3. подготовка документов по описанию структуры подразделений, ролей, документов;

4. подготовку документа Бизнес требования;

5. сопровождение документов.

Верификация бизнес процессов должна включать:

1. верификацию разработанных моделей;

2. верификацию статистической информации;

3. верификацию разработанных документов.

Рис. 4.3. Разработка описаний процессов с использованием UML

Состав моделей и документов

В табл. 4.1 представлена матрица трассировки (зависимостей) между моделями предметной области и моделями системы.

Таблица 4.1

Матрица трассировки между моделям и предметной области и системы

Модели предметной области	Модели системы
Модель целей бизнес процессов	Модель целей системы
Модель классификации бизнес процессов	Функциональная модель системы
Модель интерфейсов бизнес процессов
Модель потока работ
Модель подразделений
Модель ролей и их функций
Модель типовых бизнес решений	Модель типовых решений системы
Модель документов, бизнес сущностей	Состав входных/выходных данных Экранные формы Сущность – связь, объектная модель
Модель состояний документов, бизнес сущностей
Объектная модель предметной области
Модель бизнес правил	Модель правил системы

План – график работ по описанию бизнес процессов

Процессы, работы, задачи	Отчетные материалы	Дата начала Дата окончания	Ресурс	Стоимость
ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫ
Определение и классификация бизнес процессов
Разработка модели целей БП	Модель целей		Бизнес- аналитик
Разработка модели классификации БП,	Модель классификации процессов		Бизнес- аналитик
Разработка моделей бизнес правил	Модели бизнес правил		Бизнес- аналитик
Описание границ и интерфейсов процессов
Разработка модели интерфейсов БП	Модели интерфейсов процессов		Бизнес- аналитик
Описание процессов
Описание процессов	Модели потока работ		Бизнес- аналитик
Описание структуры подразделений, ролей, документов, бизнес сущностей
Разработка моделей документов, бизнес сущностей	Модели документов, бизнес сущностей		Бизнес-проектировщик
Разработка моделей состояний документов, бизнес сущностей	Модели состояний документов, бизнес сущностей		Бизнес проектировщик
Разработка моделей ролей и их функций в разбивке по бизнес процессам	Модели ролей и их функций		Бизнес-проектировщик
Разработка модели подразделений, связанных с обследуемыми подразделениями	Модель подразделений		Бизнес-проектировщик
Разработка объектной модели предметной области	Модель подразделений		Бизнес-проектировщик
Сбор статистической информации по бизнес процессам
Сбор информации по документам	Информация по документам		Бизнес-проектировщик
Сбор информации по ролям	Информация по ролям		Бизнес-проектировщик
Сбор прочей статистической информации	Прочая статистическая информация		Бизнес-проектировщик
Анализ полученной информации и предложения по усовершенствованию
Определение дублирования функций, определение узких мест, определение избыточных операций,	Описание предложений по усовершенствованию бизнес процессов		Бизнес-аналитик, бизнес-проектировщик
Определение требований к автоматизации	Описание требований к автоматизации		Бизнес- аналитик, бизнес-проектировщик
Определение типовых бизнес решений, моделирование типовых бизнес решений	Описание типовых бизнес решений, модели типовых бизнес решений		Бизнес-аналитик, бизнес-проектировщик
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ
Документирование процессов
Подготовка процесса документирования
Разработка плана обозначения документов	План обозначения документов		менеджер процесса
Разработка единых шаблонов документов по процессу бизнес процессов	Шаблоны документов		менеджер процесса
Разработка процедур внесения изменений в документы	Процедура внесения изменений в документы		менеджер процесса
Разработка рекомендаций по бизнес моделированию	Рекомендации по бизнес моделированию		менеджер процесса
Разработка рекомендаций по сбору материала	Рекомендации по сбору материала		менеджер процесса
Разработка рекомендаций по интервьюированию заинтересованных лиц	Рекомендации по интервьюированию заинтересованных лиц		менеджер процесса
Подготовка документов по описанию бизнес процессов
Подготовка документа цели и классификация бизнес процессов	Документ Цели и классификация бизнес процессов		Бизнес-аналитик
Подготовка документов Описание бизнес процесса (по каждому процессу)	Документ Описание бизнес процесса (по каждому процессу)		Бизнес-аналитик
Подготовка документа Бизнес правила	Документ Бизнес правила		Бизнес-аналитик
Подготовка документа Термины предметной области	Документ Термины предметной области		Бизнес-аналитик
Подготовка документов по описанию структуры подразделений, ролей, документов
Подготовка документа Схема организационной структуры	Документ Схема организационной структуры		Бизнес-проектировщик
Подготовка документа Описание бизнес сущностей и их состояний	Документ Описание бизнес сущностей и их состояний		Бизнес-проектировщик
Подготовка документа Описание объектной модели	Документ Описание объектной модели		Бизнес-роектировщик
Подготовка документа Бизнес требования	Документ бизнес требования		Бизнес-аналитик
Верификация бизнес процессов
Верификация разработанных моделей	Рецензия на разработанные модели		Рецензент бизнес моделей
Верификация статистической информации	Рецензия на собранный статистический материал		Рецензент бизнес моделей
Верификация разработанных документов	Рецензия на разработанные документы		Рецензент бизнес моделей
Управление конфигурацией и изменениями
Разработка структуры каталога для хранения моделей и документов	Структура каталога для хранения моделей и документов		Менеджер конфигурационного управления
Определения базовой линии по артефактам бизнес моделирования	Описание базовой линии по артефактам бизнес моделирования		Менеджер конфигурационного управления
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ
Управление проектом
Определение списка рисков на этапе бизнес моделирования	Список рисков на этапе бизнес моделирования		Менеджер проекта
Контроль за работами на этапе бизнес моделирования	Отчет о ходе бизнес моделирования		Менеджер проекта
Обучение
Обучение моделированию предметной области с использованием UML	Программа обучения, учебные материалы		Преподаватель

В каких ситуациях стоит заниматься проектированием системы управления или ее модернизацией:

• Вновь создаваемое предприятие. Например, строится новый завод. Очень благоприятная ситуация для создания с самого начала, с чистого листа, идеальной управленческой структуры. Такая система будет свободна от каких-либо традиций и привычек – хороших или плохих – и изначально будет ориентирована на ожидания собственника строящегося предприятия.

• Выросшее предприятие. Увеличение ассортимента продукции и услуг, рост численности персонала неизбежно приводят к перемене в системе управления, делегировании полномочий, распределении зон ответственности… Прежний коллектив единомышленников четко делится на начальников и подчиненных. Там, где ранее было сотрудничество, появляется внутренняя конкуренция. Как следствие, формируется новая система управления, и только от руководителя зависит, будет ли она эффективной, или не очень. Проектирование системы управления на базе лучших методик поможет избежать главной болезни роста – кризиса управления.

• Необходимость повышения конкурентоспособности и эффективности. Неважно, является ли предприятие естественным монополистом, или работает на высоко конкурентном рынке – рано или поздно возникает необходимость снижения себестоимости продукции или услуг, увеличения качества обслуживания, снижению сроков вывода на рынок новых продуктов. Если снижения  себестоимости продукции сегодня еще можно добиться за счет выбора оптимальных поставщиков, приобретения современного оборудования, улучшения технологии, то завтра эти возможности исчерпаются, и придется изыскивать внутренние ресурсы. Достижение же других конкурентных преимуществ возможно только за счет оптимизации системы управления предприятия.

• Потребность в сертификации по международным стандартам. Независимо от причин, которые вызвали эту потребность, ее реализация невозможна без изменения и  формализации  системы управления.

• Намерение внедрить автоматизированную систему управления. Дело в том, что приобретение и установка АСУП далеко не всегда приводит к положительным результатам. Специалисты по внедрению таких систем, независимо от своей продуктовой ориентации, сходятся в одном: «невозможно автоматизировать бардак». Самая совершенная система управления не будет работать без четкого распределения ответственности между работающими в ней сотрудниками. И даже при наличии четкой системы управления стоит, прежде чем вкладывать немалые ресурсы в приобретение и внедрение АСУП, подумать, а не содержит ли имеющая система какие-либо пороки, которые не стоит закреплять в жесткой компьютерной логике.

• Желание повысить стоимость бизнеса. В ряде случаев бизнес-процессы могут являться одним из основных капиталов компании.

"Владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфрастуктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса".

Основные требования к владельцу бизнес-процесса:

• отвечать за результат процесса;

• умение организовывать и направлять работу проектной команды;

• умение продвигать решения среди равных руководителей в организационной иерархии;

• быть инициативным лидером, обладающим уважением и авторитетом в организации;

• хорошо знать процесс (при этом не обязательно, чтобы это был участник процесса);

• иметь полномочия и возможность изменять процесс;

• нести ответственность за ведение проекта по оптимизации бизнес-процесса.