5. Регламентация бизнес-процессов.

Последний шаг — регламентация процессов, то есть фиксация всех операций на бумаге. Форма регламентов может быть разной, но они должны быть обязательно, чтобы процесс протекал без отклонений от нормы, в установленном порядке.

6. Управление процессами.

Когда все шаги пройдены, либо в процессе их выполнения в компании должен появиться сотрудник или даже группа сотрудников, которые будут поддерживать описания процессов, а также регламенты в актуальном состоянии. В противном случае описание процессов бессмысленно.

Что нужно для успешного внедрения процессного управления?

Существуют проблемы, общие для внедрения любых новых подходов, методик в компании. Эти проблемы относятся и к проектам по внедрению процессного управления:

• Отсутствие внимания к проекту со стороны высшего руководства.

• Недостаток информированности сотрудников о проекте и вовлечения их в проект.

• Невнимание к организации коммуникаций.

• Отсутствие быстрых результатов оценивается как провал проекта, и он замораживается.

• Принудительное вовлечение в проект сотрудников, без должного объяснения, мотивации.

• Доступность любой необходимой информации для рабочей группы по проекту внедрения процессного подхода.

Принципиальное отличие процессного подхода от функционального заключается в том, что основное внимание менеджмента концентрируется не на самостоятельных функциях, выполняемых различными подразделениями и должностными лицами, а на межфункциональных процессах, объединяющих отдельные функции в общие потоки и нацеленные на конечные результаты деятельности организации.

Главными аргументами перехода к ориентации на бизнес–процессы являются:

• каждый процесс имеет потребителя (внешнего и внутреннего), сосредоточение на процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей;

• создание ценности по отношению к конечной продукции сосредоточено в процессах, изображенных горизонтальными стрелками;

• определение границ рассматриваемого процесса, а также поставщиков и потребителей, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;

• при назначении владельцев процессов, ответственных за процесс, удается избегать распределения ответственности по фрагментам;

• управление процессами позволяет создать лучшие основание для контроля времени выполнения работ и ресурсов

Таким образом, процессный подход обладает рядом преимуществ перед функциональным. Наиболее существенные из них следующие:

• непрерывность менеджмента организации на стыках между отдельными процессами, подразделениями и должностными лицами при их взаимодействии;

• сглаживание противоречий, связанных с иерархическим (вертикальным) построением менеджмента и горизонтальными бизнес-процессами производства и поставок продукции (услуг);

• большая нацеленность деятельности организации на интересы потребителей;

• расширение возможности реинжиниринга бизнеса организации.

Важнейшим аспектом в реализации процессного подхода выступают различные технологии его внедрения, наиболее распространенными и общепризнанными являются:

• методология TQM и ИСО серии 9000;

• реинжиниринг бизнес-процессов.

Если первая методология направлена на улучшение уже имеющихся процессов без изменения их в организации, то суть реинжиниринга состоит в отказе от существующих процессов и замене их новыми.

Все современные управленческие подходы в той или иной степени являются модификацией и развитием идей TQM.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать следующий вывод: эволюция развития процессного подхода шла от функционального подхода и нашла свое практическое воплощение в международных стандартах в области качества ИСО серии 9000:1987 и ИСО серии 9000:1994.

Что такое бизнес-процессы?

Замечательно, что в этой дискуссии уже наметились значительные сдвиги, примирившие логистов, менеджеров по качеству, IT-специалистов и других. Точку поставил стандарт систем менеджмента качества ISO 9001, согласно которому “бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя”. Данное определение отражает принципиальные вещи. В частности, устойчивость означает повторяемость, что отличает процесс от проекта. Целенаправленность отличает процесс от деятельности, результат от намерения.

Существуют четкие формальные критерии того, что означает внедрение в компании процессного подхода к управлению:

1. идентифицирована система (сеть) бизнес-процессов организации (100%- ный охват деятельности организации);

2. выполнена регламентация бизнес-процессов (и увязка процессов по входам/выходам по принципу 'клиент-поставщик' на приемлемом уровне детализации);

3. разработана и внедрена система показателей для управления бизнес-процессами;

4. обеспечена работа владельцев процессов по циклу PDCA (регламентация управленческой деятельности руководителей, планирование улучшений, отчетность по показателям процессов и др.);

5. разработана и внедрена система мотивации персонала, стимулирующая сотрудников к непрерывному улучшению бизнес-процессов и предупреждению несоответствий.