3. Описание процессов верхнего уровня «как есть».

Когда выделены процессы верхнего уровня, они уже могут быть расписаны более подробно, до входящих в их состав подпроцессов. Например, процесс «Закупка» в компании может быть расписан до следующих входящих в него подпроцессов:

• Поиск поставщиков и товаров.

• Определение потребности в товаре.

• Формирование заказа.

• Заказ товара.

• Возврат товара поставщику.

На этом этапе также могут указываться входы и выходы каждого подпроцесса, а также ответственные подразделения за выполнение подпроцессов. Например, фрагмент процесса «Закупка» представлен на рис 4.1.

После того как структура работ по проекту ясна, следует оценить срок выполнения каждой работы. При этом руководствоваться надо не максимально возможным сроком, а средним, приемлемым для нормальных условий. Определяется примерная длительность и стоимость, а также ответственные за выполнение каждой из работ и таким образом формируется смета по проекту.

Рис. 4.1. Фрагмент описания бизнес-процесса верхнего уровня «Закупка»

Таким образом описываются все процессы верхнего уровня. Важным моментом является то, что на этом этапе процессы описываются именно в том состоянии, в котором они имеются на момент описания, без учета пожеланий по улучшению. Дело в том, что оптимизация процессов происходит постепенно, оптимизировать сразу все невозможно, поэтому на следующем этапе производится анализ описаний "как есть", выявляются наиболее проблемные процессы и именно они оптимизируются в первую очередь.

4. Анализ бизнес-процессов, выявление наиболее важных и проблемных процессов. Подробное описание выбранных проблемных процессов.

Описанные процессы верхнего уровня далее подвергаются анализу по следующим параметрам:

• Важность процесса с точки зрения реализации стратегии: насколько велика роль того или иного процесса в выполнении стратегии?

• Проблемность: насколько далек процесс от идеала?

• Возможность изменения процессов: насколько затратно, сложно изменить тот или иной процесс?

Процессы, которые являются наиболее важными и проблемными, а также изменения в которых провести легче всего, будут первыми кандидатами на оптимизацию.

Например, одна строительная компании решила со строительства бизнес-центров эконом-класса перейти на рынок строительства элитных бизнес-центров. Для этого компания провела анализ нового рынка и определила ключевые факторы успеха на нем:

• Качественные строительные материалы

• Качественные и быстрые строительные работы

• Бренд компании

• Тесное взаимодействие с заказчиком при разработке проекта бизнес-центра

Таким образом, важнейшими бизнес-процессами для реализации разработанной стратегии были следующие процессы:

• Закупка (в части контроля качества закупаемых материалов)

• Проектирование (в рамках активного взаимодействия с заказчиком)

• Строительно-монтажные работы

• Управление маркетингом (в части формирования сильного бренда компании)

Далее все процессы компании были проанализированы с точки зрения их проблемности, и наиболее проблемными были признаны следующие процессы:

• ИТ-обеспечение (из-за низкой квалификации и недостатка специалистов)

• Строительно-монтажные работы (из-за длительности)

Что касается возможности проведения изменений в самом важном и проблемном процессе «Строительно-монтажные работы», то оптимизировать его было относительно просто — достаточно было нанять несколько прорабов, а также использовать материалы, которые быстрее высыхают и твердеют, что позволяет выполнять часть работ не последовательно, а параллельно, без потери времени. Так, процесс становился несколько более дорогим, но более оптимальным.