Организации и информационные системы

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Внутри организации существуют четыре взаимозависимых компонента:

• задачи;

• структуры и системы;

• культура;

• люди.

Задачи являются важнейшей частью организации. Они состоят из видов работ, которые необходимо выполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества услуг или товаров, которые производит организация.

Организационные структуры и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т. д.

Организационная культура включает в себя ценности, ритуалы, источники власти, приверженности, нормы, неформальные взаимоотношения, которые влияют на то, "как здесь делаются дела".

Люди привносят свои разнообразные навыки, знания и опыт, различные личностные качества, ценности, отношения и поведение.

Внедрение информационных технологий в деятельность компании только на первый взгляд представляет изменение одного их четырех элементов – "организационные структуры и системы". В действительности, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами, входящими в систему, и нарушение равновесия неизбежно повлечет за собой:

• изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения;

• пересмотр неформальных отношений (культуры организации);

• сопротивление персонала.

Корни данной проблемы появляются на этапе постановки задачи о необходимости внедрения тех или иных технологий – менеджер выявляет неэффективную работу какой-либо из подсистем и, рассматривая ее как самодостаточный элемент, формулирует задачу о необходимости внедрения соответствующего решения. При этом, некорректная формулировка задачи, вполне естественно, приводит к неудовлетворительному результату.

Системное мышление подразумевает другой подход к проведению изменений.

Как правило, проблемная ситуация порождена тем, что заказчик исследования высказывает определенное неудовольствие в связи с тем, как у него складываются дела. Это – отправная точка. Компании, в лице заказчика хотелось бы в результате проведения изменений придать организации некоторое новое качество, имеющее вполне конкретные характеристики.

К сожалению, на практике происходит обратное: менеджер, не выясняя характеристики ситуации изменения, сразу же формулирует проблему, и приступает к ее решению, применяя методы, предназначенные для жестких систем. Но эти методы в данной ситуации не работают. Это определяет первую и, пожалуй, главную причину неудовлетворительных результатов внедрения информационных технологий.

В результате: либо появляются отдельные, узкоспециализированные решения; либо неудачная попытка внедрения интегрированной информационной системы, – но ни первое, ни второе не приводит к достижению поставленной цели. В обоих случаях, причина одна – не была проведена диагностика текущего состояния на предмет выявления характеристик ситуации изменения, и соответственно, применены методики, которые просто не работают в сложившихся обстоятельствах.

По опыту многих аналитиков, в большинстве случаев выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:

• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;

• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

• сопротивление сотрудников;

• временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;

• отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.

Центром многих дискуссий до сих пор являются проблемы определения понятий данные, информация, знания и многих терминов, с ними связанных. Приведем их рабочие определения.

Данные - потенциальная информация, состоящая из неорганизованных фактов и событий, находящихся в разных местах. Или, данные – отдельные неструктурированные факты, дискретно описывающие ситуацию/проблему/объект вне контекста.

Информация - данные, представленные в осмысленном содержании (данные в контексте). Её можно собрать, кодифицировать и передавать в цифровой форме.

Знания - обогащенная информация, находящаяся в интеллектуальной системе, где ценность добавляется через опыт, контекст, интерпретацию и личное отношение. Знание – способность действовать. Знание - это проверенный практикой результат познания действительности, её отражение в сознании человека.

Организационное знание – распределенный набор фактов, принципов, навыков, правил, обеспечивающих процессы принятия решений, поведение и взаимодействия в организации. Организационные знания существует в двух формах – явные знания (документы, патенты, отчеты, письма, схемы, видео и аудио-материалы, рисунки и другая информация) и неявные (знания сотрудников, которые трудно или невозможно представить в явной форме).

Метаданные – информация о данных. Метаданные можно разделить на два класса: технические и бизнес-метаданные; последние представляют собой описание данных на языке бизнес-пользователей.

Метазнания. Метазнания или знания о знаниях — непременный атрибут познавательных процессов. В искусственных системах они в том или ином виде присутствовали всегда (например, в виде схем баз данных в базах данных или в виде стратегий управления в продукционных системах).

Управление знаниями – совокупность всех действий, необходимых для создания и обеспечения такой рабочей среды, которая поддерживает и способствует развитию, распространению, созданию, сохранению и использованию стратегически важных для компании знаний.

Организация (корпорация) - это объединение группы людей с осознанными общими целями. Поэтому организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которые могут быть осуществлены только в процессе коллективной, совместной деятельности.

Цели - это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы.

Управление - как функция - целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты. Управление - как процесс - совокупность управленческих действий, которые обеспечивают достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на "входе" в продукцию на "выходе".

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

В настоящее время, под информационными технологиями, чаще всего, понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Предметная область ИМ

Понятие «предметная область» упоминается в ряде публикаций, однако формулировка его сущности и содержания отсутствует. Предметная область менеджмента — это структурированное функциональное пространство, в котором возникают и развиваются конкретные связи, отношения между субъектами экономики и менеджмента. Неопределенность структуры и механизма её изменения порождают проблему трансформации.

С точки зрения формальной логики предметная область менеджмента представляет собой непересекающееся множество элементов, определяемых в процессе физического разделения целого на части. Для этого множества свойственны: установление границ отдельных компонент и целого; функциональность отдельных элементов и целого, то есть проявление ярко выраженных их свойств; иерархичность взаимодействия.

Информационная деятельность

Деятельность человека, связанную с процессами получения, преобразования, накопления и передачи информации, будем называть информационной деятельностью.

Информационная деятельность

Сегодня практически все предприятия и организации компьютеризированы. На каждом этапе компьютеризации бизнес становится более оперативным, быстрее реагирует на изменения рынка. Однако именно высокая скорость поступления информации и ее всевозрастающий объем породили новую проблему. Дело в том, что информация слишком слабо структурирована и зачастую внутренне противоречива для того, чтобы человек, принимающий ответственное решение, мог ее своевременно осмыслить и максимально использовать. Информация из ценнейшего ресурса превращается в информационный шум и причину стресса. Причем это уже не персональная проблема отдельных менеджеров, а реальное препятствие для развития бизнеса.

У данной проблемы есть две основные причины. Первая связана с тем, что необходимо обработать огромный объем информации. Чтобы это сделать, нужны бизнес-системы верхнего уровня, в особенности системы поддержки принятия решений. Они позволяют при решении любой проблемы начать с обобщенного представления и по мере необходимости углубляться в те или иные аспекты проблемы, т.е. разворачивать отдельные сводные цифры в детальные сводки, и так - вплоть до первичных данных. Без такой системы осмыслить десятки и сотни взаимосвязанных показателей в те короткие сроки, которые есть у менеджера для принятия решения, просто невозможно. Но чтобы такая система заработала, нужно решить вторую проблему - обеспечить ее исходными данными, которые уже есть на предприятии, но раскиданы по различным базам данных, учетным системам, документам различных видов. Эта проблема возникает на большинстве современных предприятий.

В ближайшем десятилетии успеха добьются только те компании, которые сумеют реорганизовать свой бизнес с помощью электронного инструментария… Победят компании, которые смогут внедрить у себя “электронную нервную систему” высшего класса. Информационные потоки - это кровеносная система компании, они позволяют добиться максимальной отдачи от сотрудников и получить необходимые сведения от клиентов

Наблюдается выраженная тенденция замены бумажных документов более эффективными электронными процессами. Все больше компаний получают возможность высокоскоростного подключения к Интернету. Электронная почта становится обычным способом внутрикорпоративной и внешней связи. Движение денежных потоков, заключение договоров, оформление заказов, оплата счетов все шире приобретают электронный характер. Активное применение Интернет-технологий меняет все, в том числе и способы взаимодействия между сотрудниками компании, с партнерами, поставщиками, клиентами.

Усиливающаяся конкуренция заставляет компании идти на большие затраты в области информационных технологий, однако многие из них не приносят ожидаемых результатов. Выделиться среди конкурентов сейчас можно по сумме факторов: качеству проектирования продукции и услуг, эффективности использования обратной связи с потребителями для улучшения продуктов и услуг, скорости совершенствования производственных и управленческих процессов, качеству маркетинга и эффективности управления распределением продукции и текущими запасами.

Около 30 лет ведутся споры о связи между информационными технологиями и организациями, в которых они используются, а также о том, что является первичным - организационное построение или информационные технологии. Сегодня уже можно с уверенностью сказать, что при данном уровне информационных технологий первичны бизнес-процессы, организованные с их помощью и, приступая к преобразованиям в компании, необходимо сначала спроектировать эффективные бизнес-процессы, а затем приступать к изменению организационной структуры, определению функций и т.п.

Чтобы правильно сформулировать корпоративную стратегию и определить значение ИТ, необходимо учесть три основных изменения в бизнесе, которые происходят вследствие наступления новых технологий:

1. Скорость заключения сделок и потребность в более индивидуализированной работе с клиентами требует от компаний перевода своей внутренней деятельности на электронные процессы;

2. В области эффективности определяющими будут не организационные структуры, а бизнес-процессы, которые, освободившись от рутинных производственных и управленческих операций, бумажных процедур и документов, а также от организационных ограничений, будут сориентированы на внутренних и внешних клиентов и стратегические цели компании;

3. Большинство сделок будет заключаться в виде электронных транзакций, выполняемых непосредственно участниками, при этом обслуживание клиентов станет определяющей функцией во всех областях бизнеса.

Исходя из тенденций, о которых говорилось выше, можно сформулировать некоторые обязательные требования к современным корпоративным информационным технологиям:

• Информационные технологии и основные ключевые области функционирования компании должны быть теснейшим образом взаимосвязаны. Сотрудники должны обладать самой свежей детальной и общей информацией по основным ключевым областям, в которых они работают. Данные должны быть всегда на "кончиках пальцев", т.е. вся информация должна быть под рукой, "на расстоянии одного нажатия клавиши мышки";

• К информации должны иметь доступ не только высшее руководство, но и менеджеры среднего звена, и рядовые сотрудники компании. Сотрудники не должны ждать, когда им предоставят информацию, при этом, разумеется, должна быть определена черта, разграничивающая доступ и защиту информации;

• Информационные системы должны быть нацелены на динамичную, достоверную и полную информацию, а не на статичные данные, и информация при этом должна работать в различных частях организации;

• Информационные системы должны иметь удобный и логичный интерфейс пользователя. Каждый сотрудник компании должен чувствовать, что система ориентирована именно на его потребности и не требует от него дополнительных усилий;

• Обмен информацией в компании должен производиться только через корпоративный e-mail или другие внутренние электронные системы;

• Информация должна заноситься в систему только один раз, а процессы планирования, отчетности и анализа производиться без дополнительных усилий и повторных записей;

• Первичным должны быть бизнес-процессы компании, которые, в свою очередь, должны определять процедуры, технологии, документооборот, функции и т.п.;

• В компании должны быть разработаны корпоративные бизнес-правила, нормативы и процедуры по бизнес-процессам, подлежащим управлению через корпоративную систему;

• Сердцем корпоративной системы должны быть корпоративные знания, т.к. жизнеспособность бизнеса определяется возможностью использования, управления и разделения знаний и информации. При этом важно понимать, что просто "данные" не являются информацией и задачей постановщиков и разработчиков бизнес-приложений должно стать превращение исходных данных в корпоративные знания.

Роль информационной культуры в процессах информатизации

Информационная культура - способность общества: - эффективно использовать информационные ресурсы и средства информационных коммуникаций;

- применять передовые достижения в области развития средств информатизации и информационных технологий.

Понятие «информационная культура» связано со становлением информационного общества, для которого характерны такие явления, как возрастание информационной потребности людей и превращение информации в массовый продукт; закрепление за информацией статуса экономической категории и возникновение информационного рынка; возникновение нового типа конкуренции; изменение основного типа используемых ресурсов – материального на информационный; создание и развитие информационной среды; глобализация процессов и явлений. В информационном обществе человек в большей мере будет взаимодействовать с информацией, вследствие чего ему жизненно необходимо: иметь знания, умения, навыки оперирования информацией; включить понятие информации в систему ценностных ориентаций; адаптироваться к изменениям в средствах и характере коммуникации; уметь создавать информационные продукты.

Процессы информатизации и глобализации современного общества базируются на современных технических возможностях и свойствах информации, связаны с ее скачкообразным ростом, влиянием новых информационных технологий на развитие других технологий, превращением информации в основной предмет человеческого труда.

Информационную культуру следует понимать, прежде всего, как часть общей культуры, один из важнейших аспектов культурной деятельности вообще. Она имеет черты, общие для всей культуры: ее неразрывную связь с социальной природой человека, является продуктом человеческой деятельности, результатом активного отношения людей к природе, обществу и друг к другу. Одновременно информационная культура выступает в качестве необходимого и эффективного фактора освоения человеком культурной реальности, всего того культурного потенциала общества, который накопило человечество в процессе своего многовекового исторического пути. Поэтому не следует ограничивать область функционирования информационной культуры лишь сферой компьютеризации или информационной техники вообще. В действительности, эта сфера гораздо более широкая и охватывает процессы научной деятельности, образования, управления природными и социальными процессами, сферу быта, досуга и т.д. По мере информатизации общества эта сфера расширяется, процесс выступает в качестве объективно необходимого для развития общества.

12