3. Организация делопроизводства

Вся документация ООО «МВ-строй» оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в которой утверждены общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

В ходе подготовки проекты исходящих документовООО «МВ-строй» совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Организован так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Для ускорения подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование проекта документа. Для этого его размножают оперативными средствами и копии одновременно передают всем участвующим в его согласовании. Затем исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, уточнениях.

Подготовленные таким образом проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Исполнитель обязан проверить наличие необходимых виз и приложений, правильность оформления и составления документа.

С целью упорядочения процедуры подписи документов наООО «МВ-строй» составлен перечень документов, подписываемых руководством учреждения и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В перечнях также указано, кто и какие документы визирует и утверждает.

Подписанные документы передаются на отправку.

Обработка отправленной корреспонденции:

• сортировка по адресам и видам почтовых отправлений;

• проставление адреса на конверте;

• складывание документов (фальцевание) и вложение в конверты;

• заклеивание конвертов;

• определение стоимости отправления;

• составление списка на заказанную почту.

Документы передаются в канцелярию полностью отформатированными и имеют пометку о категорийности почтового отправления (кроме почтовых отправлений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для указания недостатков.

На письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма.

Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку.

Форма журнала регистрации исходящих документов ООО «МВ-строй»

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4

Исходящие документы регистрируются в канцелярии после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания

Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях.

Порядок прохождения и подготовки исполнения входящих документов.

Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя:

1. Первоначальную обработку входящей корреспонденции;

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. Регистрацию;

4. Рассмотрение руководством;

5. Доставку документов;

6. Непосредственное исполнение или использование документов;

7. Распределение документов по тематическим комплексам (делам).

Прием, регистрация и исполнение входящих документов.

• вся поступающая корреспонденция ООО «МВ-строй»принимается и обрабатывается канцелярией;

• до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено".

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку "Лично", которые передаются адресату.

Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.

Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка "Документы (листы, приложения) затребованы" с указанием даты запроса.

После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

• дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

• на документе отсутствует реквизит "Дата";

• дата документа существенно отличается от даты его получения;

• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов.

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Зарегистрированные документы передаются из канцелярии на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в канцелярии.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в канцелярии с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в ООО «МВ-строй», могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой.

Сначала документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые части.

Различаются документы, регистрируемые службой делопроизводства и другими подразделениями организации.

На ООО «МВ-строй» используется Перечень документов, не подлежащих регистрации, согласно инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных структурных подразделений.

Задача предварительного рассмотрения документов состоит в том, чтобы отправить документ непосредственно структурному подразделению или лицу, которое принимает по нему решение или исполняет его, или на рассмотрение руководству.

При этом руководствуются

• положением об организации и ее структурных подразделениях;

• должностными инструкциями;

• номенклатурой дел.

Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации.

Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, выполняющий эту работу, определяет, кому и куда передать тот или иной документ.

При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (так как в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа.

На ООО «МВ-строй» установлен специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует отправлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Расписка в получении	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6

Термин «Документы» используется в заголовке:

• при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;

• при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

• учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

• организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры;

• справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

• переписка;

• учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;

Правила формирования ООО «МВ-строй» дел:

• в дело помещают только исполненные документы;

• в дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• помещать приложения вместе с основными документами;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

• дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см)

Располагаются документы внутри дела в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.

• Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

• приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

• протоколы заседаний располагаются в хронологической последовательности, по номерам.

• документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов заседаний.

• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

• предложения, заседания жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в хронологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются в данной группе документов.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.

По окончании каждого делопроизводственного года (то есть в I квартале очередного года) в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) по форме, приведенной в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству. В ней указывается количество заведенных  в течение года дел с разными сроками хранения: постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заверяется лицом, ответственным за архив.