Завершення роботи з поточною базою даних і додатком Microsoft Access

1. Закрийте поточну базу даних, не завершуючи роботи самої програми Access.

2. Закрийте поточну базу даних із завершенням роботи й самої програми Access.

Щоб відкрити існуючий файл бази даних варто виконати одну з наступних дій:

1. Відкрити Microsoft Access.

2. У меню Файл вибрати команду Відкрити базу даних.

3. Вибрати потрібну папку, виділити ім'я шуканого файлу та у меню Файл вибрати команду Відкрити.

Створення нової бази даних за допомогою Майстра

1. У меню Файл виберіть команду Створити базу даних. У правій частині відкриється діалогове вікно Створення. Виберіть На моєму комп’ютері.

2. Перейдіть на вкладку Бази даних.

3. Виберіть шаблон Адресна книга (Контакти) і клацніть по кнопці ОК. У діалоговому вікні Файл нової бази даних набрати з клавіатури ім'я файлу (або залишити пропоноване за умовчанням Адресна книга 1 (Контакти 1)). Далі Майстер запропонує вибрати властивості бази даних. Клацніть по кнопці Далі. На останньому етапі на питання Запустити базу даних? відповідайте Так і клацніть по кнопці Готово. Створена база даних відкриється Головною кнопковою формою.

4. Відкрийте таблицю Адреси.

5. У нижній частині вікна форми є: напис Запис, вікно з вказанням номера поточного запису і 5 кнопок переходу від одного запису до іншого. Ці кнопки мають наступне призначення:

−кнопка Перший запис − перехід до першого запису;

−кнопка Попередній запис − перехід до попереднього запису;

−кнопка Наступний запис − перехід до наступного запису;

−кнопка Останній запис − перехід до останнього запису;

−кнопка Новий запис − підготовка до введення нового запису.

6. Перейдіть до Нового запису і введіть нові дані. Закрийте форму.

7. Закрийте базу даних.

Створення бази даних за допомогою Конструктора

Для створення бази даних потрібно:

1. У вікні бази даних перейти на вкладку Таблиці і клацнути по кнопці Створити.

2. Відкриється діалогове вікно з назвою Нова таблиця. Вікно містить список способів створення таблиці: Режим таблиці, Конструктор, Майстер таблиць, Імпорт таблиць, Зв'язок з таблицями.

Режим таблиці – найпростіший спосіб, який надалі може потребувати редагування структури таблиці.

Майстер таблиць дозволяє швидко створити таблицю.

Імпорт таблиць і Зв'язок з таблицями впроваджує у вашу базу даних та пов'язує з нею готові таблиці з інших баз даних.

Конструктор є універсальним і найчіткішим способом створення нових об'єктів бази даних.

2. Виділіть режим Конструктор. Клацніть по кнопці ОК.

3. Відкриється вікно Конструктор з назвою Таблица1: таблиця. Верхня частина вікна активна і складається з декількох рядків, кожна з яких містить 3 колонки: Ім'я поля, Тип даних і Опис. У перший рядок вводять Ім'я, Тип даних і Опис 1-го поля таблиці, у другий рядок – те ж для 2-го поля і т.д. (Максимальна кількість полів таблиці – 255). Введіть ім'я першого поля таблиці (нехай це буде Дата) і натисніть на клавіатурі клавішу <Tab>, щоб перейти у колонку Тип даних.

4. Розкрийте список.

5. Виберіть тип даних 1-го поля таблиці. В даному випадку вибір очевидний: Дата/час, а опис поля не потрібен, оскільки його ім'я достатньо інформативне (але взагалі чим краще ви опишете свої дані, тим легше з ними працювати). При введенні даних у таблицю рядок стану міститиме опис поля.

4. Після того, як ви задали Ім'я поля і Тип даних, слід визначити його властивості. Після цього можна переходити до формування наступного поля. Список властивостей поля знаходиться в нижній частині вікна Конструктора під написом Властивості поля.

Властивості поля можна і не встановлювати. В цьому випадку Access сам встановить їх значення. Проте ці установки практично ніколи не відповідатимуть вимогам зручності роботи з даними та економії дискової пам'яті. Тому краще самостійно встановити значення принаймні основних властивостей поля.

Властивості поля має дві вкладки: Загальні і Підстановка. Розглянемо стисло основні властивості на вкладці Загальні:

Розмір поля (Field Size) − текстових і числових полів. Його значення визначає об'єм пам'яті, який резервується для зберігання даних у конкретному полі. Для числових полів − воно вибирається зі списку припустимих значень (байт, ціле і т.д.), який розкривається та визначає розмір пам'яті в байтах. Розмір поля текстових полів може мати від 1 до 255 символів (1 символ займає 1 байт пам'яті). З метою економії дискової пам'яті слід вибирати оптимальний розмір поля. При цьому слід врахувати, що розмір поля можна збільшити.

Формат поля (Format) − визначає спосіб відображення даних на екрані і при друкуванні.

Наприклад, залежно від вибраного формату дата може відображатися як 21.06.02, 21 червня 2002 р. або інакше, незалежно від того, в якому вигляді вона була введена.

Підпис (Caption). Якщо цю властивість залишити порожньою, то заголовок стовпця таблиці співпадатиме з ім'ям поля. Ім'я поля використовують для посилання на дані таблиці. Наприклад, якщо в таблиці на ім'я Таблица1 є поле з ім'ям N, то обчислюване поле в якій-небудь формі може отримати формулу =2*[Таблица1]!N, яка використовує значення поля N таблиці Таблица1.

Значення за умовчанням (DefaultValue). Ця властивість дозволяє вказати значення, що автоматично вводиться в полі при створенні нового запису. Наприклад, у таблиці Адреси може виявитися зручним вказати автоматичне введення значення Москва в полі Місто. Значенням цієї властивості може бути вираз. Наприклад, якщо як значення за умовчанням задати вираз =Date(), то в полі автоматично виводяться поточні значення дати¹. Максимальна довжина тексту або виразу, що задає значення цієї властивості, складає 255 символів.

Умова на значення (ValidationRule), Повідомлення про помилку (ValidationText). Властивість Умова на значення визначає вимоги до даних, що вводяться в полі. Властивість Повідомлення про помилку задає текст повідомлення, яке виводиться на екран, якщо введені дані порушують умову на значення. Якщо користувач задає значення властивості Умова на значення, але не визначає властивість Повідомлення про помилку, то при порушенні умови на значення Microsoft Access виводить стандартне повідомлення про помилку. Значення властивості Умова на значення визначається за допомогою виразу, максимальна довжина якого складає 2048 символів, а значення властивості Повідомлення про помилку – за допомогою рядкового значення, максимальна довжина якого складає 255 символів.

Індексоване поле (Indexed) використовується для прискорення пошуку і сортування записів по одному полю таблиці. Індексоване поле може містити як унікальні, так і повторювані значення.

Після того, як визначені всі поля таблиці і встановлені їх властивості, рекомендується одне з полів оголосити ключовим.

Ключ(тобто значення ключового поля) однозначно ідентифікує кожен запис у таблиці. Для цього ключове поле повинне містити тільки унікальні значення і не містити порожні значення.

Якщо поле створеної таблиці містить унікальні значення, такі як коди або інвентарні номери, і не містить порожні значення, то це поле можна визначити як простий ключ. Якщо такого поля немає, то слід або додати в таблицю поле лічильника і зробити його ключовим, або визначити складовий ключ (див. Довідка \Зміст \Створення, імпорт та скріплення таблиць \Робота з ключами та індексами \Типи використовуваних ключових полів).

Щоб оголосити поле ключовим, достатньо встановити курсор у клітину з ім'ям цього поля і клацнути по кнопці Ключове поле на панелі інструментів або в меню Правка вибрати команду Ключове поле.

На цьому створення структури таблиці в режимі Конструктора завершується.