Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
МУ_ВСА_укр2000.doc
Скачиваний:
21
Добавлен:
20.02.2016
Размер:
733.18 Кб
Скачать

Запуск програми Microsoft Access

  1. Виконайте команду Пуск\Програми\Microsoft Access.

  2. У результаті відкриється вікно Microsoft Access – діалогове вікно, що запропонує вам вибір одного із трьох варіантів (рис. 1): Нова база даних, Запуск майстра, Відкрити базу даних, і нижче – список більш часто використовуваних останнім часом файлів баз даних.

Рис. 1. Вікно бази даних

  1. Активізуйте опцію Нова база даних і клацніть по кнопці ОК.

  2. У вікні Microsoft Access відкриється діалогове вікно Файл нової бази даних, у якому потрібно ввести ім'я нового файлу (за замовчуванням пропонується db1.mdb) і вибрати папку, де цей файл буде розташовуватися. Відкрийте свою папку на диску D: і клацніть по кнопці Створити.

  3. У вікні Microsoft Access відображається вікно бази даних із заголовком db1: база даних, у якому буде відображатися список об'єктів бази даних у міру їхнього створення. Зараз вона порожня.

Створити нову базу даних можна також з вікна Провідник:

  1. У вікні Провідник відкрийте свою папку на диску D:.

  2. В меню Файл виберіть пункт Створити\Microsoft Access база даних. Відкриється діалогове вікно Файл нової бази даних, таке ж, як при створенні бази даних з Головного меню. Подальші дії ті ж.

Створити нову базу даних можна також з вікна Microsoft Access:

У вікні Microsoft Access у меню Файл потрібно вибрати команду Створити базу даних, після чого відкриється діалогове вікно Створення, в якому можна вибрати вкладку Загальні або Бази даних.

У першому випадку можливо єдине продовження: виділити ярлик Нова база даних і клацнути по кнопці ОК – відкриється вже знайоме нам вікно Файл нової бази даних.

Відкривши другу вкладку (Бази даних), ми побачимо безліч ярликів, які надають вбудовані шаблони баз даних. Якщо виділити який-небудь із них і клацнути по кнопці ОК, – запуститься Майстер створення бази даних за обраним шаблоном. Клацніть по кнопці Скасування. На екрані залишиться вікно вже створеної порожньої бази даних db1.mdb.

Тепер коротко зупинимося на інтерфейсі користувача Access. Він містить такі основні елементи, як заголовок вікна, рядок меню, панелі інструментів і рядок стану (рис. 2). Однак кількість пунктів меню й список команд меню можуть змінюватися залежно від режиму роботи з конкретним об'єктом бази. Режим роботи з кожним об'єктом визначається командами меню Вид.

Рис. 2. Інтерфейс користувача Microsoft Access

Одним із елементів інтерфейсу є Вікно бази даних, наведене на рис. 3. Самий верхній рядок цього вікна містить її заголовок (у цьому випадку db2: база даних) і праворуч – три знайомі кнопки керування вікном.

Шість вкладок: Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Макроси, Модулі позначають шість категорій об'єктів, список яких буде розташовуватися на цих вкладках. Об'єктами Access є не ці вкладки, а конкретні таблиці, запити й т.д., що мають унікальні імена. У кожній базі даних може міститися безліч об'єктів кожної категорії.

Таблиці призначені головним чином для розміщення й зберігання оригінальних даних. За допомогою кнопки Відкрити таблицю можна відкрити

Рис. 3. Вікно нової бази даних

для перегляду, редагування й додавання нових даних, хоча для цих цілей зручніше використати Форми.

Запити призначені для операцій з даними однієї або декількох таблиць. Запити можуть виконувати вибірку й сортування даних, обчислення для обробки та аналізу даних, редагування даних у таблиці, додавання й видалення записів таблиці, створення нових таблиць і деякі інші операції. Результати запиту відображаються на екрані у вигляді таблиці, якщо її виділити у вікні бази даних і клацнути по кнопці Відкрити.

Форми призначені для подання даних таблиць і запитів у вигляді, зручному для перегляду й редагування. У простій формі кожен аркуш форми пов'язаний з одним записом у таблиці або запиті, а кожне поле форми з відповідним полем таблиці або запиту.

Звіти − це оформлені дані з таблиць і запитів. Редагувати дані у звіті не можна, але можна виконувати аналіз даних шляхом сортування, угруповання та усіляких обчислень підсумкових характеристик. Звіти призначені для перегляду й друку.

Макрос – це послідовність команд, які виконують певні операції з даними й об'єктами Access. Набір команд, які можна використати в макросі, обмежений списком, що розкривається при створенні макросу.

Модуль містить процедури й функції, створені користувачем. Процедура або функція – це програма, що виконує певну послідовність дій з даними й об'єктами Access. Процедури й функції використають мову програмування Visual Basic for Application і надають користувачеві більш широкі можливості, ніж макроси.

Для повноти картини слід зазначити, що перераховані шість об'єктів не вичерпують список об'єктів Access, які використаються в об’єктно-орієнтованій мові програмування Visual Basic. Більшість конструктивних елементів таблиць, форм, звітів (поля, рамки, написи й т.д.) також вважаються об'єктами. Це дає можливість для створення таблиць, форм, звітів за програмою Visual Basic.

Якщо у вікні бази даних виділити конкретну таблицю, запит або форму й клацнути по кнопці Відкрити, то об'єкт відкриється для перегляду й редагування та додавання нових записів у таблицю. Кнопка Перегляд відкриває виділений звіт тільки для перегляду даних, а кнопка Запуск ініціює виконання виділеного макросу.

Кнопка Конструктор служить для перегляду й редагування структури виділеного об'єкта. Кнопка Створити служить для створення нового об'єкта, коли жоден об'єкт у вікні бази даних не виділений.

Самий нижній рядок (рядок стану) вікна Microsoft Access містить пояснювальний текст про властивості або стан об'єкта бази даних або його елемента, які активні у наш час.

При закритті бази даних зберігаються в пам'яті комп'ютера й записуються на жорсткий диск:

− структура таблиць і всі дані, що містяться в них;

− програми запитів, але не результати їхнього виконання;

− структура форм і звітів, але не дані, що містяться в них;

− програми макросів і модулів.

При повторному відкритті запитів, форм і звітів вони відтворюються в тому вигляді, який вони мали перед закриттям. Відповідне програмне забезпечення записується й запускається автоматично, коли користувач закриває або відкриває запит, форму або звіт.

У пам'яті комп'ютера запити, макроси й модулі зберігаються у вигляді програмного коду й тому займають невеликий обсяг дискової пам'яті. Форми й звіти можуть займати більше пам'яті, тому що вони можуть містити впроваджені об'єкти типу малюнків, але цей обсяг пам'яті не залежить від кількості даних у базі даних. Тому в більших базах даних основний обсяг пам'яті на диску займають таблиці даних. Звідси виникає необхідність раціональної організації таблиць і зв'язків між ними.

Щоб закрити базу даних, не вивантажуючи Access, досить клацнути по кнопці Закрити у вікні бази даних або вибрати команду Закрити в меню Файл. Можна також закрити базу даних і вивантажити Access, якщо клацнути по кнопці Закрити у вікні Microsoft Access або вибрати команду Вихід у меню Файл.