Створення бази даних у Microsoft Access
Створення порожньої бази даних
Щоб створити нову, порожню БД запускаємо MSA, на рядку меню натискаємо кнопку "Файл" у випадаючому меню вибираємо пункт «Створити», що з'явилася меню «Створення файлу», у пункті «Створення» вибираємо підпункт «Нова база даних ". Відкрилося вікно "Файл нової бази даних", в цьому вікні ми вказуємо папку в якій, буде збережений файл нової бази даних та ім'я цього файлу. Наприклад: місце збереження C: ім'я файлу «Порожня база даних» , розширення вказувати не потрібно, тому що воно встановлюється за умовчанням (* mdb), після натискання кнопки «Створити», відкривається вікно пропонує вибір способу створення елементів бази даних: створення в режимі конструктора і створення з допомогою майстра, таблиці також можна створювати шляхом введення даних . Закриваємо це вікно, виходимо з MSA. Порожня база даних готова й будь-який момент часу ми можемо почати її зміна, тому що ця база створюється «з нуля» ми маємо можливість включити в неї тільки необхідні нам елементи, з потрібними нам параметрами.
Створення бази даних за допомогою майстра шаблонів
Щоб створити нову БД, за допомогою майстра шаблонів (далі МШ), запускаємо MSA, на рядку меню натискаємо кнопку "Файл" у випадаючому меню вибираємо пункт «Створити», у вкладці «Створення файлу», в пункті «Шаблони» вибираємо підпункт «На моєму комп'ютері».
Відкрилося вікно «Шаблони», що має дві вкладки (за зразком ранніх версій MS Access) «Загальні» та «Бази даних». У вкладці «Загальні», ми можемо побачити інструменти створення баз даних, аналогічні що знаходяться в пункті «Створення» меню «Створення файлу».
Нам буде потрібно вкладка «Бази даних», в цій вкладці знаходяться декілька найбільш часто використовуваних шаблонів БД. Вибираємо БД відповідну нашим вимогам (наприклад «Контакти») підтверджуємо вибір натисненням кнопки «OK»
Відкрилося вікно вибору папки в яку буде збережений файл БД (наприклад: C:), також у цьому вікні ми можемо змінити ім'я БД, запропоноване нам за замовчуванням MSA, в даному випадку «Контакти 1», на необхідну нам (наприклад «БД Контакти» ) підтверджуємо дії натисненням кнопки «Створити».
Відкривається діалогове вікно МШ «Створення бази даних», яке сповіщає нас про зміст створюваної БД і пропонує продовжити роботу зі створення, продовжуємо роботу натисканням кнопки «Далі». У наступному вікні нам пропонується додати або виключити поля, методом установки / зняття маркерів на назвах полів (наприклад: у таблиці «Відомості про контакти» ми додамо полі «Сім'я», встановивши маркер простим кліком миші), закінчивши вибір продовжуємо роботу натисканням кнопки «Далі ».
У наступному вікні вибираємо вид екрану (за замовчуванням «Стандартний»), продовжуємо роботу натисканням кнопки «Далі». У вікні, вид оформлення звіту на печатці (за замовчуванням «Діловий»), підтверджуємо вибір натисненням кнопки «Далі» . Відкрилося вікно пропонує задати ім'я БД («БД Контакти»), натискаємо кнопку «Далі».
У останньому вікні майстер пропонує запустити створену БД, вибір здійснюється установкою / зняттям маркера (за замовчуванням встановлений), натискаємо кнопку «Готово». Відкривається кнопкова форма роботи з БД і редактор БД в згорнутому вигляді. «БД Контакти» створена і готова до використання .
Як ми вже зрозуміли, варіант створення БД за допомогою МШ є найбільш підходящим для широкого кола користувачів, що мають навіть мінімальний досвід роботи з персональним комп'ютером (далі ПК). Чітко слідуючи інструкціям користувач, буквально за кілька хвилин, одержує потрібну БД, можливо з наявністю функцій, які їм використовуватися не будуть, але (і це головне) з набором необхідних йому функцій, наявність яких і було метою створення БД.
І так, ми можемо зробити висновок: створення БД за допомогою МШ є просто незамінним для недосвідченого користувача, а також сприяє економії часу спеціалістів; створення же порожній БД дозволяє пізніше, використовуючи режим конструктора, створити БД оптимально адаптованої, для поставлених цілей і окресленого кола користувачів .