Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Звіт з практики (менеджмент організацій).docx
Скачиваний:
13
Добавлен:
19.02.2016
Размер:
1.87 Mб
Скачать

18. Робота з таблицями

Word надає широкі можливості для роботи з таблицями й в головному меню для них виділена окрема закладка. Якщо активізувати закладку «Таблица», то побачимо дві можливості для створення таблиці:

Можна самостійно намалювати таблицю або створити її на основі наявних шаблонів. Частіше використовується другий варіант:

Після вибору кількості рядків і стовпців потрібно визначиться з варіантом регулювання ширини стовпців. При виборі варіанта «постоянная», ширина стовпця може бути задана користувачем, або обчислюватися автоматично розподілом ширини аркуша на кількість стовпців, тобто в цьому випадку таблиця займе всю ширину аркуша. Варіанти «постоянная + Авто» й «по ширине окна» еквівалентні. У деяких випадках дуже зручно користуватися варіантом «по содержимому». У цьому випадку ширина стовпця збільшується в міру уведення даних, якщо цьому не заважає інформації в інших стовпцях:

Показники

Комбікорм

Сіно

Силос

Кормові одиниці, кг

1

0,5

0,2

Перетравлюваний протеїн, м

160

60

30

Далі необхідно вибрати стиль таблиці.

Прапорці зміни оформлення дозволяють відмовитися від пропонованого стилю для зазначених елементів таблиці. Кнопка «По умолчанию...» закріплює обраний стиль до всіх таблиць у документі, якщо для них не був призначений стиль.

Відповімо на кілька простих питань:

Як переміщатися по клітинах таблиці?

За допомогою миші;

За допомогою клавіш-стрілок;

Клавішею Tab, причому натискання Tab в останній клітині таблиці приводить до додавання нового рядка.

Як написати текст в клітині в кілька рядків? Це робиться автоматично при досягненні границі клітини.

Як змінити ширину стовпця?

На лінійці відображаються границі стовпців, а також ліва границя, відступ першого рядка й права границя тексту (для активного стовпця), які можуть бути пересунені мишею:

Через команду Таблица => Свойства таблицы => Столбец;

Як додати новий рядок у таблицю?

Натиснути Enter поставивши курсор правіше таблиці, рядок буде вставлений після рядка, на якій стоїть курсор;

Виконавши команду Таблица => Вставить => Строки више/ниже, якщо при цьому виділити кілька рядків, то така ж кількість рядків буде вставлена до таблиці.

Як додати новий стовпець?

Виконавши команду Таблица => Вставить => Столбцы слева/справа, якщо при цьому виділити кілька стовпців, то така ж кількість буде додано до таблиці.

Для створення таблиць зі складною структурою заголовку використовуються операції об'єднання й розбивки клітин (Таблица => Объединить ячейки/Разбить ячейки). Наприклад:

Word

Тест Word

Підсумок

Лаб. робота № 1

Лаб. робота № 2

Лаб. робота № 3

Особливої уваги заслуговує пункт меню Таблица => Свойства таблицы:

Властивості таблиці розподілені на чотири розділи: властивості, що ставляться в цілому до таблиці, властивості рядків, стовпців й окремих осередків.

У розділі «Таблиця» можна задати ширину таблиці, при цьому відбудеться пропорційне звуження або розтягнення стовпців таблиці й підгін інформації осередків під нову ширину стовпців. Тут же регулюється вирівнювання таблиці щодо ширини аркуша. Це ж можна досягти через кнопки вирівнювання абзаців, якщо виділити всю таблицю (простіше через команду Таблица => Выделить => Таблица). У стандартному режимі розташувати текст ліворуч і праворуч від таблиці не можна, якщо в цьому є необхідність, то необхідно активізувати прапорець Обтекание => Вокруг. У цьому ж вікні є кнопка «Границы и заливка», що дозволяє одержати доступ до багатих можливостей самостійного оформлення таблиці:

Підкреслимо, що пропоновані елементи оформлення можуть бути також застосовані до окремих клітин таблиці, так само до абзацу звичайного тексту й у цілому до сторінки (для них ці можливості доступні через команду Формат => Границы и заливка). У розділі «Заливка» можна задати фонові кольори таблиці, окремої клітини й абзаців.

У розділі «Строка» крім можливості регулювання висоти, є дві дуже важливі властивості таблиці, які значно полегшуючу роботу з великими таблицями:

Це дозвіл на перенос рядків таблиці на наступну сторінку, при заповненні поточної сторінки. При знятті прапорця таблиця має тіж функції, як цілісний об'єкт, переміщуючись цілком на наступну сторінку, якщо на поточній сторінці вона не може бути повністю розміщена. Зрозуміло, якщо таблиця по розмірі більше сторінки, то вона буде розміщена на декількох сторінках. Другий прапорець забезпечує автоматичне повторення заголовка більших таблиць на кожній сторінці. У таблиці зі складним заголовком необхідно виділити весь заголовок, перш ніж активізувати цей прапорець.

Розділ «Столбец» особливого інтересу не представляє, оскільки тут можна регулювати тільки ширину рядка.

У розділі «Ячейка» представляє інтерес вертикальне вирівнювання вмісту клітини:

Одним з найцікавіших і широко використовуваних можливостей при роботі з таблицями є сортування рядків. Уявіть собі, що у Вас є таблиця з даними по студентах навчального закладу, у якій кілька тисяч рядків, і вони не впорядковані на прізвище студентів, а саме в такому вигляді її потрібно представити. Ручне сортування може зайняти не один день роботи, а також в ній можуть залишитися помилки сортування. Автоматичне сортування дозволяє ідеально впоратися із завданням за кілька секунд, виконавши команду Таблица => Сортировка:

/

Можливість сортування по декількох стовпцях означає, що сортування спочатку проводиться по першому зазначеному стовпцю, і якщо потрібно, то по наступному. У нашому випадку впорядкування буде проведено по стовпцях «ФИО» й якщо найдуться однофамільці, то вони додатково будуть відсортовані по даті народження. Помітимо, що Word не підтримує сортування тільки по виділених стовпцях. Якщо активний прапорець «Со строкой заголовка», то перший рядок таблиці в сортуванні не бере участь.

У таблиці Word можна вставляти формули:

Безумовно, можливості Word з обчисленнь значно бідніше табличного процесора Excel, зокрема результати обчислень не перераховуються при зміні даних.

Відзначимо, що багато хто з перерахованих можливостей доступні на панелі інструментів «Таблицы и границы», а також у контекстному меню таблиці:

З можливостей, не включених у меню «Таблица», відзначимо зміну напрямку тексту в клітині таблиці. Шаблони й стилі

Шаблон - це тип документа, який надає основні засоби форматування створюваного документа.

Наприклад, бізнес-план - розповсюджений документ, часто створюваний в Word. Замість створення структури бізнес-плану із самого початку можна використати шаблон зі стандартним макетом сторінки, шрифтами, полями й стилями. Залишається лише відкрити шаблон і заповнити документ відповідним текстом і даними.

Шаблон складається з наступних елементів:

стилів;

елементів автотексту;

макрокоманд;

панелей інструментів;

наборів меню й «гарячих» клавіш.

Шаблон в WORD це спеціальний файл із розширенням *.dot. За замовчуванням використовується шаблон Normal.dot, що зазвичай зберігається в особистому профілі кожного користувача ПК:

C:\Documents and Settings\NameOfUser\Application Data\Microsoft\Шаблони Інші стандартні шаблони можна знайти в папці C:\Program Files Microsoft Office\Templates (при стандартній установці Microsoft Office).

Можна також створити користувальницькі шаблони.

 ПРИМІТКА.     Складні шаблони, такі як форма податкової декларації, найкраще створювати в програмах, призначених для створення форм, наприклад в Microsoft Office InfoPath 2007.

Установка шаблона: Сервис => Шаблоны и настройки.

Кнопка «Присоединить …» дозволяє додати до основного шаблона інші шаблони. Кнопка «Организатор…» ‑ побачити й змінювати всі елементи шаблона. Зокрема переміщати елементи між документами.

Для створення власного шаблона необхідно зберегти шаблон Normal.dot під іншим ім'ям, наприклад, my.dot і вибравши його через організатор увести необхідні коректування.

Стиль - це поіменований команд безпосереднього форматування, для багаторазового використання. Стиль за замовчуванням привласнюється абзацу.

Ім'я стилю, що застосований до даного абзацу, відображається в першому лівому полі панелі інструментів «Форматування». У цьому ж полі можна вибрати для абзацу або виділеного тексту інші існуючі стилі.

Для створення нового стилю або зміни параметрів уже існуючих стилів можна активізувати значок або виконати команду Формат => Стили и форматирование.

Дії при створенні нового стилю й зміні параметрів існуючого стилю практично збігаються:

Активізація прапорця «Обновлять автоматически» приводить до автоматичного застосування змін, уведених у формат одного з абзаців з даним стилем, до всіх інших абзаців із цим же стилем, тобто після зміни одного абзацу може бути змінений весь текст документа. Далеко не завжди це може Вас улаштувати, хоча дуже зручно, якщо дійсно Ви хочете змінити оформлення всього документа. Найбільш повна можливість завдання різних елементів форматування стилю реалізується кнопкою «Формат», у тому числі встановлення сполучення клавіш для швидкого застосування даного стилю.

Microsoft Excel – це складова частина пакето-прикладних програм Microsoft Office.

Microsoft Excel – призначений для створення електронних таблиць і найбільшою перевагою є можливість досліджувати, аналізувати дані і виконувати обчислення. Інтерфейс Microsoft Excel вміщує ряд стандартних елементів Windows і ряд елементів властивих тільки Microsoft Excel.

Для запуску програми Excel слід виконати команду Пуск/Програми/Microsoft Excel Windows-95, після чого на екрані з’явиться вікно процесора Excel.

У типовому варіанті вікно Excel має вигляд, наведений на мал.1. Вікно містить ряд типових елементів. Рядок заголовка (верхній рядок вікна) містить назву програми “Microsoft Excel”. Крайня ліва кнопка є кнопкою виклику управляючого меню. Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, відновлення та закриття вікна.

Редагування таблиць  При роботі з таблицею часто виникає необхідність її редагування. Для цього використовуються команди меню Правка, Вставка. Вони дозволяють маніпулювати з фрагментами таблиці: видаляти, копіювати, переміщати, вставляти. Вставки і видалення стовпців або рядків призводять до зсуву інших стовпців або рядків таблиці. При цьому діюча в таблиці відносна адресація автоматично модифікує формули відповідно до їх зміненими адресами. Прийом копіювання дозволяє швидко будувати великі таблиці, що містять однотипні елементи.  Додавання листа в робочу книгу  Вставка-Лист  Контекстне меню (клацання правою кнопкою миші по ярличку листа)  Видалення листа з робочої книги  Правка-Видалити лист  Контекстне меню (клацання правою кнопкою миші по ярличку листа)  Перейменування листа в робочій книзі  Формат-Лист-Перейменувати, далі в діалоговому вікні ввести нове ім'я листа  Контекстне меню (клацання правою кнопкою миші по ярличку листа)  Вставка стовпчиків / рядків  Вставка-Стовпець (Вставка-Рядок)  Контекстне меню (клацання правою кнопкою миші по індикатору стовпця / рядка)  Додавання нових стовпців до аркуша  Виділіть стовпець, що знаходиться праворуч від того місця, де потрібно вставити новий, порожній стовпець. Стовпець виділяється клацанням на його букві.  Виконайте Вставка-Стовпці.  Додавання нових рядків до аркуша  Виділіть рядок, що знаходиться під тим місцем, де потрібно вставити нову, порожню рядок. Рядок виділяється клацанням на її номері.  Виконайте Вставка-Рядки.  Видалення шпальт / рядків  Виділіть стовпці / рядки, які необхідно видалити. Потім вибрати Правка-Видалити  Контекстне меню (клацання правою кнопкою миші по індикатору стовпця / рядка)  Приховування та показ стовпців / рядків  Виділіть стовпці / рядки, які необхідно приховати. Вибрати Формат-Стовпець-Приховати (Показати) / Формат-Рядок-Приховати (Показати)  Контекстне меню (клацання правою кнопкою миші по індикатору стовпця / рядка)  Переміщення діапазону комірок  Робота з командами Вирізати і Вставити  Виділіть групу переміщуються осередків.  Виконайте Правка-Вирізати (або натиснути кнопку Вирізати на панелі інструментів або використовувати комбінацію клавіш Ctrl + X).  Виділіть клітинку, до якої збираєтеся перемістити дані (при переміщенні групи виділіть клітинку в лівому верхньому кутку області, в яку будуть копіюватися дані).  Виконайте Правка-Вставити (або можна натиснути кнопку Вставити на панелі інструментів або використовувати комбінацію клавіш Ctrl + V).  Копіювання діапазону комірок  Робота з командами Копіювати та Вставити  Виділіть групу копійованих осередків.  Пункт меню Правка-Копировать.  Виділити комірку, в яку потрібно скопіювати.  Пункт меню Правка-Вставити.

Форматування таблиць При роботі з таблицями велике значення має їх зовнішній вигляд. Для оформлення використовуються команди форматування з меню Формат. Зміна ширини стовпців Підведіть покажчик миші до лінії, розташованої правіше імені стовпця, перетягніть вказівник миші вправо і встановіть необхідну ширину стовпця (Автодобір ширини стовпця) Підведіть покажчик миші до правої лінії стовпця і двічі клацніть лівою кнопкою миші, Excel самостійно обчислить ширину стовпця Формат-Стовпець-Ширина (для вказівки точної ширини стовпця) або Формат-Стовпець-Автодобір ширини. Зміна висоти рядка Підведіть покажчик миші до лінії, розташованої нижче номера рядка, перетягніть вказівник миші вниз і встановіть необхідну висоту рядка (Автодобір висоти рядка) Підведіть покажчик миші до нижньої лінії рядка і двічі клацніть лівою кнопкою миші, Excel самостійно визначить висоту рядка Формат-Рядок-Висота (зручно для точної вказівки висоти рядка) Вирівнювання даних За допомогою відповідних кнопок панелі інструментів Формат-Ячейки-Вирівнювання (доступні додаткові параметри форматування, такі як напрямок тексту, вирівнювання по горизонталі й вертикалі, об'єднання осередків). Форматування за допомогою рамок і квітів За допомогою відповідних кнопок панелі інструментів Формат-Ячейки-Кордони, Формат-Ячейки-Вид (колір комірки), Формат-Ячейки-Шрифт (стиль, розмір, колір і накреслення шрифту)

Побудова діаграм  При вирішенні завдань дуже важлива форма відображення результатів. Чим це відображення наочніше, тим легше сприймаються результати людиною. Самою наочною формою подання інформації є діаграми.  Діаграма - це засіб наочного графічного зображення інформації, призначений для порівняння декількох величин або декількох значень однієї величини, стеження за зміною їх значень і т.д.  Більшість діаграм будуються в прямокутній системі координат. По горизонтальній осі X відкладаються значення незалежної змінної (аргумент), а по вертикальній осі Y - значення залежної змінної (функції)  При графічної обробки числової інформації за допомогою табличного процесора слід:  вказати область даних (блок осередків), за якими буде будуватися діаграма;  визначити послідовність вибору даних (по рядках або по стовпцях) з обраного блоку осередків.  При виборі по стовпцях X-координати беруться з крайнього лівого стовпця виділеного блоку клітин. Інші стовпці містять Y-координати діаграм. За кількістю стовпців визначається кількість споруджуваних діаграм. При виборі по рядках сама верхня рядок виділеного блоку осередків є рядком X-координат, інші рядки містять Y-координати діаграм.  Створення діаграми  Можна створити або впроваджену діаграму, або лист діаграми.  Виділіть клітинки з даними, які повинні бути відображені на діаграмі. Якщо необхідно, щоб у діаграмі були відображені і назви рядків або стовпців, виділіть також містять їх осередки.  Натисніть кнопку Майстер діаграм (Вставка - Діаграма).  Виконайте вказівки майстра.  Примітка  Якщо на аркуші присутні багаторівневі назви рядків або стовпців, то їх також можна відобразити на діаграмі. При створенні діаграми виділіть назви рядків і стовпців для кожного рівня. Щоб при додаванні даних у діаграму була збережена задана ієрархія, змініть діапазон комірок, використаних при створенні діаграми.  Зміна діапазону клітинок, використовуваного для створення діаграми  Виберіть змінну діаграму.  Виберіть команду Вихідні дані в контекстному меню діаграми  а потім виберіть вкладку Діапазон даних.  Переконайтеся, що виділена повністю вся посилання в полі Діапазон даних.  На робочому аркуші виберіть комірки, що містять дані, які повинні з'явитися в діаграмі. Щоб назва стовпця або рядка для нових даних з'явилося в діаграмі, в обрані осередки потрібно включити ті, які містять цю назву.  Створення діаграм з несуміжних діапазонів  Виділіть першу групу клітинок, що містять необхідні дані.  Утримуючи клавішу CTRL, виділіть необхідні додаткові групи клітинок. Виділені несуміжні діапазони повинні утворювати прямокутник.  Натисніть кнопку Майстер діаграм.  Виконайте вказівки майстра.  Створення стандартної діаграми за один крок  Типом діаграми, що використовується за умовчанням в Microsoft Excel, є гістограма.  Для створення листа діаграми, який використовує стандартний тип діаграми, виділіть необхідні дані та натисніть клавішу F11.  Для створення впровадженої діаграми, використовує стандартний тип діаграми, виділіть необхідні дані, а потім натисніть кнопку Створити діаграму поточного типу.Якщо кнопка Створити діаграму поточного типу відсутня, додайте її на панель інструментів.  Дозвіл питань у діаграмах  Уздовж горизонтальній осі відсутній текст  У діаграмі може бути недостатньо місця для виведення назв осей. Якщо будь-яких назв категорій вздовж горизонтальної осі діаграми не видно, то спробуйте зробити наступне:  Якщо діаграма є впровадженою, виберіть її, а потім, щоб збільшить розмір, перемістіть один з чорних маркерів. За замовчуванням при зміні розміру діаграми розміри шрифтів змінюються пропорційно.  Виберіть вісь, потім натисніть стрілку поруч із кнопкою Розмір шрифту, і виберіть менший розмір шрифту.  Двічі клацніть кнопку миші на назві осі, а потім на вкладці Вирівнювання змініть кут обертання. Якщо кут становить 0, 90, or - 90 градусів, то текст буде повернутий.  Діаграма не вимірює і не виводить на екран дані необхідним чином  Різні типи діаграм вимірюють і виділяють різні аспекти даних. Так, хорошим засобом для демонстрації вкладу окремих частин у загальну суму є кругова діаграма, гістограма ж дозволяє проілюструвати ставлення окремих елементів один до одного і їх зміна в часі. У діаграмі типи діаграм можуть комбінуватися.  Зміна типу діаграми  Для більшості плоских діаграм можна змінити тип діаграмні ряду даних або діаграми в цілому. Для зміни типу створеної діаграми вибрати в меню Формат команду Тип діаграми. При зміні типу діаграми всі задані для неї параметри форматування зберігаються автоматично. Для об'ємної діаграми зміна типу діаграми може спричинити за собою і зміну діаграми в цілому. Для об'ємних діаграм і для гістограм є можливість перетворювати окремі ряди даних в конусну, циліндричну або пірамідальну діаграму.  Виберіть діаграму, яку потрібно змінити.  Для зміни типу діаграми ряду даних виберіть ряд даних. Для зміни типу діаграми в цілому на самій діаграмі нічого не натискайте.  У контекстному меню діаграми виберіть пункт Тип діаграми.  На вкладці Стандартні або Нестандартні виберіть потрібний тип. Для використання типів діаграм конус, циліндр або піраміда в об'ємній Полоскова діаграмі або гістограмі виберіть у полі Тип діаграми в меню Стандартні типи пункт Циліндр, Конус або Піраміда, а потім встановіть значок в полі Застосувати к.  Примітка  Якщо прибрати значок з поля Застосувати до, то Microsoft Excel змінить тип для діаграми в цілому, навіть якщо виділений був тільки один ряд даних. Створення простої діаграми  Щоб створити гістограму, що складається з одного стовпчика слід виконати додаткові установки. Порядок дій:  виділити на аркуші один стовпець або один рядок з даними;  виконати команду в головному меню Вставка підменю Діаграма;  у вікні майстра діаграм вибрати тип діаграми Гістограма; вид Звичайна гістограма натиснути Далее;  у другому вікні майстра діаграм активізувати перемикач У рядках, якщо дані розташовані в одному стовпці, або перемикач У стовпцях, якщо дані розташовані в одному рядку;  Готово.

ПОБУДОВА І ВВЕДЕННЯ ФОРМУЛ. Перш за все, щоб уникнути подальшої плутанини ми хочемо дати деякі роз'яснення.Існують два поняття: формули і функції. Кожна функція - це певний оператор, який здійснює операції з аргументами (числами або текстами) або виконує будь-яку дію в залежності від типу і значення аргументів. В Excel є наступні класи функцій: фінансові (ППЛАТ - повертає величину виплат за 1 період річної рети);

дати і часу (СЕГОДНЯ () - повертає поточну системну дату)

; математичні (ABS () - повертає модуль величини)

;статистичні (ДІСП () - повертає дисперсію вибірки);

посилань і масивів (АДРЕСА () - повертає посилання у вигляді тексту);

бази даних;

текстові (ДЛСТР () - довжину рядка в символах)

 логічні (ЯКЩО, І, АБО ...);

функції перевірки властивостей і значень (ЕПУСТО

.Функція виконується тільки тоді (це не стосується елементар ¬ них обчислень типу 3 + 4), коли існують її аргументи. Сово ¬ купность функцій є формулою. Якщо при виконанні функ ¬ цій, а вони виконуються при наявності значень аргументів, наприкінці виходить конкретний результат, то в цьому випадку ми маємо справу з формулою. Нагадаємо основні правила роботи з формулами в Excel: Кожна формула починається зі знака рівності.

Формула може складатися з однієї або декількох ¬ ких функцій

Після кожної функції є список аргумен ¬ тів, обмежений круглими дужками.

Зазвичай функцій необхідні аргументи; функції без аргументів мають просто круглі дужки без про ¬ білого між ними. Всі аргументи функцій розділяються крапкою з комою

.Посилання на інші клітинки дозволяє використовувати ¬ вать значення, які в них зберігаються, в обчислювальному ¬ пах.

Адреси клітинок (ВЗ або RCI5) і т.д.) можуть бути об'єктом обчислень точно так само, як і числа.

Символи +,-,* та / використовуються для позначення основних арифметичних операцій.

 Символи

> та <визначають ставлення величин між собою, наприклад, у функції IF.Можливі також і інші оператори відносини> = (більше або дорівнює), <= (менше або дорівнює), <> (не дорівнює) і = (дорівнює). Всяка текстова інформація повинна бути за ¬ ключа в лапки.

В формулах пропуски не допускаються (за исклю ¬ чением текстової інформації)

Можна вводити функції, використовуючи різні способи: з по ¬ міццю ручного введення, через список функцій, шляхом вказівки обла ¬ сті аргументів та інші. При введенні формул з клавіатури використовуйте тільки малі літери при вводі імен функцій. Excel автоматично пре ¬ врата їх в прописні. Таким чином, ви відразу зможете проконт ¬ роліровать, чи правильно ви ввели функції. Аналогічно вводите малими буквами адреси осередків; після введення вони також

PowerPoint – приложение для подготовки презентаций, слайды которых выносятся на суд общественности в виде распечатанных графических материалов или посредством демонстрации электронного слайд-фильма. Создав или импортировав содержание доклада, вы сможете быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем.

Упражнение 1. Создание презентации

В основе любой презентации лежит набор слайдов, на которых размещаются текст, графики, рисунки. Электронные слайды подобны обычным фотографическим, но издаются гораздо проще. Программа PowerPoint сама запрашивает всю необходимую текстовую и числовую информацию, а также предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания. Сейчас мы воспользуемся одним из таких шаблонов.

Рис. 1.1. Окно диалога PowerPoint

Сразу после запуска PowerPoint появляется окно презентации с первым титульным слайдом; справа в области задач приложения видно окно Создание презентации, показанное на рис. 1.1. Оно позволяет выбрать способ создания документа. Первый раздел «Открыть» презентацию дает возможность открыть уже существующую презентацию. В разделе «Создание» перечислены возможные варианты создания новой презентации:

Новая презентация без какого-либо форматирования;

Презентация Из шаблона оформления;

Презентация Из мастера автосодержания с заранее заданной структурой содержания.

В этом же окне можно выбрать шаблон оформления в разделе Создание с помощью шаблона.

Если у вас уже есть тезисы презентации и нужно лишь разместить готовый текст на слайдах и оформить его надлежащим образом, выполните следующие шаги:

Щелкните на пункте Общие шаблоны.

Откроется окно диалога Шаблоны, показанное на рис. 1.2. На вкладке Шаблоны оформления вы увидите список доступных шаблонов оформления слайдов. Другие вкладки этого окна открывают доступ к иным способам создания презентаций, о которых мы поговорим позже. Щелкните по очереди на значках каждого из шаблонов, чтобы в расположенном справа поле просмотра увидеть примеры оформления презентации.

Рис. 1.2. Окно диалога Шаблоны (Templates)

Дважды, щелкните на значке шаблона Вершина горы. Шаблон будет применен к слайду в окне презентации.

Рис. 1.3. Титульный слайд в обычном режиме просмотра

В поле презентации окажется титульный слайд в режиме структуры с примененным к нему выбранным шаблоном, а в области задач появится окно Разметка слайда с набором стандартных авторазметок. Поместив указатель мыши на одном из образцов, вы увидите всплывающую подсказку, характеризующую образец, и треугольник справа от него, скрывающий раскрывающийся список с набором возможных команд.

Щелкните в поле с надписью Заголовок слайда и введите заголовок презентации. В нашем примере это будет текст «План развития».

Чтобы добавить к основному названию небольшое пояснение, щелкните на поле Подзаголовок слайда и введите подзаголовок Отдел информационных технологий. На рис. 1.3 показан сформированный титульный слайд в окне презентации PowerPoint.

Сохраните презентацию в своей папке под именем «План». Любой файл PowerPoint содержит всю презентацию целиком, поэтому не нужно беспокоиться о том, что при демонстрации некоторые слайды могут пропасть.

Упражнение 2. Обычный режим просмотра

PowerPoint позволяет создавать презентации с очень большим количеством слайдов. Чтобы управлять этим огромным объемом ин4юрмации, программа предлагает несколько режимов просмотра:

Обычный – вариант просмотра, объединяющий режимы слайдов, структуры и заметок;

Сортировщик слайдов – режим, демонстрирующий миниатюры всех слайдов, равномерно расположенные в окне просмотра;

Слайды – режим, в котором удобно конструировать и корректировать отдельные слайды;

Структура – режим, отображающий текстовое содержание презентации и предназначенный для ввода и редактирования текста;

Страницы заметок – режим, предназначенный для создания заметок, которые помогают докладчику ориентироваться в материале во время ведения презентации.

Рис. 1.4. Кнопки выбора режима просмотра

Переключение из одного режима в другой для первых двух режимов, а также запуск просмотра слайдов осуществляется простым щелчком па одной из трех кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна презентации (рис. 1.4). Две кнопки вверху окна обычного режима позволяют переключаться между режимами слайдов и структуры. Переключиться на режим страниц заметок можно из меню Вид > Страницы заметок.

Попробуйте по очереди щелкнуть на указанных кнопках, наблюдая за презентацией в одном из режимов просмотра.

Щелкните на средней кнопке вверху окна презентации, чтобы вернуться в обычный режим.

В обычном режиме (см. рис. 1.3), который автоматически включается при создании пустой презентации или презентации на основе шаблона дизайна, окно документа поделено на три области: область слайда, поле структуры и область заметок. Первая из них всегда содержит общий вид текущего слайда. Расположенная слева область структуры презентации является уменьшенной копией режима структуры. В правой нижней части окна презентации находится область заметок. Сюда можно ввести пояснительный текст, который не появляется на самом слайде, но который можно вывести на экран в режиме заметок или, готовя заметки докладчика, распечатать рядом с соответствующим слайдом.

Соотношение размеров областей обычного режима просмотра можно изменить. Для этого поместите указатель мыши на границу между областями, чтобы значок указателя сменился на двунаправленную стрелку, нажмите кнопку мыши и перетащите линию границы. Подобрав нужный размер, отпустите кнопку мыши.

В обычном режиме, как и в большинстве других режимов просмотра, в окне PowerPoint присутствуют три панели инструментов. Вверху расположена панель Стандартная. Ее инструменты выполняют операции открытия и сохранения презентаций, копирования и вставки содержимого, добавления слайдов и объектов. Под ней находится панель инструментов Форматирование. Она позволяет изменять шрифт и начертание выделенного текста, форматировать абзацы и списки, настраивать эффекты анимации. О панели инструментов Рисование, расположенной в нижней части окна, мы поговорим на следующем занятии.

Упражнение 3. Добавление нового слайда

Сформировав титульный слайд, можно перейти к добавлению других слайдов.

Найдите на панели инструментов Форматирование кнопку «Создать слайд».

Щелкните на кнопке Создать слайд. В окне презентации появится незаполненный второй слайд.

В области задач в окне Разметка слайда, показанном на рис. 1.6, PowerPoint предлагает 27 типов стандартных авторазметок, которые способны удовлетворить практически любые потребности разработчиков презентаций.

Авторазметка — это шаблон слайда с заранее размещенными стандартными объектами, такими как заголовок, маркированный список, диаграмма или рисунок.

Рис. 1.5. Окно Разметка слайда с набором авторазметок

После создания слайда на базе авторазметки вам остается лишь щелкать на место заполнителях этих объектов и вводить необходимую информацию.

Просмотрите имеющиеся авторазметки. Для этого воспользуйтесь полосой прокрутки, расположенной в правой части окна.