2. Подготовка и проведение деловой беседы
Деловая беседа - это форма вербального делового общения в области менеджмента и предпринимательства. Она представляет из себя целенаправленную, с заранее планируемым результатом коммуникацию, которая направлена на достижение определенных задач, служит решению производственных проблем, связана с необходимостью разработки альтернативных вариантов на основании полученной информации, позволяет выработать управленческое решение и реализовать его. В качестве примера деловых бесед могут служить: прием руководителем сотрудников по личным вопросам, собеседования при приемена работу и увольнении, разбор различного рода конфликтных ситуаций и деловые переговоры при заключении хозяйственных договоров.
Преимущества деловой беседы как формы взаимной коммуникации заключается в ее многофункциональности
Функции деловой беседы
Название |
Характеристики |
1. аналитическая |
Дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом выработанных замыслов, целей, особенностей партнеров и в интересах взаимоприемлемого, понятного и убедительного мнения, точки зрения. |
2. дифференцированная |
Разнообразные подходы к учету и оценке объективных и субъективных факторов в решении проблемы по разным критериям управления |
3. интергративная |
Сознание общности участников беседы как основного фактора в формировании успешной коммуникации за счет коллегиального обсуждения |
4. коммуникативная |
Быстрота реагирования на высказывания собеседника, способствующая достижению поставленных целей с помощью пояснений, поправок, повторов и т.д. |
5. образовательная |
Повышение компетенции руководителя за счет возражений, критических оценок, предложений и мнений партнера по беседе |
6. процессуальная |
Ощущение собственной значимости в решении обсуждаемых проблем на основе заранее составленного алгоритма деловой беседы |
7. практическая |
Получение в результате беседы конкретных результатов (договор, соглашение, анкета, протокол и др.) |
Целесообразно соблюдать алгоритм (этапы) организации деловой беседы
Предварительное ознакомление с проблемой
и собеседником по документам
Начало беседы, изучение собеседника,
желание расположить к себе
Обмен информацией, изложение проблемы
Документальное оформление деловой
беседы (протокол, соглашение, договор)
Уточнение факторов, событий и доводов
собеседника
Аргументация альтернативных вариантов
решения, доводы «за» и «против»
Разработка приемлемого варианта решения
проблемы
Согласование вариантов решения и
выслушивание доводов собеседника
Принятие решения и доведение до
собеседника
Контроль исполнения решения в ходе
деловой беседы
Деловую беседу часто приходится вести с людьми, различающимися по возрасту, должностному положению в организации, психологическому типу и другим характеристикам.
Залогом успешного проведения беседы является компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно и эффективно решить проблему обеих сторон.
В начале беседы нужно оценить психологическое состояние собеседника и с учетом его выбрать тон беседы. На этом этапе надо дать возможность собеседнику высказаться. Следует учитывать, что разные люди ведут себя в беседе неодинаково: некоторые идут на прием уже в состоянии стресса; другие могут оказаться слишком разговорчивыми, стараются придать простой мысли при изложении вопроса запутанную форму, искажают факты в выгодном для себя свете; третьи из-за неумения изложить вопрос и неуверенности в себе разговаривают бестактно, проявляют излишние эмоции либо отчаянно жестикулируют; четвертые идут напролом, рассчитывая на уступчивость или недостаточную компетентность руководителя.
При работе руководителя с подчиненными нередко возникают конфликтные ситуации, которые целесообразно разрешать. Любому руководителю приходится в своей практике сталкиваться с ситуация
Тон деловой беседы со стороны руководителя должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа или констатации невозможности решить проблему. Обычно это вызывает обратную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Даже если ответ по сути отрицательный, руководитель обязан подвести собеседника к этому выводу тактично, убедительно и аргументировано показать невозможность принятия положительного решения. Собеседник должен быть уверен, что руководитель сделал все возможное, но в данном случае вопрос не может быть положительно решен. Если решение все же возможно на другом уровне, нужно подсказать собеседнику, куда надо обращаться и что для этого сделать.
Смотреть собеседнику нужно прямо в глаза, стараться не перебивать, не заниматься посторонними делами, не отвлекаться на телефонные звонки. Однако если собеседник излишне взволнован, телефонная пауза поможет ему успокоиться и собраться с мыслями. Не следует резко критиковать мнение собеседника, поскольку оно может быть близко к истине. для замечаний по существу дела нужно выбрать необидную форму и подходящий момент. Если собеседник проявляет самомнение, склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, необходимо набраться терпения, не перебивать его, заражая агрессией. Важно помнить, что спор увеличивает трудности в понимании. Хотя противостоять нападкам, почти не защищаясь, достаточно трудно. Следует проявить выдержку и уступить, часто это себя оправдывает. В подходящий момент можно дать понять собеседнику, что он ведет себя несправедливо и некорректно.
Нежелательно в беседе употреблять слишком сухие формулировки, а тем более высокомерные фразы, пользоваться слухами, домыслами, конфиденциальными данными. Аргументация должна быть не только правильной по существу, но и по возможности точной. Не нужно делать вид, что вы знаете больше, чем можете сказать. Простота, деловитость общения - залог успеха.
При изложении собеседником своего вопроса необходимо быть предельно внимательным, чтобы потом не приходилось уточнять все уже сказанное. Можно лишь вставлять по ходу обсуждения (изложения) поощрительные замечания типа: «понимаю», «это интересно» «хорошая идея» и т.п. При желании уточнить что-то в удобный момент нужно задать вопрос или повторить последние слова собеседника; чтобы подчеркнуть внимание и интерес к разговору. Эти приемы повышают результативность беседы.
Если трудно завершить беседу, даже когда все вопросы рассмотрены, и принять какие-либо решения, руководителю позволительно с выражением искреннего сожаления указать собеседнику на свою занятость и необходимость заняться другими вопросами (прием, переговоры, подпись документов, обход подразделений и т.п.).
Успех в работе с людьми для предпринимателя и менеджера во многом определяется владением чувством такта, вежливостью, добропорядочностью, чувством собственного достоинства. Это важнейшие этические требования в повседневных деловых контактах с партнерами, клиентами, подчиненными.
Следует анализировать результаты каждой беседы. В случае недовольства результатом делового разговора можно про верить себя с помощью теста-самоконтроля «Эффективность деловой беседы».