Уведення даних

За допомогою MS Excel можливо обробляти наступні типи даних: текстову, числові, дату й час і формули.

Текст. Текстом є будь-яка послідовність, що складається із цифр, пробілів і нецифрових символів.

Уведений текст вирівнюється в осередку по лівому краї. Щоб змінити вирівнювання, потрібно вибрати групу Вирівнювання на вкладці Головна й змінити необхідні параметри.

Щоб розташувати текст в осередку в кілька рядків, потрібно встановити прапорець Переносити за словами на вкладці Вирівнювання.

Числа. При уведенні чисел можна використати наступні символи: цифри від 0 до 9, знаки числа: - (мінус) і + (плюс), а також символ експоненти Е (е). Символ експоненти використається для уведення більших і малих чисел у науковому, або експонентному, форматі. Наприклад, число 0,0006 у такому форматі буде виглядати так: +6Е-04.

Числові дані можна вводити в різних формах:

• цілі числа (наприклад, 123, -698);

• десяткові дроби (наприклад, 13.344, -25.478);

• звичайні дроби (наприклад, 3/5, -4/7);

• в експонентному форматі (наприклад, 8Е+04).

Як тільки в осередок уводиться символ, що не є припустимим для числа, дані в осередку сприймаються як текст. Якщо значення осередку сприймається програмою як символьний або текстове, її вміст вирівнюється по лівому краї, а якщо воно утворить число, то по правому.

Дати й час. В MS Excel дати й час доби інтерпретуються як числа. Зовнішнє подання часу або дати на аркуші залежить від числового формату, призначеного осередку. При уведенні значень дати або часу відбувається їхнє автоматичне розпізнавання, і загальний формат осередку заміняється на убудований формат дати або часу. За замовчуванням значення дати й часу вирівнюються в осередку по правому краї. Якщо не відбувається автоматичного розпізнавання формату дати або часу, то уведені значення інтерпретуються як текст, що вирівнюється в осередку по лівому краї.

Щоб увести дату й час доби в ту саму осередок, як роздільник дати й часу використається пробіл.

Щоб увести час із використанням годинников-12-годинного формату, уведіть після значення часу відділені пробілом букви AM або РМ (А або Р). У противному випадку час буде інтерпретовано з використанням годинников-24-годинного формату.

Час доби й дати можна складати, віднімати й робити з ними інші обчислення.

Завершивши уведення даних, ви повинні зафіксувати їх в осередку кожним із трьох способів:

• нажавши клавішу Enter;

• клацнувши по кнопці з галочкою;

• клацнувши мишею по іншому осередку.

Для уведення нових або для виправлення старих данных ви можете просто почати їхній набір у поточному осередку. Осередок очищається, з'являється текстовий курсор й активізується рядок формул.

Формули. Формула - сукупність значень, посилань на інші осередки, іменованих об'єктів, функцій й операторів, що дозволяє одержати нове значення із уже наявних. Формула є основним засобом для розрахунків даних. За допомогою формул можна складати, множити й порівнювати дані, а також поєднувати значення. Формули можуть посилатися на осередки поточного аркуша, аркушів тієї ж або інших книг.

Синтаксисом формули задається послідовність обчислень. Формула повинна починатися зі знака рівності (=), за яким треба набір величин, що обчислюють. Результат обчислення відобразиться в осередку, у якій зазначена формула. У формулах використаються різні оператори. В MS Excel включено чотири види операторів: арифметичні, текстові, а також оператори порівняння й адресних операторів.

Копіювання й переміщення осередків. У редакторі Excel копіювання й переміщення даних здійснюється стандартним для Windows способом, що складається з наступних етапів:

• виділити одну або кілька осередків або частина вмісту осередку, тобто ту інформацію, яку потрібно копіювати.

• скопіювати (перемістити) виділений блок у буфер обміну, расположенны в групі команд Буфер обміну на вкладці Головна.

• підвести покажчик миші до того місця границі осередку або блоку осередків, де зображення покажчика миші змінюється з білого хрестика на білу стрілку;

• для копіювання: нажати клавішу Ctrl і ліву кнопку миші й, утримуючи їх у натиснутому положенні, перемістити осередку в потрібне місце таблиці. Для переміщення клавішу Ctrl натискати не треба;

• відпустити кнопку миші, а потім клавішу Ctrl.

При цьому всі наявні в області вставки дані будуть замінені новими.

Іноді досить зручно застосовувати до скопійованого в буфер обміну даним операції додавання, множення й т.п. У цих випадках використається команда Спеціальна вставка, викликувана з контекстного меню.

Вікно Спеціальна вставка дозволяє копіювати різні складні елементи:

• група Вставити визначає об'єкт копіювання;

• група Операція при необхідності призначає математичну операцію, яку можна застосувати до копируемым даних;

• опція Пропускати порожні осередки дозволяє не заміняти значення в області вставки, якщо копируемая область містить порожні осередки;

• опція Транспонувати служить для відображення зазначеної в області копіювання рядка в стовпець і відповідно стовпця копируемой області — у рядок (область вставки не повинна перекривати область копіювання). Увести ті самі дані в кілька осередків одночасно можна й без використання процедури копіювання.

При цьому осередки не обов'язково повинні бути суміжними. Для цього необхідно виконати наведені нижче дії:

• виділити ті осередки, у яких потрібно розмістити однакові дані;

• увести необхідну інформацію;

• нажати сполучення клавіш Ctrl+Enter.

У результаті всі виділені осередки будуть містити однакове значення.

Якщо потрібно заповнити осередку однаковими даними, можна скористатися клавішею Ctrl. Для цього необхідно реалізувати наступні дії:

• увести значення в деякий осередок;

• нажати й утримувати клавішу Ctrl;

• захопити маркер заповнення лівою кнопкою миші й протягти по заповнюваних осередках.

У результаті осередку будуть заповнені копією тих значень, які були уведені в первісний осередок.

Формат даних. В Excel дані відображаються на екрані в певному форматі. За замовчуванням інформація, занесена в осередки таблиці, виводиться у форматі Загальний, котрий використається як для текстових, так і для числових значень.

Числа в Excel відображаються в таких категоріях форматів, як Числовий, Дата, Час, Експонентний, Фінансовий, Грошовий, Процентний і Дробовий. Якщо необхідно вводити числа без прив'язки до яких-небудь форматів, то в цьому випадку можна використати формат Загальний.

Заповнення осередків за допомогою рядів даних. В Excel розроблений механізм уведення рядів даних, тобто значень, що відрізняються друг від друга на фіксований крок, причому дані не обов'язково повинні бути числовими.

Як ряд даних можна використати дні тижня й місяці. Наприклад, якщо потрібно відобразити тільки непарні дні тижня, досить увести перші два значення, потім виділити ці два осередки й перетягнути маркер заповнення далі ще через два осередки. У результаті Excel автоматично заповнить осередку.

Ряд даних може бути побудований й іншим способом, якщо буде зазначений крок побудови у двох осередках. Для цього буде потрібно зробити наступне:

• увести вручну два перших члени майбутнього ряду;

• виділити обидві осередки;

• установивши покажчик миші на чорний квадрат у правому нижньому куті виділеної області, продовжити виділення до потрібної області.

При цьому способі два перші осередки, значення яких були задані вручну, визначають крок ряду даних.

Створення користувальницького списку. Списки призначені для полегшення уведення послідовних наборів даних, які розміщаються в суміжних осередках рядка або стовпця. Це може бути перелік відділів організації, дні тижня, місяці й ін.

Для того щоб переглянути убудовані списки даних, а також створити власний список, варто активізувати меню кнопки Office і скористатися кнопкою Параметри Excel, що перебуває внизу вікна. У результаті буде відкрите однойменне вікно настроювання параметрів, у якому треба скористатися кнопкою Змінити списки категорії Основні, що приведе до виклику вікна Списки.

Існують два варіанти створення користувальницького списку:

• безпосереднє уведення елементів списку в діалоговому вікні;

• імпорт існуючого списку.

У першому випадку необхідно вибрати елемент Новий список у поле Списки, потім перейти в поле Елементи списку й увести по черзі елементи списку, натискаючи після уведення кожного запису клавішу Enter. Коли список буде уведений повністю, варто нажати кнопку Додати, після чого він відобразиться в поле Списки.

Другий спосіб припускає, що елементи списку вже втримуються в певному діапазоні осередків аркуша. Щоб додати такий список, необхідно в поле Імпорт списку з осередків указати діапазон зі списком, якщо він не був попередньо їм діловий, і нажати кнопку Імпорт.

Щоб видалити непотрібний список, його варто виділити в поле Списки й нажати кнопку Видалити.

Для зміни користувальницького списку потрібно вибрати його в поле Списки, потім у поле Елементи списку внести необхідні зміни й нажати кнопку Додати.

Формат осередку. У редакторі Excel представлені широкі можливості по форматуванню вмісту осередку. Із цією метою використаються вкладки діалогового вікна Формат осередків. Щоб установити формат однієї або декількох осередків, спочатку необхідно їх виділити, після чого звернутися до групи команд Осередку вкладки Головна й виконати команду Формат/Формат осередків.

Вкладка Число. Перша вкладка вікна Формат осередку, що дозволяє вибрати необхідний числовий формат (мал. 5.2). Дану вкладку можна відкрити, скориставшись кнопкою Відобразити вкладку в групі команд Число на вкладці Головна.

У зазначеній групі розташовані кілька команд, за допомогою яких можна управляти форматом осередку. Так, за допомогою списку, що розкривається, розташованого у верхній частині, відображається формат поточного осередку аркуша (за замовчуванням - Загальний). Крім того, є можливість вибрати формат вручну, розкривши цей список. Крім поля списку форматів у групі розміщені кнопки:

• Финансовый числовий формат. Служить для застосування фінансового числового формату. У меню, що випадає, можна вибрати позначення валюти, що буде відображатися в осередку;

• Процентний формат. Призначений для відображення значення осередку в процентному форматі;

• Формат з роздільниками. Уводить роздільник (відступ) розрядності при відображенні значення осередку;

• Збільшити розрядність. Служить для збільшення кількості знаків після коми;

• Зменшити розрядність. Служить для зменшення кількості знаків після коми.

Вкладка Вирівнювання. Дана вкладка (мал. 5.3) включає кілька розділів, тим або іншим способом, що впливають на розташування вмісту виділеного осередку (або декількох осередків).

У розділі Вирівнювання перебувають параметри, що визначають тип вирівнювання тексту в осередку, зокрема по правому або лівому краї (по горизонталі), по нижній або верхній границі (по вертикалі) або по центрі (як по горизонталі, так і по вертикалі).

Для керування орієнтацією тексту в осередку необхідно скористатися розділом Орієнтація. Він дозволяє розташувати текст в осередку в напрямку знизу нагору або зверху вниз. Крім того, можна також задати кут повороту тексту в осередку, для чого треба мишею перетягнути слово Напис у розділі Орієнтація таким чином, щоб вона розташувалася в потрібному напрямку. Також можна скористатися регулятором градусів, установивши з його допомогою необхідне значення.

У розділі Відображення є наступні прапорці:

• переносити за словами - установлює режим переносу слів на новий рядок в осередку. Якщо слово не міститься в осередку, тобто досягає її правої границі, то воно переноситься на новий рядок цього осередку. Регулювання кількості рядків в осередку здійснюється зміною її ширини й довжини вмісту;

• автоподбор ширини - визначає для осередку такий режим, при якому видимий розмір тексту зменшується так, щоб він розмістився в один рядок (тобто розмір підбирається залежно від ширини стовпця). Це настроювання не впливає на щирий розмір шрифту, що залишається без змін;

• об'єднання осередків — виконує (або скасовує) операцію об'єднання виділених осередків в одну. При цьому вміст об'єднаного осередку вирівнюється по центрі в горизонтальному напрямку. Об'єднання осередків звичайно використається при створенні напису по центрі декількох стовпців. Якщо в осередках перебували дані, то вони пропадуть, за винятком лівого верхнього осередку виділеного діапазону, уміст якої збережеться. На вкладці Головна є група команд Вирівнювання, за допомогою яких можна виконати дію по вирівнюванню даних в осередку, не заходячи у вікно Формат осередків. Призначення кнопок у групі команд Вирівнювання:

• По верхньому краї — вирівнює дані в осередку по верхньому краї.

• Вирівняти по середині — вирівнює дані в осередку по центрі.

• По нижньому краї — вирівнює дані в осередку по нижньому краї.

• Орієнтація — виконує поворот тексту в осередку на обраний з меню, що випадає, кут.

• Объединить і помістити в центрі — використається для швидкого об'єднання виділених осередків. Забрати об'єднання можна, повторно нажавши цю кнопку або відключивши опцію Об'єднання осередків.

• Перенос тексту — включає режим переносу тексту в осередку.

• Зменшити (збільшити) відступ — виконує зменшення (збільшення) поля між даними й текстом осередку.

Вкладка Шрифт (мал. 5.4). На цій вкладці є опції, що надають можливість задавати тип і розмір шрифту, накреслення, кольори й різноманітні ефекти, які є такими ж, як й у редакторі Word.

На вкладці стрічки Головна також є група команд Шрифт, що майже повністю ідентичний такій же групі команд у редакторі Word.

Вкладка Границя. Форматування осередків припускає вибір рамок, що обрамляють, тому що при печатці таблиць на папері рамки є зовсім необхідним атрибутом їхнього зовнішнього вигляду. При відсутності рамок їхня роль у вікні редактора можуть виконувати лінії сітки таблиці (за замовчуванням сітка не друкується).

ВкладкаГраниця (мал. 5.5) дозволяє встановлювати границі, для яких можуть бути задані кольори або типи ліній.

Установку ліній для осередку (або діапазону осередків) можна виконати в такий спосіб:

• вибрати необхідний тип і кольори лінії (розділ Лінія, опції Тип лінії й Кольори);

• у розділах Всі й Окремі натисканням кнопок установити необхідне сполучення зовнішніх і внутрішніх ліній (опція Немає дозволяє видалити всі границі). Вкладка Заливання. За допомогою параметрів даної вкладки можна встановлювати кольори заливання для обраного осередку, а також тип візерунка, що при цьому буде використатися.

Вкладка Захист. Опції цієї вкладки дозволяють установити захист осередку від змін, а також вибрати режим,

при якому в рядку формул не відображається формула, уведена у форматируемую осередок.