III вопрос. Документооборот по учету личного состава, труда и его платы.

Первичным участком учета труда является работа по учету личного состава, использованию рабочего времени по категориям работников и видам производств и по учету выработки при сдельной форме оплаты труда.

Учет личного состава работников ведется отделом кадров или другим лицом на это уполномоченным. Учету подлежат все работники, независимо от выполняемой работы и занимаемой должности. В составе информации отдела кадров содержаться сведения: о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, перевод с одной должности, квалификации на другую, о предоставлении отпуска и т.д.; о численности работников по категориям, профессиям, специальностям, видам производств, участкам и другим подразделениям; об образовании, стаже работы, составе по полу, возрасту и т.д.

Указанные данные по каждому принятому работнику содержаться в личных карточках работника, которые ведутся в отделе кадров по установленной форме № Т-2.

Данная форма и все остальные формы, которые мы будем рассматривать, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 29.12.00г. № 136 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Прием на работу и все последующие перемещения по службе формируются приказами по организации, которые являются первичными документами – носителями информации например:

Т- 1 – Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Т-5 – Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

Т- 8 – Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.

С принятым на работу работником, как мы уже отмечали в первом вопросе, заключается Трудовой договор (контракт) форма № ТД-1.

В приказе о приеме на работу указывается присвоенный работнику табельный номер. В дельнейшем он записывается во всех документах по начислению заработной платы, учету рабочего времени и затрат труда. На каждого работника в бухгалтерии заполняется расчетная книжка. На руководящих работников и служащих кроме карточек заполняется личные листки. Впервые поступившим на работу выписываются трудовые книжки. При наличии трудового стажа работник, поступивший на новое место работы, сдает в отдел кадров свою трудовую книжку, где обязательно указывается последнее место работы.

Важным участком работы является учет использования рабочего времени (явки на работу, простои, прогулы и т.д.). Учет использования рабочего времени ведется в табелях ф. № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» ф. № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени». Оба табеля необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате и получения данных об отработанном времени, а также составления статистической отчетности труда.

Табели открываются на весь расчетный период (месяц) или по организации в целом (небольшие предприятия), или по ее структурным подразделениям и категориям работающих.

Табель составляется табельщиком или мастером, или лицом, на это уполномоченным, и передается в рас­четный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для коррек­тировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осу­ществляется в табеле методом сплошной регистрации, т. е. отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т. д или регистрации только отчислений.

Табели составляются в одном экземпляре и после соответствующего оформления передаются в бухгалте­рию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о рабо­те в сверхурочное время и других отступлениях от нор­мальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выпол­нении государственных или общественных обязанностей и т.д.)

Контроль за своевременным началом и окончанием работы, использованием времени в течении рабочего дня осуществляют руководители производственных подразделений (мастера, начальники цехов, отделов, участков, смен), на которых возложен этот контроль.

Существуют следующие способы контроля:

карточный – с помощью контрольных часов;

жетонный – с применением табельных жетонов или марок;

пропускной – посредством сдачи рабочими и служащими и обратной выдачи им пропусков (сдают перед началом работы, получают по окончании работы);

рапортно-ведомственной – с использованием рапортов или табельных ведомостей от начальника;

с помощью контрольно-пропускных устройств.

Т.о. табельный учет необходим для начисления причитающейся работникам заработной платы. При повременной оплате труда, когда зарплата начисляется исходя из количества проработанного времени, действующей тарифной ставки и разряда работников, на основе табеля определяется число дней и часов работы, за которое оплачивается труд работника. При сдельной системе оплаты труда по данным табельного учета определяется доля каждого рабочего в общем заработке бригады.

Сдельный заработок бригады распределяется между ее членами пропорционально отработанному каждым из них времени с учетом тарифных разрядов рабочих.

Сумма начисленного сдельного заработка определяется нарядом. Наряд может быть индивидуальный (ф.Т-40), если работа выполняется одним работником, а если работа выполняется бригадой, то бригадным (коллективным)(ф. Т-41). В этом случае наряд на оборотной стороне содержит дополнительные данные о составе бригады, отработанном ею времени, объеме выполненных работ, квалификации членов бригады.

В зависимости от характера производства, системы организации и оплаты труда, способа контроля качества продукции могут также применяться:

• маршрутный лист – ф. № Т-23;

• рапорт о выработке – ф. № Т- 22 и др.

На предприятиях с массовым характером производства рабочие обычно выполняют однородные технологические операции, которые за ними закреплены. В этих случаях учет выработки и заработной платы ведут в накопительных ведомостях за смену или за месяц.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ, табеля вместе со всеми дополнительными документами (актами о браке, простоях, листками на доплату и др.) передаются в бухгалтерию.

Работники бухгалтерии:

1. проверяют внешнее оформление документов, нормы и расценки, шифры. При обнаружении ошибок и небрежном оформлении – документы возвращаются для переоформления;

2. производят таксировку;

3. распределяют заработок между членами бригады;

4. проставляют корреспонденцию счетов с указанием субсчетов и статей затрат.

Затраты на оплату труда группируются по участкам (цехам), объектам, видам производств и хозяйств.

Для определения суммы заработной платы каждому работнику по всем видам начислений и удержаний из заработной платы рекомендуется применять лицевые счета ф.№ Т-54, который открывается и ведется на каждого работающего (табельный номер).

Это основной документ аналитиче­ского характера, в котором за каждый месяц в отдель­ности регистрируются все сведения о суммах начислен­ной заработной платы по ее видам, поощрений, компен­саций, удержаний и вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лице­вом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняет­ся на основании первичных документов по заработной плате, в нем фиксируется количество отработанных ча­сов, дней и прочие справочные данные, которые слу­жат впоследствии для различных расчетов, обеспечи­вая им достоверность.

Кроме того, на основании Инструкции ГНС от 29.06.95г. № 35 на каждого работника заводится и ведется Налоговая карточка физических лиц (ф. № 1 – НДФЛ) и Справка о доходах физического лица за 2001г. (ф. № 2 НДФЛ). Формы этих документов утверждены Приказом МФ РФ от 1.11.00г. № БГ – 3 - 08 /379 «Об утверждении форм отчетности по налогам на доходы физических лиц».

Данные первичных бухгалтерских документов по начислению зарплаты или лицевого счета являются основанием для заполнения следующих регистров аналитического учета по расчетам с работниками:

- расчетно-платежной ведомости ф.№ Т-49, по которой не только определяется сумма начисленной заработной платы и необходимые удержания, но и производится выплата заработной платы;

• расчетной ведомости ф.№ Т-51, в которой содержаться все расчеты по определению суммы заработной платы, подлежащей выплате работникам. Выплата же заработной платы производится по платежной ведомости ф.№ Т-53.

Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

Вывод по III вопросу.

В работе бухгалтерии значительное место занимает учет личного состава, использования рабочего времени и выработки. От организации правильного документооборота по учету труда и заработной платы зависит психологическая обстановка в коллективе и отношение работающих к работникам бухгалтерии, своевременное и правильное начисление заработной платы и составление отчетности.

Заключение.

Процесс любой хозяйственной деятельности, особенно процесс производства, связан не только с затратами овеществленного труда, но и живого труда, величина которого измеряется количеством отработанных человеко-часов. Отсюда вытекает необходимость исчисления размера оплаты труда каждому работнику по всем основаниям и отнесения затрат по оплате труда на издержки производства (обращения).

На самоподготовке Вам необходимо изучить вопросы лекции, используя конспекты лекции, руководящие документы и учебники.

Следующее занятие – занятие № 2 будет посвящено изучению «Синтетического и аналитического учета расчетов по оплате труда» (лекция). Изучение темы № 10 позволить Вам лучше разобраться с темой № 12 «учет издержек производства», т.к. Вам необходимо различать затраты, включаемые в фонд заработной платы и затраты на оплату труда, относимые на издержки производства и обращения. Если в первое входят все суммы оплат труда независимого от того, относятся они на издержки производства и обращения основного и вспомогательных производств, на затраты обслуживающих производств и хозяйств и т.д., то ко вторым относят только ту часть затрат на оплату труда, которую включают в себестоимость продукции ( работ, услуг) и издержки обращения.

Ответить на вопросы курсантов и проверить выборочно конспекты некоторых курсантов.

Разработчик доцент кафедры № 11 В.Черепанов