2. Організація автоматизованого обліку праці та її оплати

Задачі з обліку праці та її оплати в умовах автоматизованого оброблення даних групуються в такі комплекси:

• облік відпрацьованого часу та неявок на роботу;

• облік і контроль виробітку та заробітної плати робітників-відрядників;

• облік і нарахування погодинної та інших видів оплати;

• розрахунки різних видів утримань із заробітної плати;

• аналітичний облік за працівниками (за видами нарахувань і утримань);

• складання зведень розподілу заробітної плати за відповідними групувальними ознаками;

• формування зведених регістрів;

• розрахунок з оподатковуваної бази з фонду оплати праці;

• облік депонованої заробітної плати.

Як уже зазначалось у попередніх темах, для ведення автоматизованого обліку використовуються як вітчизняні, так і зарубіжні програмні розробки.

Інформаційна база передбачає формування та використання такої нормативно-довідкової інформації, як: довідник особових рахунків; класифікатори професій; довідник цехів, відділів, бригад; довідник видів оплат, довідник норм часу та розцінок.

Первинними документами є: табель обліку робочого часу, надяди на відрядну роботу (типові та індивідуальні форми), список осіб, які працюють понад норму, відомість на виплату премій робітникам-відрядникам. На основі таких уведених документів по кожному робітнику-відряднику розраховуються суми та нормований час у цілому за місяць.

У результаті оброблення даних одержують таку вихідну інформацію:

• бригадні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для контролю та формування контрольних підсумків;

• індивідуальні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для формування даних про робітників-відрядників, які працюють індивідуально;

• табель (час фактичний, коефіцієнт трудової участі, відсоток премії, час нормований, сума, сума премії) містить дані по кожному табельному номеру в розрізі основних видів оплат;

• відомість нарахованої зарплати робітників-відрядникам (за табельними номерами та видами оплат) формує дані у файл нарахувань для програмного комплексу з обліку праці та її оплати;

• відомість нарахованої заробітної плати робітником-відрядникам (за категоріями та професіями) нагромаджує дані для формування „Звіту про виконання норм виробітку робітників-відрядників”;

• відомість нарахованої заробітної плати робітникам-відрядникам (за шифрами виробничих витрат) (шифри виробничих витрат, види оплат, час нормований, сума) формує дані для програмного комплексу з обліку праці та її оплати для складання зведених відомостей розподілу нарахованої заробітної плати за шифрами виробничих витрат.

Автоматизований облік оплати праці та зарплати в 1С:Бухгалтерії поділяється на дві підсистеми: кадровий облік і облік розрахунків з працівниками за заробітною платою.

На багатьох підприємствах на бухгалтера часом покладають багато додаткових обов'язків, серед яких і ведення кадрового обліку. У конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.2»  документообіг роз­ділів кадрового обліку та обліку оплати праці пов'язані: кадрові дані є підґрунтям обліку оплати праці.   В таблиці 1 наведено документи, якими оформляються у програмі основні кадрові операції:

Таблиця 1

Кадрові операції в програмі «1С:Бухгалтерія 8.2»

Операція	Документ «1С:Бухгалтерський облік для України 8.2»
Реєстрація нових працівників	«Прийом на роботу в організацію»—призначений для налаштування ведення обліку розрахунків із заробітної плати
Переведення працівника до іншого підрозділу, зміна посади, зміна табельного номера, зміна розміру нарахування зарплати	«Кадрове переміщення організацій»—призначений для налаштування або зміни настройок ведення обліку розрахунків із заробітної плати
Відрядження працівників	«Відрядження організацій»— використовується для друкування бланка посвідчення про відрядження
Звільнення з організації	«Звільнення з організацій»— реєструє звільнення працівників та припиняє щодо працівника розрахунки по заробітній платі

 

Підсистема Розрахунки з працівниками за заробітною платою дозволяє автоматично нараховувати працівникам зарплату за годинною тарифною ставкою та здійснювати індексацію. Нарахування ведуться за відпрацьованим часом, зазначеним безпосередньо в документах. Алгоритм виплати зарплати дозволяє оформляти перерахування на банківські рахунки та здійснювати виплату через касу.

При обліку операцій із нарахування і виплати зарплати застосовують:

- довідники: „Організації”, „Підрозділи організацій”, „Посади організацій”, „Фізичні особи”, „Співробітники організації”, „Податки”, „Види доходів ПДФО”, „Види свят” і „Види оплат організацій”;

- регістри розрахунків: „Нарахування організацій”, „Утримання організацій”, „Внески до фондів” та „Відображення зарплати організацій”;

- регістри відомостей: „Відображення внесків до регл. обліку”, „Відображення внесків на ФОП у регл. обліку”, „Шкала ставок податків”, „Відомості про межі податків”, „Ставки ПДФО”, „Розміри пільг ПДФО”, „Індекси інфляції”, „Мінімальна оплата праці”, „Неоподаткований мінімум”, „Прожиткові мінімуми”, „Свята” і „Відомості про інвалідність фізичної особи”;

- регістри накопичення: „Взаєморозрахунки з працівниками організацій”, „Взаєморозрахунки за внесками в фонди”.

Оформлення операцій з нарахування та виплати заробітної плати

До оформлення нарахування заробітної плати необхідно провести документ „Введення відомостей про планові нарахування працівників” (меню „Зарплата” – „Помічник по обліку зарплати”). Цей документ дозволяє реєструвати необхідність нарахування, зміни або припинення постійних доплат і надбавок. Він не формує проводок у бухгалтерському обліку, але разом з документами „Наказ про зарахування” та „Кадрове переміщення” формує рух по регістру відомостей „Планові нарахування працівникам організації”. На підставі цих даних надалі заповнюватиметься документ „Нарахування зарплати працівникам організації”.

Нарахування зарплати

Документ „Нарахування зарплати працівникам організації” є основним документом щодо нарахування зарплати, розрахунків внесків, ПДФО, внесків до ФОП та формування проводок. За допомогою кнопки „Заповнити і розрахувати” автоматично нараховується зарплата працівникам організації згідно з плановими показниками. Можна заповнювати й розраховувати кожну табличну частину окремо. Інформація для заповнення „Норма за місяць: днів (годин)” береться з регістру відомостей „Регламентований виробничий календар”.

Після розрахунку можна перевірити в розрахунковому листку результати щодо вибраного працівника. Після проведення документ формує проводки.

Зарплата до виплати (підготовка до виплати зарплати працівникам через банк, касу)

Документ „Зарплата до виплати організації” не формує проводок у бухгалтерському обліку. Проводки буде сформовано в подальшому документами, уведеними на підставі документа „Зарплата до виплати організації”, а саме „Платіжним дорученням вихідним” або „Видатковим касовим ордером”.

Заповнюється документ кнопкою „Заповнити – За характером виплати”.

Після проведення за допомогою кнопки „Відомість” формується друкована форма, а за допомогою кнопки „Друк” можна роздрукувати різні види друкарських форм.

Оформлення виплати зарплати

На підставі документа „Зарплата до виплати організації” вводяться документи видачі зарплати. Якщо виплата здійснюється через банк, послідовність заповнення документів має бути такою:

1. Уведення відомостей про банківські картки працівників здійснюється документом „Введення відомостей про банківські карточки працівників” (меню „Зарплата” – „Виплата зарплати через банк”). Документ дозволяє реєструвати параметри банківських карток (банк, номер картки й дату, до якої картка дійсна). Проводки документ не формує. Його призначено для того, щоб ввести інформацію про те, через який банк працівником отримуються кошти.

2. Кнопкою „На підставі” документа „Зарплата до виплати організації” вводиться документ „Платіжне доручення вихідне”. Після проведення документ сформує в бухгалтерському обліку проводки.

3. Третім кроком буде перерахування податків та внесків до фондів. Для автоматичного перерахування податків та внесків з виплати зарплати можна скористатися обробкою „Формування платіжних документів по внесках у фонди” (документ „Зарплата до виплати організації” – кнопка „Перейти”).

При виплаті зарплати через касу необхідно на підставі документа „Зарплата до виплати організації” ввести документ „Видатковий касовий ордер” з видом операції „Виплата заробітної плати по відомостях”. Документ сформує бухгалтерські проводки.

Основна звітність за розділом „Облік зарплати”

1. „Оборотно-сальдова відомість по рахунку” – зазначається рахунок 661 „Розрахунки по заробітній платі. Звіт використовується для отримання залишків та оборотів по вибраному рахунку.

2. Звіт „Аналіз рахунка” – у настройках слід зазначити рахунок 661 „Розрахунки по заробітній платі”. Звіт виводить початкове та кінцеве сальдо на рахунку обліку, а також обороти в кореспонденції з рахунками.

3. „Розрахункові листки” (меню „Зарплата” – „Розрахункові листки”).

4. „Структура заборгованості організації” – звіт надає можливість отримати інформацію про зміну накопиченої заборгованості перед працівниками організацій за вказаний у звіті період.

5. „Аналіз витрат на оплату праці” – звіт призначено для отримання відомостей про оплату праці та відрахування на соціальні потреби.

6. „Типова форма П6” – звіт формує типову форму № П-6 „Розрахунково-платіжна відомість” щодо кожного працівника.

7. „Типова форма П7” – звіт формує типову форму № П-7 „Розрахунково-платіжна відомість” щодо всіх працівників.

8. „Розрахункова відомість” - звіт формує початковий залишок, обороти за всіма видами розрахунку та кінцеве сальдо в розрізі працівників та підрозділів. За допомогою сортування у ньому можна виділити пенсіонерів та інвалідів.

9. „Зведення відрахувань у фонди” – звіт формує в розрізі працівників підрозділів та періодів відрахування до фондів.