Тема 3.6. Етикет службового листування.

Практичне заняття – 2 год.

Самостійна робота – 2 год.

Перелік проблемних питань, що становлять сутність теми:

1. Службове листування як форма ділового спілкування.

2. Класифікаційні ознаки службових листів.

3. Реквізити службових листів, особливості їх оформлення.

4. Вимоги до службових листів.

5. Етикетні формули ділового листування.

6. Укладання, мовне та технічне оформлення листів різних типів.

6.1. Інформативні листи.

6.2. Супровідний лист.

6.3. Гарантійний лист.

6.4. Лист-запрошення.

6.5. Листи-звернення громадян.

6.6. Лист-прохання.

6.7. Лист-відмова.

6.8. Лист-нагадування.

6.9. Лист-попередження.

6.10. Лист-претензія.

6.11. Рекомендаційний лист.

6.12. Лист-подяка.

6.13. Лист-вітання.

Терміни до теми: інформативний лист, супровідний лист, гарантійний лист, лист-прохання, лист-відмова, лист-попередження, лист нагадування, лист-претензія.

Методичні рекомендації

Готуючись до практичного заняття курсантам необхідно засвоїти теоретичні питання, що становлять сутність теми. Передусім, з’ясувати поняття тексту та його особливості.

Відтак, т е к с т – основний елемент службового документа, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету написаного, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Слід ознайомитися із загальними вимогами, що ставляться до текстів документів. Насамперед треба пам’ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якої-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю й логічністю фактів чи аргументів, які наводяться. Форму-лювання службового документа мають бути бездоганні в юридичному відношенні.

Найважливішими вимогами до тексту є: достовірність та об’єктивність, максимальна стислість при повноті інформації, точність, яка вилучає можливість подвійного сприйняття тексту.

При читанні документа велике значення має послідовність інформації, чітке вирізнення її основних частин, тобто структура тексту.

Під структурою тексту розуміємо сукупність текстових компонентів, розміщених в певній послідовності.

Текст документа може складатись з трьох, логічно пов»язаних між собою частин: вступу, основної частини (доказу) і закінчення.

У вступній частині зазначається причина написання документа.

В основній – викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування.

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ, пропо-зиція, згода, відмова, прохання тощо.

Здебільшого текст документа складається з двох смислових частин: у першій викладаються причини, підстави чи мета укладання документа, у другій – висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Інколи складають документи тільки з кінцевої частини, наприклад, листи і заяви з проханням без мотивування, накази з однією розпорядчою частиною. Наприклад:

Прошу прийняти мене на посаду … з 1 вересня 2012 року

чи

Звільнити:

Іващука Бориса Васильовича, молодшого наукового співробітника, 10 жовтня 2012 року за власним бажанням.

Для кращого сприйняття документа його текст ділиться на абзаци – найпростіші компоненти тексту, які складаються з однієї чи кількох фраз (речень) і характеризуються єдністю і закінченням змісту. Як правило, абзац містить не більше двох – трьох речень. Із абзацу починається кожна нова думка. Це допомагає поміркувати над змістом документа, зробити невеликі паузи при його читанні.

Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Текст повинен викладатися від третьої особи:

Ректорат академії порушує питання про заохочення студентів, які брали участь у заходах до …

Від першої особи пишуться рапорти, заяви, автобіографії, накази, пояснювальні записки.

2. Уживати стійкі (стандартизовані) словосполучення типу: відповідно до…, у зв’язку з…, з метою…, як виняток…

3. Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома…, Відповідно до попередньої домовленості…, У порядку обміну досвідом…тощо.

4. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи певні обставини…, розглянувши питання…, порушивши справу…, вступивши до вищого навчального закладу…тощо.

5. Надавати перевагу простим реченням. Уживати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний, вельмишановний, пане, добродію.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на наступну сторінку не можна переносити тільки підпис. На сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано: а) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; б) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; в) переносити слово на межі сторінок, треба перенести це слово на нову сторінку.

Вправи

Тексти для перекладу