Тема 3.4. Особливості укладання довідково-інформаційних документів

Практичне заняття – 4 год.

Самостійна робота – 2 год.

Перелік проблемних питань, що виносяться на обговорення:

1. Загальна характеристика довідково-інформаційних документів.

2. Довідка як інформаційний документ. Типи довідок.

3. Доповідна і пояснювальна записки.

4. Телеграма. Телефонограма.

5. Оголошення.

6. Протокол як довідково-інформаційний документ.

7. Витяг з протоколу, особливості його оформлення.

8. Звіт. Типи звітів.

Терміни до теми: довідка, протокол, витяг із протоколу, доповідна записка, пояснювальна записка, акт, звіт, план роботи, службовий лист.

Методичні рекомендації

Навчально-методичною метою практичного заняття є з’ясування функцій, сфери використання та класифікаційних ознак довідково-інформаційних документів, що має забезпечити усвідомлення курсантами норм їх правового, мовного і технічного оформлення.

Курсанти повинні навчитися укладати довідково-інформаційні документи: грамотно оформляти реквізити та поєднувати їх у структурі документа, дотримуючись правових, мовних і технічних норм.

Готуючись до відповіді на друге питання, курсанти повинні проаналізувати особливості укладання довідок різних типів, оформляти бланки довідок відповідно до чинних юридичних та мовних норм.

Відповідаючи на третє питання, необхідно дати визначення поняттям “доповідна записка”, “пояснювальна записка”, охарактеризувати різні типи цих документів, навчитися їх укладати.

Аналізуючи телеграму як довідково-інформаційний документ, курсантам потрібно звернути увагу не лише на техніку її укладання, а й на етичні норми оформлення, особливості позначення в ній цифрової та словесної інформації. Характеризуючи телефонограму, доречно буде описати правила її передавання і фіксування.

Відповідь на п’яте питання повинна містити визначення оголошення як довідково-інформаційного документа, інформацію про типи оголошень (організаційне, рекламне) і особливості їх мовного та технічного оформлення.

Упродовж заняття курсанти повинні навчитися укладати протоколи, витяги з протоколів та звіти, які є найпоширенішими довідково-інформаційними документами.

Характеризуючи протокол як довідково-інформаційний документ, курсанти повинні звернути увагу на підготовку документів, які супроводжують протокол, на типи протоколів та особливості їх фіксації та оформлення.

Завданням заняття є засвоєння правил укладання звітів різних типів, дотримуючись норм сучасної української мови. Курсанти повинні запам’ятати якомога більше мовних формул, уживаних у текстах звітів, уміти характеризувати текст звіту за типами мовлення, визначати оптимальні варіанти узгодження компонентів тексту в документі.

Обов’язковою умовою якісної підготовки до практичного заняття є повторення лексичних, граматичних, орфографічних та пунктуаційних норм, необхідних для кваліфікованого укладання довідково-інформаційних документів.

Вправи

Завдання 1. З’ясуйте, зміст яких понять розкривають запропоновані визначення:

1. Науковий або публіцистичний твір невеликого розміру в збірнику, журналі, газеті; він є результатом мисленнєвого процесу, в якому поєднуються аналіз, структурування, формулювання та висловлення думок.

2. Коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо, в якій зосереджується увага на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета.

3. Службовий лист, якого пишуть для підтведження певних умов, зобов’язань; здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи.

Завдання 2. Продовжіть речення:

1. Протокол - це...

2. У протоколі фіксують... протокол підписують... протокол веде...

3. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

4. Витяг з протоколу - це...

5) Резолюція - це...

Завдання 3. Прочитайте документ, відредагуйте, запишіть правильний варіант.

Будівельно-монтажне управління №1

Головному інженеру Ігнатенко С.Ф.

Доповідна записка.

Від 25.06.01. м.Київ