Використання проміжних підсумків для аналізу даних в базі

В Excel реалізована операція автоматичного групування і підведення проміжих підсумків та відображення електронної таблиці в режимі структури. Ця операція використовується в тих випадках, коли необхідно виконати групування даних за якоюсь ознакою і визначити підсумкові показники в цілому по кожній групі.

Наприклад, по квартальним даним необхідно виконати розрахунок підсумкових фінансових показників за рік по кожному підприємству. В цьому випадку признаком групування буде код підприємства, тобто кожна група буде складатися із записів із одним і тим же кодом підприємства.

Технологія виконання операції підведення підсумків

1. Упорядкувати базу даних по стовпцю, для якого необхідно підвести проміжні підсумки (Код підприємства).

2. Встановити курсор у будь-яку комірку таблиці і виконати команду Итоги з пункту меню Данные.

3. У списку При каждом изменении в вибрати поле, по якому необхідно ви­конати групування і підвести підсумки. Це повинно бути поле Код підприємства.

4. У списку Операция вибрати функцію, необхідну для підведення підсумків. Для розрахунку річних показників це є функція Сумма.

Для розрахунку проміжних підсумків можливо використовувати наступ­ні операції :

Операція	Результат
Сумма	Сума чисел. Ця операція використовується по умовчен-ню для підведення підсумків по числовим полям.
Количество значений	Кількість записів або рядків даних. Ця операція викорис-товується по умовченню для підведення підсумків по нечисловим полям.
Среднее	Середнє чисел.
Максимум	Максимальне число.
Минимум	Мінімальне число.
Произведение	Произведение чисел.
Количество чисел	Кількість записів або строк, які місеять числа.
Несмещенное отклонение	Незміщена оцінка среднього квадратичного відхилення генеральної сукупності вибіркових даних.
Смещенное отклонение	Зміщена оцінка среднього квадратичного відхилення генеральної сукупності вибіркових данних.
Несмещенная дисперсия	Незміщена оцінка дисперсії генеральної сукупності вибіркових даних.
Смещенная дисперсия	Зміщена оцінка дисперсії генеральної сукупності вибіркових даних.

5. У списку Добавить итоги вибрати поля, по значенням яких необхідно підвести підсумки.

6. Закрити діалогове вікно кнопкою ОК. Система автоматично виконає групування даних, розрахунок підсумків і відобразить результат у режимі структури.

Панель Cтруктура та її об’єкти

Структура дає змогу керувати відображенням даних у робочому листі. Призначення кнопок панелі Структура наступне:

	Кнопка		Призначення
			відобразити тільки загальний підсумок;
			відобразити тільки проміжні і загальний підсумки;
			відобразити усі рівні деталізації;
			приховати один із рівнів деталізації;
			відобразити один із рівнів деталізації.

Редагування параметрів проміжних підсумків

1. Встановити курсор у будь-яку комірку таблиці, яка містить проміжні підсумки.

2. Виконати команду Итоги в меню Данные.

3. Внести зміни у необхідному параметрі (Операція або Добавить итоги).

4. Включити контрольний блок Заменить текущие итоги і закрити діалогове вікно кнопкою ОК.

Видалення проміжних підсумків

1. Встановити курсор у будь-яку комірку таблиці, яка містить проміжні підсумки.

2. Виконати команду Итоги в меню Данные.

3. Натиснути кнопку Убрать все.

Контрольні питання

1. Що вкладено в поняття “база даних”(“список”) в MS Excel?

2. Які умови забезпечують формування електронної таблиці як бази даних?

3. З яких об’єктів складається база даних?

4. Які операції обробки та аналізу баз даних реалізовані в MS Excel?

5. Які типи упорядкування даних підтримує MS Excel?

6. Що вкладено в поняття “складний ключ упорядкування даних”?

7. Які правила упорядкування даних забезпечує MS Excel?

8. Що таке “спеціальний порядок упорядкування даних”, який дозволяє використовувати MS Excel?

9. Що таке "ключ упорядкування даних”?

10. Які команди меню Данные забеспечуть упорядкування даних в базі?

11. Що вкладенно в поняття “Фільтри”, “Фільтрація даних“ в MS Excel?

12. За допомогою яких типів фільтрів можна реалізувати фільтрацію даних в базах даних MS Excel?

13. В чому особливість використання автофільтрів? Які типи автофільтрів реалізовані в MS Excel?

14. В чому особливість використання розширенних фільтрів? Які типи розширенних фільтрів реалізовані в MS Excel?

15. Для чого призначені форми в MS Excel?

16. Як виконати фльтрацію даних з використання умови фльтрації у вигляді формульного виразу?

17. Для чого призначена команда “Итоги” пункту меню “Данные”?

18. Які умови повинні бути виконані для підведення підсумків в таблиці бази даних MS Excel?

19. Для ччого призначена панель “Структура”? Cклад об’єктів та особливості їх використання?

20. Як виконати редагування параметрів проміжних підсумків в базах даних MS Excel?

21. Як видалити проміжні підсумки в базах даних MS Excel?

107