Voprosy

База даних в Excel має здатність забезпечити певний порядок записів. Однак під час заповнення бази новими записами складно зберігати встановлений порядок. При введенні нового запису Excel під'єднує його в кінець бази даних. Якщо всі записи впорядковано за певною ознакою, цей порядок може бути зручним для користувача. Гнучкість упорядкування записів в Excel забезпечується командою Сортувати.Існують два типи впорядкування: порядок зростання, коли текст розташовується в алфавітному порядку (від А до Z), а числа - від найменшого до найбільшого; порядок спадання, що протилежний алфавітному порядку і порядку нумерації (тобто від Z до А і від найбільшого до найменшого).Для того, щоб відсортувати записи в базі даних Excel, виконують такі дії: установлють табличний курсор на будь-яке ім'я поля бази даних; вибирають команду Данные/Сортировка. При цьому Excel автоматично відмічає всі записи бази і відкриває діалогове вікно Сортировка диапазона, в яке слід внести ключі сортування і типи упорядкування. Після активації кнопки OK Excel відсортує записи. Якщо помилково було вибрано не ті ключі сортування або використаний не той порядок сортування, слід скористатися командою Правка/Отменить Сортировка. Іноді потрібно вивести на екран лише записи бази даних певного змісту. Результат досягається фільтрацією даних. Для виконання фільтрації треба: табличний курсор попередньо встановити в одне з полів бази даних і вибрати команду Данные/ Фильтр/ Автофильтр, при цьому поряд з полями бази створюються вікна, що відкриваються; відкрити вікно поля для фільтрації; зі списку, що відкрився, вибрати значення фільтра . У результаті фільтрації Excel виведе на екран тільки записи, що відповідають поставленим умовам.

34) Технологія роботи з функціями Excel. Excel містить понад 400 вбудованих функцій. Для роботи з функціями існує спеціальна панель інструментів Функции, а також для швидкого виклику на панелі Главная існує кнопка( Автосумма), а в рядку формул f(x) . Функції розбиті на декілька категорій: текстові, математичні, фінансові, логічні, статистичні та інші. Функція має ім’я та список аргументів, які записуються у круглих дужках. Аргументами можуть бути числа, текст, адреси комірок, посилання на діапазон комірок, знаки дій. Кількість аргументів залежить від функції. Бувають функції без аргументів, наприклад: Сегодня ().  . Вибір функції виконується за допомогою майстра функцій:  1.Встановити курсорну рамку в комірку, де має знаходитись результат.  . 2.На панелі Главная натиснути кнопку , або натиснути кнопку fx у рядку формул, або вибрати потрібну категорію і функцію в меню Функции.  . 3.На екрані відкриється діалогове вікно Мастер функций – шаг 1 из 2, в якому спочатку потрібно вибрати категорію функції, а потім конкретну функцію зі списку функцій даної категорії. Натиснути кнопку ОК . 4.З’явиться інше діалогове вікно, в якому потрібно вказати аргументи функції. До кожної функції внизу діалогового вікна написана довідкова інформація про призначення цієї функції. Якщо встановити курсор у рядок аргументів, у вікні з’являється інформація про цей аргумент. Встановити курсор у рядок аргументів і курсором миші виділити на робочому листі діапазон комірок. Натиснути ОК. Функції Сума, Мінімум, Максимум, Середнє використовуються в електронних таблицях часто, - тому для них на панелі інструментів Главная знаходиться спеціальна кнопка å (Автосуммирование). Якщо активізувати комірку та натиснути кнопку å, то з’явиться формула суми, яку можна модифікувати. 35) Формули посилання в Excel. Типи посилань. Адреса комірки у формулі називається посиланням. За допомогою посилань можна використовувати у формулі дані, що знаходяться в різних місцях робочого листа, а також використовувати значення однієї і тієї ж комірки в декількох формулах. В Excel можливі відносні, абсолютні та змішані посилання. Посилання, яке при копіюванні в інші комірки буде модифікуватись (змінюватись) відповідно новому розташуванню, є відносним. Наприклад, А1, В4, Р38 тощо. Абсолютним називається посилання, що не змінюється при виконанні операцій з комірками і листами. В абсолютних посиланнях перед назвою стовпця і номером рядка стоїть знак $.Наприклад, $А$1, $B$4, $Р$38 тощо. У змішаних посиланнях абсолютною є назва стовпця і відносною – назва рядка або навпаки (наприклад, $А1 та А$1). При виконанні операцій з комірками і листами модифікується тільки відносна частина посилань. Перехід між типами посилань (відносним, абсолютним та змішаним) здійснюється за допомогою натискання клавіші F4 в рядку формул, виділивши попередньо те посилання, яке потрібно перетворити. Можна і просто ввести символ $ з клавіатури. Можна здійснювати посилання на комірки, які знаходяться на іншому листі робочої книги. Можна також посилатися на комірки, що знаходяться в іншій робочій книзі або в іншому додатку. Посилання на комірки інших робочих книг називаються зовнішніми. Посилання на дані в інших додатках, називаються вилученими. Формули обчислюють значення в строгому порядку. Формула в Excel завжди починається зі знаку дорівнює (=) і обчислюється зліва направо у відповідності з пріоритетом кожного оператора у формулі. Якщо формула містить кілька операторів з однаковим пріоритетом, то вони виконуються зліва направо. Послідовність обчислень можна змінювати за допомогою встановлення круглих дужок.Порядок обчислень всередині дужок визначається пріоритетом операцій: 1) знаходження відсотків від числа ("%"); 2) піднесення до степеня ("^"); 3) множення і ділення ("*", "/"); 4) додавання та віднімання ("+", " - "). Як правило, формули не відображаються в комірках, де виводяться результати проведених обчислень. Щоб відобразити формулу, виділіть необхідну комірку. Формула з’явиться в рядку формул.

36) Вкладені функції Excel. Технологія створення і приклади вкладених функцій. Вкладені функції – це функції, аргументами яких можуть бути інші функції. Технологія створення: 1) За допомогою Майстра функцій вибрати першу функцію. 2) Встановити курсор у рядок аргументів цієї функції. 3) У вікні назви комірки розкрити список функцій 4) Вибрати другу функцію. У діалоговому вікні ввести аргументи для цієї другої функції 5) Натиснути ОК. Приклад: Необхідно визначити поточний рік. Розв’язання: Функція ГОД() визначає значення року від певної дати, а функція СЕГОДНЯ() визначає поточну дату. Тому для визначення поточного року необхідно записати: =ГОД(СЕГОДНЯ()). 37) Функція ЕСЛИ Excel: синтаксис функції та приклади її використання. Логічна функція ЕСЛИ перевіряє, чи виконується умова і повертає одне значення, якщо воно виконується, або інше значення, якщо ні. Синтаксис функції : ЕСЛИ(логічний вираз, значення – якщо ИСТИНА, значення – якщо ЛОЖЬ). Логическое выражение – будь-яке значення, чи вираз, яке приймаэ значенняя або ИСТИНА, або ЛОЖЬ. Значення Истина – значення, яке отримують за умови, якщо аргумент має значення ИСТИНА. Значення ЛОЖЬ – значення, яке повертається в «логическое выражение» має значення ЛОЖЬ. Приклад = ЕСЛИ (А1 > 30; [значение_если_истина] ; [значение_если_ложь]) - якщо в А1 число більше 30 , то А1 > 30 поверне ИСТИНА , а якщо менше, то ЛОЖЬ . 38) Функція СЦЕПИТЬ Excel: синтаксис функції та приклади її використання. Функцію СЦЕПИТЬ використовують для декількох елементів текста для того, щоб їх об’єднати. Синтаксис функції : СЦЕПИТЬ (текст1, текст2….). Текст 1, текст 2 – від 2 до 255 текстових елементів, які об’єднуються в один текстовий елемент. Текстовими елементами можуть бути текстові строки, числа або посилання на окремі комірки. Наприклад : =СЦЕПИТЬ("Популяция рек для ";A2;" ";A3;" ";A4;" на километр."). =СЦЕПИТЬ(В2;" ";C2). 39) Функція ПРАВСИМВ Excel: синтаксис функції та приклади її використання. Функція ПРАВСИМВ повертає перші знаки з тексту в порядку права на ліво в заданій кількості символів. Синтаксис: = ПРАВСИМВ(текст; [количество_знаков]) Визначення аргументів:  ТЕКСТ – текстова строка, що містить знаки, які потрібно виключити.  КОЛИЧЕСТВО_ЗНАКОВ- необов'язковий аргумент. Ціле число, яке вказує, яка кількість символів необхідно повернути з тексту. За замовчуванням приймає значення 1 Приклад використання: Формула: = ПРАВСИМВ ("довільний текст"; 5) - повернене значення «текст». 40) Функція ЛЕВСИМВ Excel: синтаксис функції та приклади її використання. Функція ЛЕВСИМВ повертає перші знаки з тексту в порядку зліва направо в заданій кількості символів. Синтаксис: = ЛЕВСИМВ(текст; [количество_знаков]) Визначення аргументів: ТЕКСТ – текстова строка, що містить знаки, які потрібно виключити.  КОЛИЧЕСТВО_ЗНАКОВ- необов'язковий аргумент. Ціле число, яке вказує, яка кількість символів необхідно повернути з тексту. За замовчуванням приймає значення 1. Приклад використання: Формула: = ЛЕВСИМВ ("Довільний текст"; 8) - повернене значення «Свавілля». 41) Функції роботи з базами даних , технологія їх використання. БИЗВЛЕЧЬ - визначення єдиного значення . БДСУММ - обчислення суми чисел. БСЧЕТ - визначення кількості не порожніх числових клітинок. ДСРЗНАЧ - обчислення середнього значення. БСЧЕТА - визначення кількості не порожніх текстових клітинок. ДМИН - визначення мінімального значення. ДМАКС - визначення максимального значення. 42) Функція БДСУММ Excel: синтаксис функції та приклади її використання. Функція БДСУММ підсумовує числа в полі (стовпці) записів списку або бази даних, які задовольняють заданим умовам. Синтаксис функції БДСУММ (база_данних; поле; умови) База_данних - обов'язковий аргумент. Діапазон комірок, що утворюють список або базу даних. База даних являє собою список пов'язаних даних, в якому рядки даних є записами, а стовпці - полями. Перший рядок списку містить заголовки всіх стовпців. Поле - обов'язковий аргумент. Стовпець, використовуваний функцією. Введіть текст із заголовком стовпця в подвійних лапках, наприклад "Вік" або "Урожай", або число (без лапок), що задає положення стовпця в списку: 1 - для першого стовпця, 2 - для другого і т. Д. Умови - обов'язковий аргумент. Діапазон комірок, який містить задаються умови. В якості аргументу "умови" можна використовувати будь-який діапазон, який містить хоча б один заголовок стовпчика і хоча б одну клітинку з умовою, розташовану під заголовком стовпця. Приклад, коли в нас є певна таблиця з даними =БДСУММ(A5:E11;"Доход";A1:F3) Общий доход от яблонь высотой 3–5 метров и всех грушевых деревьев (строки 7, 9 и 10).

43) Функція ДСРЗНАЧ Excel: синтаксис функції та приклади її використання. Функція СРЗНАЧ усереднює значення в поле (стовпці) записів списку або бази даних, що задовольняють заданим умовам. Синтаксис функції: ДСРЗНАЧ (база_данних; поле; умови) База_данних - інтервал осередків, що утворюють список або базу даних. База даних являє собою список пов'язаних даних, в якому рядки даних є записами, а стовпці - полями. Верхній рядок списку містить заголовки всіх стовпців. Поле - стовпець, використовуваний функцією. Введіть текст із заголовком стовпця в лапках, наприклад "Вік" або "Урожай", або число (без лапок), що задає положення стовпця в списку: 1 - для першого стовпця, 2 - для другого і т. Д. Умови - діапазон комірок, який містить задаються умови. В якості аргументу "умови" можна використовувати будь-який діапазон, який містить принаймні один заголовок стовпчика і принаймні одну клітинку з умовою, розташовану під заголовком стовпця. Приклад, коли в нас є певна таблиця нехай буде врожайність плодових дерев: =ДСРЗНАЧ(A4:E10;"Урожай";A1:B2) Средний урожай яблонь высотой более 3 метров.

44) Функція ДМИН Excel: синтаксис функції та приклади її використання.

Функція DMIN повертає найменше значення в полі записів у списку або базі даних, яке відповідає вказаним умовам. Синтаксис функції DMIN(база_даних;поле;умови) База даних  - діапазон клітинок, які утворюють список або базу даних. База даних – це список пов’язаних даних, у якому рядки пов’язаних відомостей є записами, а стовпці даних – полями. Перший рядок списку містить підписи для всіх стовпців. Поле : визначає, який стовпець використовуватиметься під час обчислення. Введіть підпис стовпця в подвійних лапках, наприклад "Вік" або "Урожай". Можна також ввести число (без лапок), яке відповідає номеру стовпця у списку: 1 – для першого стовпця, 2 – для другого тощо. Умови - діапазон клітинок, який містить указані умови. Можна вказувати будь-який діапазон для аргументу «Умови», якщо цей аргумент містить принаймні один підпис стовпця та принаймні одну клітинку під цим підписом, у якій указано умови для відповідного стовпця. Наприклад =DMIN(A5:E11; "Прибуток"; A1:F3)

45) Функція ДМАКС Excel: синтаксис функції та приклади її використання.

Функція DMAX повертає найбільше значення в полі записів у списку або базі даних, яке відповідає вказаним умовам. Синтаксис функції DMAX(база_даних;поле;умови) База даних  -  діапазон клітинок, які утворюють список або базу даних. База даних – це список пов’язаних даних, у якому рядки пов’язаних відомостей є записами, а стовпці даних – полями. Перший рядок списку містить підписи для всіх стовпців. Поле  : визначає, який стовпець використовуватиметься під час обчислення. Введіть підпис стовпця в подвійних лапках, наприклад "Вік" або "Урожай". Можна також ввести число (без лапок), яке відповідає номеру стовпця у списку: 1 – для першого стовпця, 2 – для другого тощо. Умови - діапазон клітинок, який містить указані умови. Можна вказувати будь-який діапазон для аргументу «Умови», якщо цей аргумент містить принаймні один підпис стовпця та принаймні одну клітинку під цим підписом, у якій указано умови для відповідного стовпця. Наприклад =DMAX(A5:E11; "Прибуток"; A1:F3)

46) Встановлення фільтрів на записи даних Excel. Автофільтр та розширений фільтр. Фільтрацією називається процес пошуку та відбору даних, які задовольняють визначеним критеріям. В меню «Данные» вікна Excel є два види фільтрів : 1) Автофільтр : викликається командою «Данные»/Фільтр/Автофільтр. 2) Розширений фільтр : Використовується при фільтрації даних БД по складному критерію, наприклад розрахунковому і викликається командою «Данные»/Фільтр/Розширений фільтр. При встановлені авто фільтру і спливаючого поля можна вибрати Фільтр за умовою точного спів падання або через вікно «Пользовательский автофільтр», який викликається вибором рядка «Условие» в спадаючому меню.

47) Використання шаблонів при виконанні авто фільтрів. При фільтруванні даних числового типу та типу Дата й час крім списку значень та поля Пошук, використовуються команди Фільтри чисел та Фільтри дат відповідно. Крім стандартних команд порівняння список команди Фільтри чисел містить спеціальні команди фільтрування за найбільшим або найменшим числами, а також за числами, більшими або меншими за середнє значення. Для того, щоб здійснити фільтрування за найбільшими або найменшими значеннями серед команд пункту Фільтри чисел потрібно вибрати команду Перші 10…. У діалоговому вікні Автофільтр для добору найкращої десятки потрібно:  у полі ліворуч вибрати пункт найбільших або найменших;  у полі посередині ввести число, що визначатиме необхідну кількість шуканих чисел;  у полі праворуч вибрати варіант елементів списку для того, щоб виконати фільтрування за числом або варіант % від кількості елементів для того, щоб виконати фільтрування за відсотками. Для того, щоб відфільтрувати за числами, більшими за середнє значення, необхідно вибрати команду Більше середнього пункту Фільтри чисел. Для того, щоб відфільтрувати за числами, меншими за середнє значення, необхідно вибрати команду Менше середнього пункт Фільтри чисел. Автофільтр дозволяє виводити на робочому аркуші не весь список, а лише ті записи, які відповідають встановленим умовам. Ця функція часто використовується при друці потрібних даних. Умови (критерії фільтрування) вибираються з випадного списку, який знаходиться на кожному полі після включення команди Автофільтрування. Умови можна накладати як на одне поле, так і на всі одразу. При цьому критерій, який накладається на якесь поле, може складатися з двох частин, об’єднаних логічними операціями И та ИЛИ. При об’єднанні умов за допомогою логічного „І” будуть виводитись записи, які задовольняють одночасно обидва критерії. Якщо ж умови об’єднані логічним „АЛЕ”, то будуть виводитись записи, які задовольняють хоча б один із критеріїв

48) Задання умов в таблиці критеріїв розширеного фільтру. При використанні розширеного фільтра критерії фільтрації за­даються на робочому листі. Перевага даного методу в тому, що користувач завжди має чітке уявлення про критерії відбору. Щоб використати розширений фільтр, потрібно задати початковий діапазон, діапазон критеріїв та місце де фільтрувати список.При записі критеріїв знак дорівнює не записують, бо тоді програма сприймає критерій як формулу. Кроки використання розширеного фільтра: 1 Викликати базу даних. 2 Сформувати та записати критерій у базу даних, причому критерій записується обов’язково над досліджуваною базою даних і між критерієм та базою даних повинен бути хоча б один порожній рядок. 3 Визначити координати комірок, в яких сформовано критерій. 4 Визначити комірки для виведення результатів пошуку. 5 Поставити курсор у довільну комірку бази даних. 6 Вибрати команду головного меню Данные→Фильтр→Расширенный фильтр. 7 Ввести необхідні дані: а) обробка: фильтровать список на Листе; скопировать результат в другое место; б) дані для пошуку: исходный диапазон; диапазон условий; поместить результат в диапазон. 8 Натиснути кнопку Ок.

49) Сортування даних в базах даних Excel. Розрахунки проміжних та підсумкових результатів. Сортування – це зміна положення даних у списку відповідно до значення або типу даних. Якщо виникає потреба розташувати в алфавітному порядку дані, поставити в порядку зростання, то для цього на панелі інструментів є кнопки, що означають сортування від А до Я, або від Я до A.Також можна використати команду меню Дані → Сортування. Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування Функці ИТОГИ дає Розрахунок проміжних та підсумкових результатів. Проміжні результати : - в полі «При каждом изменение» обираємо зі спливаючого списку поле по якому здійснюється групування записів. – в полі спливаючого вінка «Операція» обираємо тип операції. – в полі «Добавить итоги по…» вмикаємо індикатори полів підсумкового документу по яким будуть проведені розрахунки. – для відміни підсумків треба виділити інмасив та виконати команду «Убрать все» діалогового вікна «Проміжні підсумки».

50) Функція ИТОГИ Excel, її призначення та технологія використання. Функція ИТОГИ дає розрахунок проміжних та підсумкових результатів. Проміжні результати : - в полі «При каждом изменение» обираємо зі спливаючого списку поле по якому здійснюється групування записів. – в полі спливаючого вінка «Операція» обираємо тип операції. – в полі «Добавить итоги по…» вмикаємо індикатори полів підсумкового документу по яким будуть проведені розрахунки. – для відміни підсумків треба виділити інмасив та виконати команду «Убрать все» діалогового вікна «Проміжні підсумки».

51) Зведені таблиці, їх призначення та технологія створення. Зведена таблиця — це засіб Microsoft Excel, який дає змогу обчислювати підсумкові характеристики та водночас фільтрувати дані, розміщені в певному діапазоні.  Структура зведеної таблиці визначається макетом, що містить області Сторінка, Рядок, Стовпець і Дані. У кожній із цих областей розташовані заголовки стовпців діапазону вихідних даних.  Створюючи зведену таблицю або звіт зведеної діаграми, можна використовувати різні типи вихідних даних.  • Списки або бази даних Microsoft Excel  • Зовнішні джерела даних  • Декілька діапазонів консолідації  • Інший звіт зведеної таблиці  • Зміна вихідних даних існуючого звіту  Основні кроки при побудові зведених таблиць.  1.Обираємо команду «Дані – зведена таблиця». З’явиться вікно майстра.У першому вікні зазначаємо на основі яких даних будується таблиця  У другому вікні - робочий діапазон таблиці  У третьому вікні обираємо макет таблиці  У четвертому – місце розташування зведеної таблиці.  5.Методика побудови діаграм зведених таблиць.  Для того, щоб побудувати діаграму зведеної таблиці достатньо На вкладці «Анализ» обрати кнопку «Сводная диаграма». У вікні що з’явиться обрати тип діаграми, та натиснути Ок. Діаграма є інтерактивною.  6.процедура знищення зведених таблиць.  Для знищення зведеної таблиці необхідно на вкладці «Параметры» у групі «Действия» виконати команду «Выбор – все сводная таблица», та натиснути клавішу «DELETE», або «Действия – Очистить - Все».

52) Макроси в Excel, визначення та призначення. Макрос – іменована послідовність заданих користувачем команд і дій, що зберігається у формі програм мовою VBA. Основне призначення макросів – автоматизація роботи користувача. Крім цього, створений код макросу може служити основою для подальших розробок. При записі макросу запам’ятовуються всі дії дії користувача, які автоматично перетворюються на програмний код на мові VBA.

53) Запис простих макросів. Запис простих макросів : - Для роботи з макросами в додатку Excel є спеціальна панель. – Для виклику цієї панелі необхідно виконати послідовні команди : Сервис/Макрос/Начать запись. – Відкривається діалогове вікно «Запись макроса», за замовчуванням макросу присвоюється ім’я Макрос1. – Для кращого вивчення призначення макроса надаємо йому імя, що пояснює його ім’я. – В імені макросу першим символом повинна бути літера, не допускається використання пробілів. – В полі Описание надаємо відповідний опис макроса. – З’являється панель інструментів Visual Basic з кнопкою Остановить запись. – Тепер дії, які будуть виконуватися та записуватися доти, поки не натиснемо кнопку Остановить запись.