2. Низхідні і висхідні комунікації.
Низхідні організаційні комунікації являють собою потік інформації від вищих рівнів керівництва до нижчих. Невдачі і проблеми низхідних комунікацій часто пов’язані з неготовністю вищого менеджменту до ефективного спілкування. Для цього необхідне наступне:
Менеджерам необхідно розвивати позитивне ставлення до комунікацій.
Потрібно працювати над отриманням інформації, яка буде корисна співробітникам.
Треба свідомо планувати комунікації.
Керівники повинні завойовувати довіру, яка є важливою умовою для комунікацій.
Для скорочення часу на комунікації треба звернути увагу на задоволення 4-х комунікативних потреб працівників:
інструктування з приводу виконання робочих завдань;
зворотний зв’язок за результатами діяльності;
інформування (оперативні новини);
Соціальна підтримка (прагнення працівника до відчуття турботи, поваги з боку оточення, їх високі оцінки).
Висхідні комунікації у великих організаціях, що мають складну структуру, пов’язане з подоланням певних труднощів, таких як затримка, фільтрація, потреба у відповіді, спотворення і т.п.
Затримка, тобто повільне сходження інформації на високі рівні, виникає, коли менеджери не ризикують порушувати проблему, побоюючись негативної реакції керівництва. На кожному рівні інформація гальмується, оскільки менеджери намагаються самі розв’язати проблему.
Фільтрація – певна форма цензури знизу як природна схильність усіх працівників доводити до відома керівництва тільки те, що, як їм уявляється, хотів би знати начальник. Іноді фільтрація проводиться цілком на законних засадах, коли відсівається непотрібна, перенасичена технічними подробицями інформація.
Потреба у відповіді – оскільки висхідні комунікації ініціюються працівниками, вони потребують зворотного зв’язку. Оперативний відгук керівництва заохочує висхідні комунікації, і, навпаки, відсутність реакції зменшує їх.
Спотворення інформації – або свідомі зміни повідомлення таким чином, щоб воно сприяло досягненню чиїхось особистих цілей. Будь яке спотворення інформації ускладнює прийняття управлінського рішення.
3. Методика проведення бесіди.
Для досягнення найефективнішої цілі бесіди потрібно дотримуватися плану проведення бесіди та умовно розділити бесіду на кілько частин.
Початок бесіди. Часто бесіда може початися з фактичної інформації або якого-небудь твердження, наприклад: «Прибуток нашої фірми за остання 6 місяців зріс на 20 відсотків». Це висловлювання може спричинити розповідь про деталі, того як це було досягнуто.
Інший спосіб залучити до бесіди других людей – ставити їм питання. При цьому треба ставити питання, що мають на увазі розгорнуту доповідь. Наприклад, «Як ви думаєте з чим пов’язане зростання прибутку нашої організації?»
Ще один ефективний спосіб зав’язати бесіду – висловлювання з приводу навколишнього середовища і ситуації у формі, що спонукає людей висловити свою думку.
Продовження бесіди. Як що ви почали бесіду, то повинні не тільки підтримувати її, але й керувати її ходом. Більшість розмов нормально розвиваються завдяки певній послідовності питань, відповідей, коментарів, думок. Намагайтесь підтримувати бесіду відкритою, так щоб інші залучені в неї люди бачили, що вони можуть зробити свій внесок. Люди втрачають інтерес до бесіди, якщо вони відчувають, що їх думки ігнорують.
Закінчення бесіди. На певному етапі бесіда повинна бути закінчена. Наприкінці бесіди треба підвести підсумки та призначити час наступної зустрічі. Треба закінчувати розмову на позитивній ноті та в дружній манері. Як що цього не зробити, то в майбутньому буде складніше почати розмову.