Теоретична проблематика керування документаційними процесами як наукової дисципліни

Тлумачення поняття “керування документаційними процесами", подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше. Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією" маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами". Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням,передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність.

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління", “керування (управління) документацією" / “ / “керування документаційними процесами" стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження,

використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документо-

знавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

Теоретичні засади електронного врядування

Проблема запровадження в Україні елек­тронного документа та електронного доку­ментообігу стає все більш актуальною. Вона набуває значної політичної та економічної ваги у зв’язку з розширенням використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудові систем електронних платежів, електронної торгівлі тощо. При цьому, якщо у Цивільному кодек­сі (1963 року із наступними змінами, внесе­ними до нього) було багато обмежень щодо використання електронного документа, то новий Цивільний кодекс 2003 року дозво­лив широке застосування таких докумен­тів у цивільних правовідносинах. Значний поштовх цивільно-правовим відносинам із використанням цифрових технологій на­дало прийняття 2003 року законів України «Про електронний документ та електро­нний документообіг»10 і «Про електронний цифровий підпис»11, які визначають базові поняття та вимоги до оформлення елек­тронних документів, загальні засади орга­нізації електронного документообігу, дають визначення поняттям, ознакам, правовому статусу, складовим елементам цифрово­отримання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади. Усі інші дії з електронними документа­ми виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій із документами на папері, передбаченими інструкцією з діло­водства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

До нормативно-правових документів,які регламентують діяльність у цій сфері, на­лежать також:

• Порядок засвідчення наявності електронного документу (електро­нних даних) на певний момент часу13;

• Порядок застосування електро­нного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями дер­жавної форми власності14;

• Положення про центральний за­свідчувальний орган15 (ЦЗО), згідно з яким функції контролюючого органу ЦЗО здійснює спеціально уповнова­жений центральний орган виконав­чої влади у сфері криптографічного захисту інформації. Положення ви­значає порядок створення, функції та повноваження ЦЗО, а також осо­бливості роботи (скасування, бло­кування та поновлення) зі спеціаль­ними посиленими сертифікатами ключів;

• Порядок акредитації центру серти­фікації ключів16 (ЦСК), яка визначає, що ЦСК може бути юридична особа, незалежно від форми власності, або фізична особа, яка є суб’єктом під­приємницької діяльності, що надає послуги електронного цифрового підпису та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчуваль­ному органі або засвідчувальному центрі; визначає умови акредитації, права та обов’язки акредитованих ЦСК;

• Порядок застосування електро­нного цифрового підпису17, у якому визначено вимоги до застосування електронного цифрового підпису. Зокрема, органи влади застосовують електронний цифровий підпис лише за умови вико­ристання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинно бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитив­ним висновком за результа­тами державної експертизи у сфері криптографічного за­хисту інформації, отриманим на ці засоби від Адміністрації Держспецзв’язку, та наявнос­ті посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх пра­цівників-підписувачів. Останнім часом у податковій системі ак­тивно відбуваються процеси впровадження електронного цифрового підпису, зокрема, відповідно до Наказу Державної податкової адміністрації України «Про впровадження електронних документів, електронного до­кументообігу та електронного цифрового підпису в системі подання податкової звітності платниками податків».

Терміносистема керування документаційними процессами

ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ(згідно з ДСТУ 4423-1:2005) У цьому стандарті застосовано такі терміни та визначення понять.

Визначення понять інших термінів, ужитих у цьому стандарті, наведено в ISO 5127.3.1 доступ Право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації

3.2 відповідальністьПринцип, за яким особи, організації та спільноти відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій3.3 контроль строків виконання дій зі службовими документамиПроцес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійснювати таку діяльність

3.4 уповноважена архівна установаУстанова відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організацію доступу до них та знищення інших документів

3.5 класифікуванняСистематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представлених у системі класифікації3.7 конвертування

Процес зміни перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший

3.8 знищування Процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення

3.9 передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищуванняПевні процеси, пов’язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів,документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах3.10 документЗафіксована інформація або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця

3.11 індексуванняПроцес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або)

інформації3.12 метаданіДані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними про-

тягом певного часу3.13 переміщуванняПерехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися

3.14 забезпечення збереженостіПроцеси та операції, пов’язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі3.15 службові документиІнформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання основної діяльності3.16 керування документаційними процесамиГалузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням,прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі

свідчень та інформації про ділову діяльність

3.17 документаційна системаІнформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі3.18 реєструванняНадання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до

документаційної системи3.19 контрольСтворення, долучання та зберігання інформації про рух та використання службових документів3.20 передавання Зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами

3.21 передавання Переміщування службових документів з одного місця до іншого.

Управлінська інформація як об’єкт і суб’єкт управління

Управлінська інформація - це сукупність необхідних нових та інших сучасних та репрезентативних даних, які сприятимуть якісному вирішенню управлінських рішень та управлінської діяльності.

Інформація являє собою зв'язуючу основу процесу управління, оскільки вона сама містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об'єкт, який здійснюється видаванням управлінських команд розроблених на основі аналізу наявних інформаційних характеристик ситуації. Відсутність інформації не дозволяє керівникові здійснювати свідомі та аргументовані дії, оскільки вона служить вихідним матеріалом для теоретичної та практичної діяльності людини, розкриття механізму перетворення можливості в дійсність.

Одним із найважливіших інструментів управління в руках менеджера є інформація, яка знаходиться в його розпорядженні. Використовуючи, передаючи цю інформацію і отримуючи зворотній сигнал він організовує, мотивує та керує підлеглими. Багато залежить від його здатності передавати інформацію найефективнішим шляхом. Ефективність передачі буде вимірюватись адекватністю сприйняття даної інформації тими, кому вона адресувалась.

Суб'єктами можуть виступати окремі особи, групи, чи цілі організації. У першому випадку комунікація носить між особистісний характер і здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, відчуттів чи сприйняття, почуттів і відношення від одної особи до іншої усно чи в іншій формі (письмово, жестами, позою, тоном голосу, тощо), з метою отримання бажаної реакції. Комунікація - це складний процес, який характерний проходженням певних етапів та стадій, знання яких дозволить ефективніше керувати даним процесом.

Будь-яка управлінська інформація зазнає ряду операцій:

1. Передавання інформації - це переміщення її якимось каналом зв'язку від джерела до споживача, основним принципом якого є проходження її найкоротшим шляхом з мінімальними витратами часу і праці. Зворотні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.

2.     Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне виявлення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації. Її мета - надати інформації, зручного для використання вигляду.

3.     Обробка інформації - сукупність різних дій, здійснюваних над наявною інформацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

4.     Зберігання інформації полягає в передаванні її в часі забезпеченням незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використовуючи розглянуті класифікаційні ознаки.

5.     Оцінка інформації проводиться для виявлення її придатностів майбутньому використанні.

6.     Використання інформації характеризується доцільністю, оптимальністю та адекватністю, що призводить до ефективного вирішення питання.

7.     Знищення інформації проходить в випадку її застаріння чи забезпечення управління належала людині - працівнику апарату управління з його відносно обмеженими потенційними можливостями. Дальший шлях розвитку інформаційних систем полягає в комплексній, інтегрованій системі організації обробки даних, використанні комп'ютерних технологій.

Функції управлінських документів на різних стадіях їх життєвого циклу

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує кілька функцій, що і дозволяє йому задовольнити різні людські потреби. Серед функцій виділяють загальні та спеціальні.Загальні функціїдокумента: - Інформаційна: будь-який документ створюється для збереження інформації; - Соціальна: документ є соціально значущим об'єктом, оскільки породжена тій чи іншій соціальній потребою; - Комунікативна: документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури, зокрема між установами; - Культурна: документ - засіб закріплення та передачі культурнихтрадицій, етапів розвитку цивілізації. Так, наприклад, в науково-технічної документації знаходить відображення рівень наукового та технічного розвитку суспільства.Спеціальні функції документа: - Управлінська: документ є інструментом управління; цією функцієюнаділені так звані управлінські документи (планові, звітні, організаційно-розпорядчі документи тощо), спеціально створювані для цілей управління; -Правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин у суспільстві. Правову функцію виконують законодавчі та правові нормативні акти, а також документи, які отримують правову функцію тимчасово. Так, для використання в якості судового докази це може, бути будь-який документ; - Функція історичного джерела: документ виступає як джерело історичнихвідомостей пророзвиток суспільства[6]. Зазначені функції мають інтернаціональнийхарактері визначають основні правила складання та оформлення документів. Так, наприклад, юридична сила документа забезпечується комплексомреквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа. До них відносяться: найменування автора документа, адресата, підпис, дата, номер документа, гриф затвердження, друк та ін Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі становлять формуляр документа.



