Міжнародні стандарти електронного обміну даними

Електронний обмін даними — це міжкомп'ютерний обмін діловими, комерційними та фінансовими електронними документами, наприклад, замовленнями, платіжними інструкціями, контрактними пропозиціями, накладними, квитанціями.

Такий обмін даними забезпечує оперативну взаємодію торговельних партнерів на всіх етапах підготовки торговельної угоди, укладення контракту і реалізації постачання.

На етапі оплати контракту і переказу грошових коштів електронний обмін даними для комерційних цілей може взаємодіяти зі службою електронного обміну фінансовими документами. Така взаємодія створює для покупців (клієнтів) ефективне середовище під час виконання всіх торговельно-платіжних операцій, а саме:

он-лайн-перегляд каталогів торговельних пропозицій, товарів і послуг на ринку;

вибір в інтерактивному режимі потрібного товару/послуги, уточнення умов (вартості й термінів постачання, торговельних знижок, гарантійних і сервісних зобов'язань);

он-лайн-замовлення товару/послуги або запит контрактної пропозиції, погодження й укладення контракту;

оперативний контроль постачання товару;

одержання за допомогою електронної пошти супровідних документів (накладних, фактур, комплектуючих відомостей та ін.);

підтвердження завершення постачання товару/послуги, виставлення й оплата рахунків;

виконання банківсько-кредитних і платіжних операцій.

Виконуючи ці операції, користувачі служби електронного обміну даними мають використовувати відповідне телекомунікаційне обладнання, програмне забезпечення та канали зв'язку.

Історія виникнення і розвитку електронного обміну даними починається у 60-х роках, коли несумісність окремих фірмових технологій обробки комерційних даних не давала змоги інтегрувати їх в єдину систему, яка б забезпечила комплексну автоматизацію міжнародних торговельних операцій.

Так, якщо дві компанії використовують національні стандарти для подання електронних документів, то під час обміну інформацією їм буде потрібне подвійне перетворення форматів повідомлень.

Виходячи з наданого визначення інформаційних та інших послуг можна зробити висновок, що "електронна послуга" це будь-яка надана інформаційна або інша послуга, яка виникає в процесі інформаційної діяльності за допомогою ІКТ та охоплює усі сфери діяльності, а також являється одним з результатів діяльності державних службовців і обов'язково пов'язана з системою електронного уряду. Щодо складу електронних послуг, то вони визначаються залежно від завдання державного управління в електронному урядуванні.

Кабінет Міністрів схвалив Концепцію розвитку електронного урядування в Україні. Реалізація Концепції передбачена на період до 2015 р. та складається з трьох основних етапів. Ці етапи також відносяться і до розвитку і впровадження електронних послуг як невід'ємної складової е-урядування. На першому етапі (2011-2012) планується: розроблення необхідної нормативно- правової та нормативно-технічної бази, зокрема щодо надання адміністративних послуг в електронній формі, а також єдиних стандартів, протоколів і регламентів взаємодії суб’єктів електронного урядування, їхня гармонізація з міжнародними стандартами;

На другому етапі (2013–2014) планується: забезпечити організацію надання послуг в електронній формі в усіх сферах суспільного життя.

Наукові центри розвитку документознавства в Україні

Надання послуг з використанням електронної інформаційної системи

Згідно Порядку надання інформаційних та інших послуг з використанням електронної інформаційної системи "Електронний Уряд", що зареєстрований в Міністерстві юстиції від 19 листопада 2003 р. за N 1066/8387 • інформаційні та інші послуги (далі - інформаційні послуги) - це здійснення органами виконавчої влади у визначеній законом формі інформаційної діяльності з доведення інформаційної продукції в електронному вигляді до відома споживачів з метою задоволення їх інформаційних потреб у державних (адміністративних) послугах. При цьому "інші послуги" - це такі, що можуть з'явитись завдяки розвитку інформаційних технологій (застосування цифрового підпису, електронного документообігу та ін.). Виходячи з наданого визначення інформаційних та інших послуг можна зробити висновок, що "електронна послуга" це будь-яка надана інформаційна або інша послуга, яка виникає в процесі інформаційної діяльності за допомогою ІКТ та охоплює усі сфери діяльності, а також являється одним з результатів діяльності державних службовців і обов'язково пов'язана з системою електронного уряду. Щодо складу електронних послуг, то вони визначаються залежно від завдання державного управління в електронному урядуванні. Кабінет Міністрів схвалив Концепцію розвитку електронного урядування в Україні. Реалізація Концепції передбачена на період до 2015 р. та складається з трьох основних етапів. Ці етапи також відносяться і до розвитку і впровадження електронних послуг як невід'ємної складової е-урядування. На першому етапі (2011-2012) планується: розроблення необхідної нормативно- правової та нормативно-технічної бази, зокрема щодо надання адміністративних послуг в електронній формі, а також єдиних стандартів, протоколів і регламентів взаємодії суб’єктів електронного урядування, їхня гармонізація з міжнародними стандартами; створення єдиної загальнодержавної системи електронного документообігу та Національного реєстру електронних інформаційних ресурсів та веб-сайтів органів державної влади і органів місцевого самоврядування на усіх рівнях; забезпечення надання органами державної влади та органами місцевогосамоврядування послуг в електронній формі громадянам та суб’єктам господарювання з використанням Інтернету. На другому етапі (2013–2014) планується: забезпечити організацію надання послуг в електронній формі в усіх сферах суспільного життя; створення сприятливих умов для залучення громадських організацій до управління державними справами; освоєння технологій інтерактивної взаємодії органів державної влади та органів місцевого самоврядування з громадянами та суб’єктами господарювання; впровадження в діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування типових організаційно-технологічних рішень у сфері електронного урядування; забезпечення передавання електронних документів у державні архіви, музеї, бібліотеки, їх довгострокове зберігання, підтримка в актуалізованому стані та надання доступу до них. На третьому етапі (2014–2015) передбачається створити: об’єднані веб-портали органів виконавчої влади, призначені для проведення відповідних трансакцій; єдину інформаційно- телекомунікаційну інфраструктуру органів державної влади та органів місцевого самоврядування; спеціальні центри (пункти) надання послуг, центри обслуговування населення (кол-центри), веб- портали надання послуг; єдиний веб-портал електронного урядування як єдине місце доступу до всіх видів електронних послуг для громадян та суб’єктів господарювання з урахуванням потреб громадян і функціональних аспектів; національний депозитарій електронних інформаційних ресурсів.

Об’єкт і предмет керування документаційними процесами як наукової дисципліни

Основи роботи з інформаційними джерелами

Підготовка аналітичного документу неможлива без організації роботи по збору та обробці інформації. Інформація – це відомості про факти (події, особи, організації), які є основою для прийняття рішень щодо проведення адміністративно-організаційних, політичних та інших заходів, а також для підготовки різноманітних пропозицій і рекомендацій стратегічного та тактичного характеру.  Показово, що факт як такий практично не містить майже ніякої інформації, якщо його не розглядати разом з іншими фактами. Тільки об’єднавши різноманітні факти та виокремивши серед них найбільш відповідні проблеми, які розглядаються, можна отримати чітку картину того, що відбулося. Що стосується конкретно аналітичної інформації, то вона представляє собою відомості, отримані з перевірених, співвіднесених фактів, які викладені таким чином, щоб відповідати вирішенню конкретного завдання. Аналітична інформація поділяється на первинну та на вивідну (вторинну). Під первинною аналітичною інформацією маються на увазі відомості про окремі події, кількість та якість певних предметів, дії політичних акторів тощо. Вивідна аналітична інформація представляє собою результат аналізу та узагальнення первинних аналітичних даних. Вона дозволяє приймати зважене рішення суб’єкту будь-якої діяльності, орієнтуватися у конкретних моментах ситуації та прогнозувати подальший розвиток подій. Під час збору та обробки інформації необхідно враховувати, що достатньо часто у ЗМІ активно просувається дезінформація – публікація та популяризація спеціально розроблених зацікавленими особами неправдивих даних та документів під виглядом справжніх. Головна мета дезінформації – введення певних політичних сил, окремих політиків тощо в оману з приводу реального положення справ, спонукання їх до необдуманих або від початку невірних кроків (на основі неправдивої інформації).

Отримані з різних джерел інформації дані можуть стати корисними лише після того, як будуть піддані необхідному аналізу та максимально точному тлумаченню. Інформація, якою користується політичний аналітик під час своєї роботи повинна бути якісною. Якість інформації – це ступінь розвиненості характеристик інформації, що визначає її практичну придатність для дослідження.

Якість інформації залежить від наступних характеристик:

вірогідність;надійність;відносність;своєчасність;повнота;важливість. Інформація поділяється на відкриту та закриту. Відкрита інформація як правило отримана з джерел, доступ до яких для більшості громадян не обмежений законодавчими або іншими нормами. Закрита інформація представляє собою відомості, отримані за допомогою конфіденційних оцінок, особистісних знайомств тощо. 

Основні завдання і правила документування управлінської інформації

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій в процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передача, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів мають відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівництвом визначається конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджується її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання їх здійснюється відповідно до повноважень, визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Комітетом у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом організація видає такі розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:

1. Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

2. Здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компетенції;

3. Потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов 'язково:

■ з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов' язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;

■ з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у разі зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підсумках виконання планів;

■ з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;

■ з питань кадрової роботи, праці та інше

Робота з документами

Письмові документи - це не тільки важливе джерело інформації для менеджера, але й засоби інформування інших працівників підприємства та спосіб доведення до виконавців прийнятих рішень. Прочитання і аналіз документів, накладення резолюцій, віз, оцінка відповідності щодо правил документування адміністративних, планових, фінансових та інших рішень, підписання документів, листування вимагають від менеджера навичок роботи з ними: скорочитання, дотримання правил складання резолюцій, знання діловодства і застосування сучасних засобів організаційної техніки.

Під час підготовки документації менеджеру слід чітко викладати свої думки в документах, щоб їх неможливо було двояко тлумачити. Слід пам'ятати і про те, що багатослівність заважає сприйняттю документа.

Основні новітні тенденції розвитку класичного документознавства

Документозна́вство — наука про документ та документообіг; наукова дисципліна, яка досліджує процеси створення й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їхньої діяльності.

Наукова дисципліна під назвою «документознавство» з’явилася в Радянському Союзі в 60-ті роки минулого століття. Першопричиною її виникнення була необхідність історичного і теоретичного вивчення документів, які відкладалися в архівах після виконання свого безпосереднього призначення, тобто тієї мети, з якою вони створювалися. Визначення «документа» — безпосереднього об’єкта документознавства — показало, що це поняття трактується доволі широко, охоплюючи різноманітні твори людської думки. Але у визначенні предмета документознавства провідні вчені даної галузі прагнули показати реальні обмеження власних досліджень, зумовлені зв’язком документознавства з архівознавством і його кінцевою метою: дати характеристику документів, які потрапляють на зберігання в архіви. Оскільки такими були, переважно, документи діловодні або адміністративні, управлінські, то саме на їх вивчення і спрямовувалося документознавство. Є.О. Плешкевич називає дану версію документознавства «класичним документознавством» і загалом правильно описує еволюцію поглядів на його об’єкт і предмет. Справедливо відзначаючи прагнення «класичного документознавства» до широкого трактування документа як свого об’єкта, Є.О. Плешкевич пропонує звузити цей об’єкт до управлінського документа, підтверджуючи таким чином, що традиційне («класичне») документознавство було, є і має бути, переважно, управлінським документознавством. «Нова версія» документознавства (або «альтернативне документознавство») виникла на базі традиційного («класичного») документознавства, використовуючи широке трактування документа як свого об’єкта. Безумовно, підґрунтям для виникнення «альтернативного документознавства» було не тільки і не стільки «класичне документознавство», скільки наукова інформатика і документалістика 60-х—70-х років ХХ ст., соціальна інформатика і теорія соціальної інформаційної комунікації 70-х—90-х років ХХ ст. Глибші корені «нового» документознавства сягають теорії документації (або документології) початку ХХ ст. Уточнення об’єкта і предмета «нової версії» документознавства відбувається, переважно, протягом останніх десяти років (1997—2007) в публікаціях, присвячених викладанню цієї дисципліни. Як правило, визначення об’єкта і предмета документознавства пов’язується з уявленнями про структуру документознавства. Ідею щодо розширення об’єкта і предмета документознавства, трактованого як документологія, позитивно сприйняв і спробував прокоментувати М.С. Ларьков. На його думку, в межах документознавства-документології (яке він пропонує називати загальним документознавством) повинні розв’язуватися всі питання, що стосуються характеристики не тільки всіх видів документа і систем документування, але й будь-яких систем документації і комплексів документів, характеристики системи документних комунікацій і документних технологій, сукупності питань, що вивчаються такими комплексними дисциплінами, як архівознавство та книгознавство тощо. Як висновок, М.С. Ларьков вважає, «що предметна область документознавства охоплює доволі широкий спектр проблем, що вивчаються низкою дисциплін документознавчої орієнтації, які сформувалися в різні часи і розвиваються значною мірою самостійно».

Основні принципи інформаційної діяльності органів державного управління

Принципи державного управління — це закономірності, відносини, взаємозв'язки, керівні засади, на яких ґрунтуються його організація та здійснення і які можуть бути сформульовані в певні правила. Спеціальні принципи інформаційної діяльності органів державного управління таким чином є насамперед принципами інформування – вихідними положеннями, що стосуються процесу використання інформації.

До спеціальних принципів інформаційної діяльності органів державного управління відносимо: принцип науковості інформації; принцип своєчасності інформування; принцип змістової несуперечності інформування; принцип адаптованості інформування; принцип достатності інформування; принцип формалізації інформування; принцип документованості інформування.

Принцип науковості інформації. Передбачає: врахування об’єктивних вимог соціальних, політичних та економічних законів та закономірностей розвитку суспільства; накопичення знань та визначення тенденцій розвитку об’єкта управління; присутність повних, достовірних та науково оброблених масивів інформаційних даних; наявність спеціальних знань, освіти та кваліфікації у особи, яка приймає рішення.

Принцип своєчасності інформування. Відомо, що навіть оптимальне рішення, розраховане на отримання найбільшого управлінського ефекту, може виявитися некорисним, якщо його прийнято занадто пізно. Більш того, невчасно прийняте рішення може призвести до певних втрат матеріального або організаційного характеру, розбалансувати систему управління та потребувати значних витрат для його виправлення.

Принцип змістової несуперечності інформування. Цей принцип передбачає враховування різних інформаційні потоків. При цьому визначальним фактором є відповідність інформаційного потоку з "центру" управління потокам, які надходять з "місцевих" джерел.

Принцип адаптованості інформування. Фактор часу, який суттєво впливає на процес прийняття рішень, диктує необхідність адаптації процесу інформування до можливостей оцінки та сприйняття такої інформації тими чи іншими суб’єктами державного управління.

Принцип достатності інформування. Він полягає у тому, що кожен суб’єкт інформаційної діяльності у системі органів державного управління має отримувати чітко визначений обсяг інформації, який є достатнім для виконання в повному обсязі поставленого перед ним завдання. Правильні рішення приймаються за умови, коли суб’єкт державного управління володіє повною та достовірною інформацією щодо проблеми, яка вирішується і може спрацювати таким чином результат вибору. Зменшення такого обсягу призведе до ризику посилення імовірності помилок в процесі управлінської діяльності, а надмірне збільшенні потоку інформації може призупинити процес, оскільки необхідно аналізувати та оцінювати великі масиви отриманих даних. Невизначеність (недостатність інформування) є, як правило, наслідком неможливості кількісно оцінити ймовірність можливих результатів. Найчастіше така ситуація складається у процесі вирішення нових, нетипових проблем, коли існують фактори настільки складні, що стосовно них неможливо отримати достатньо інформації. Невизначеність характерна і для деяких рішень, які доводиться приймати в швидкозмінних ситуаціях.

Практичне застосування зазначених принципів у процесі здійснення державного управління дозволить ефективно конструювати системи інформаційного забезпечення діяльності органів державного управління в регіонах України та сприятиме формуванню правових норм, що забезпечать успішність такої діяльності.

Основні функції і форми організації служб керування документаційними процесами.

керування документаційними процесами (records management)

Галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням,

прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність.

Особливості розробки та прийняття управлінських рішень

Управлінське рішення – це сукупність результатів творчого процесу суб’єкта і дій колективу як об’єкта управління з розв’язання конкретної ситуації, яка виникла в зв’язку з функціонуванням даної організації як системи. Важливою передумовою підвищення ефективності управлінських рішень, що здійснюються, є визначення складу показників, які контролюються, у ході виконання рішень, результативності їх реалізації.Рішення, як правило, приймається самим керівником на основі принципу єдиноначальності, але не можна при цьому забувати і про значення колегіальності, що є перевіреним засобом вироблення найбільш правильних і обґрунтованих рішень. Ці два принципи нерозривно пов’язані і не суперечать один одному. Якщо в єдиноначальних органах управління діє принцип персональної відповідальності за виконання прийнятого рішення, то в органах, що працюють на основі колегіальності, до ухвалення рішення застосовуються обговорення і підготовка рішень широким колом осіб. Від цих принципів у практиці зустрічаються відступи. Якщо права єдиноначальника одержує людина негнучка і страждаюча при цьому нездоровим честолюбством, вона бачить лише одну сторону єдиноначальності, що дозволяє йому командувати. Тим самим вона вільно чи мимоволі ігнорує ініціативу підлеглих, відривається від думки колективу, не використовує досвід працівників. Деякі керівники, навпаки, прагнуть погодити будь-які питання на засіданні колегії, хоча вони цілком входять в одноособову компетенцію цієї посадової особи. Це веде до зайвої втрати часу, знімає персональну відповідальність за прийняте рішення. Не слід забувати, що велику роль відіграє і самостійність у прийнятті рішень. Це означає право кожного працівника на ті чи інші дії в сфері своєї компетенції в межах поставлених завдань, наказів і розпоряджень вищих інстанцій. Тому варто чітко визначити, які рішення можуть прийматися на різних рівнях управління, як керівники повинні контролювати роботу підлеглих їм органів і працівників, не підриваючи водночас їхньої самостійності та ініціативи. Часто нижчестоящі керівники мають тенденцію не брати на себе рішення питань, пов’язаних з ризиком припустити серйозні помилки. Однак кількість таких помилок може бути зменшена при чіткому визначенні кола завдань, що вимагають попереднього узгодження з вищими органами, кваліфікованим методичним керівництвом, а також дослідження причин помилок, щоб уникнути їх у майбутньому.

Особливості системи управлінської документації

Система документації – сукупність документів взаємозв'язаних по ознаках походження, призначення виду сфери діяльності єдиних вимог дооформлення. Документ – зафіксоване на матеріальному носії інформації з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити). Діяльність установи, організації, підприємства відображається в різних документах, які взаємопов'язані і складають системи документації, застосовувані в певній сфері. Можна назвати безліч систем документації, які класифікуються за різними ознаками (територіальному, функціонального, рівня управління і т.п.). Виділяють функціональні системи документації - організаційно-распорядительная, планова, отчетностатистическая та ін., тобто властиві всім органам управління. Системи документації, що відображають діяльність органів галузевого управління (міністерств, відомств), прийнято вважати галузевими. Можна виділяти різні підсистеми документації по рівнях управління, вони тісно пов'язані між собою, і їх важко розмежувати.

У нас в країні, у зв'язку з розвитком автоматизації управлінських процесів, розроблені уніфіковані системи документації. Визначення, призначення, склад уніфікованої системи документації встановлюються стандартами. Документи різних систем повинні мати уніфіковану форму.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами та вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Уніфіковані форми документів розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами. Вони обов'язкові для застосування у всіх установах, організаціях, підприємствах незалежно від форми власності. Міністерство охорони здоров'я розробляє медичні документи, Державний комітет статистики - форми первинної облікової та звітної документації, Комітет з архівів і діловодства - систему організаційно-розпорядчого документації і т.д.

Уніфіковані системи документації встановлює загальнодержавний класифікатор уніфікованої документації - ОКУД.

Можна дати класифікацію систем документації, співвідношення яких в діловодстві різних установ неоднаково:

Перелік можна було б доповнити іншими групами документів: договірна документація, протокольна документація колегіальних органів управління, податкова, документація соціального захисту (для відповідних організацій).

Організаційно-распорядительная документация

Серед великого різноманіття документів підприємств і організацій, що входять в ці групи, організаційно-распорядительная управлінська документація (ОРС) займає центральне місце.

ОРД класифікується на три групи:

1) організаційні документи (статут, положення, інструкції, штатний розклад і ін.);

2) распорядительная документация (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки і ін.);

3) інформаційно-довідкова документація (листи, акти, протоколи, довідки та ін.).

ОРД входить до складу інших систем (кадрова, бухгалтерська документація та ін.), так званих спеціальних систем. На жаль, на практиці, у багатьох випадках, різні групи документів працюють за своїми правилами, не об'єднаними єдиними принципами. Необхідно охарактеризувати окремі групи документів, включених у запропоновану класифікацію, а також розглянути правила оформлення різних видів документів.

Організаційні документи - статути, положення, інструкції, штатні розклади та ін.

Організаційні документи реалізують норми адміністративного та цивільного права, є правовою основою діяльності установи і строго обов'язкові для виконання. Ці документи обов'язково проходять процедуру затвердження безпосередньо керівником

Політична аналітика у державному управлінні

Політичну аналітику в державному управлінні ми визначаємо, як специфічну галузь наукового пізнання політичного буття суспільства, що спрямована на виявлення (шляхом застосування сукупності методів, технологій і процедур аналізу та синтезу) та використання в практичній діяльності його закономірностей, через вироблення порад щодо формування і реалізації державної політики. Система політичної аналітики в державному управлінні складається з низки обов’язкових і специфічних процедур, зокрема: визначення суспільно значущої проблеми для аналізу державної політики, виокремлення проблеми для політичного аналізу, власне політичний аналіз, аналіз державної політики (загальний і галузевий), аналіз політичного ризику, політичне оцінювання, політичне прогнозування (оперативне й стратегічне), політичне консультування, політичний моніторинг, політичні консультації та експертизи тощо. Серед суб’єктів політичної аналітики в сучасній Україні можна окреслити й дати характеристику таким їх групам: аналітичні підрозділи владних структур, що залежать від конкретного органу державної влади, на який вони працюють й у який вони інкорпоровані; великі державні і недержавні дослідницькі центри, які займаються розробкою нових аналітичних методів й апробацією їх у прикладних політичних дослідженнях; і, нарешті, недержавні неприбуткові або комерційні аналітичні центри, серед яких виділяються такі, що прив’язані до одного суб’єкта політичного процесу, або ж такі, що працюють одразу з кількома замовниками. Дану класифікацію правильно було б доповнити таким суб’єктом політичної аналітики, як засоби масової інформації. Крім того, особиста роль професійних політичних експертів, чи-то інкорпорованих у державні структури, чи-то недержавних, підвищується як у сучасному політичному процесі, так і в процесі державного управління. Політичне прогнозування в державному управлінні – це процес розроблення науково обґрунтованого міркування про можливий розвиток політичних подій у майбутньому (спільне з прогнозуванням у політиці) у зіставленні їх із спрямованою на суспільство адміністративно-управлінською діяльністю (бездіяльністю) держави, її окремих органів або посадових осіб (що є відмінним від прогнозування в політиці); передбачення результатів та наслідків такої діяльності, що проявляються в стані політичної системи та її впливі на державну владу. Політична експертиза в державному управлінні (на відміну від правової, економічної та інших видів експертиз), по суті, виступає специфічною формою консультування. Її застосування передбачає, що управлінське рішення вже прийнято, але суб’єкт рішення має сумніви щодо політичних складових його реалізації. У перспективі політична експертиза має стати якщо не нормативною, то принаймні усвідомлено бажаною процедурою процесу прийняття управлінського рішення.перспективи наукових досліджень з політичної аналітики та впровадження їх результатів у системі державного управління, що полягають у сфері:  розроблення та впровадження технологій експертизи, оцінки та моніторингу соціально-політичного стану та інституційного розвитку громадянського суспільства;  науково-методичного забезпечення експертно-консультативної діяльності аналітичних підрозділів органів державної влади та місцевого самоврядування;  розширення інформаційного банку міжнародного досвіду державотворення та соціально-політичного реформування;  розширення мережі інформаційно-аналітичних підрозділів з моніторингу регіональної політики; Метою подальших наукових досліджень у галузі політичної аналітики в державному управлінні також є сприяння в демократичному реформуванні вітчизняного державного управління, зокрема підвищенні ефективності й результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, налагодженні їх взаємодії з суб’єктами громадянського суспільства та ринкової економіки.

Політичне консультування

Політичне консультування, політичний консалтинг — одна зі сфер застосування технологій зв'язків з громадськістю, що полягає у наданні професійної допомогиполітикам-практикам у вирішенні ними певних політичних завдань.

Такі зустрічі, зазвичай, спрямовані на:

• Формулювання стратегії та шляхів для досягнення політичних цілей

• Опрацювання певного елементу з усього циклу передвиборчої та виборчої діяльності (стратегічний розвиток компетентності = знання + навики)

• Вирішення поточних завдань та аналіз ефективності прийнятих рішень (тактичний та оперативний розвиток)

• Пошук рішень у кризових ситуаціях.

Як правило, робота консультанта складається з трьох основних стадій: дослідження ситуації, вироблення рішення і реалізації поставлених цілей. На першому етапі необхідно одержати максимально повну інформацію про проблему, залучити якнайбільше зведень, що мають навіть непряме відношення до питання. Потім зібраний матеріал обговорюють, аналізують, а тоді приймають рішення і складають програму дій, у якій описують необхідні заходи, час проведення, місце, склад учасників, відповідальних, витрати і т.п. Усіх консультантів можна розділити на три групи: вчені, дослідники, експерти. Вчений — це науковець, що формулює довгострокові прогнози або оцінки. Дослідник також займається науковою працею, але в більш вузькій сфері. Він може давати конкретніші теоретичні зведення. Експерт - практичний фахівець в якійсь певній сфері політичних процесів: по роботі зі ЗМІ, лобіюванню, політичному аналізу і т.д.

Прогнозування політичних процесів і його вплив на ефективність державного управління

Політичне прогнозування — це процес науково обґрунтованого отримання інформації про можливий стан політичної сфери суспільства (політичних структур, політичних відносин, політичної діяльності та політичної свідомості) в майбутньому на основі вже відомих знань про минуле і сьогодення. За термінами виокремлюють такі прогнози: • оперативні (1-3 місяці), які стосуються поточних політичних подій і явищ; • короткострокові (1-2 роки), пов'язані з прогнозуванням результатів виборів, розвитку політичної кризи тощо; • середньотермінові (5-7 років), пов'язані з розвитком держав, блоків, системи міжнародних відносин; • довгострокові (до 20 років), які торкаються загальних проблем глобального політичного розвитку; • стратегічні (понад 20 років), які розраховані на подальшу перспективу, коли очікуються значні якісні зміни і т. Політичне прогнозування використовує такі методи: • метод експертних оцінок, коли підбираються експерти, готуються відповідні анкети, збираються експертні висновки, що аналізуються і оцінюються з погляду достовірності; • "метод дельфійського оракула", або "метод Дельфі", який поєднує об'єктивну інформацію з урахуванням великого досвіду та інтуїції експерта. Найбільше використовується в короткотермінових прогнозах; • метод екстраполяції, спрямований на побудову динамічних показників процесу (статистичних або логічних рядів), що прогнозується з використанням теорії ігор, ймовірностей; • метод аналогії, який використовує методологію порівняльної політології; • методи імітаційного моделювання, коли вибудовується імітаційна математична модель політичного об'єкта (системи міжнародних відносин, політичної системи держави і т. ін.), яка досліджується за допомогою ЕОМ з використанням альтернатив, зміни параметрів досліджувальної системи і т. ін. Оскільки політична сфера суспільства є надзвичайно складним об'єктом для дослідження, політичне прогнозування розробляється, як правило, у вигляді альтернатив розвитку, що мають вірогідний характер.

Алгоритм політичного прогнозування передбачає етапи: • предпрогнозний (розробка програми дослідження); • побудова базової моделі (методом системного аналізу); • збирання даних прогнозного фону (тенденції соціально-економічного розвитку, соціальна, міжнародна, міжнаціональна обстановка, громадська думка); • побудова пошукових прогностичних моделей; • побудова нормативних (реальних) моделей; • оцінка достовірності і точності прогнозу; • вироблення рекомендацій для політичного рішення; • критичний аналіз прогнозу.

Розвиток історії документознавства в Україні

Після більшовицького перевороту на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П’ять з них стали незалежними. В інших, у тому числі й в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності. Вже 2 березня 1918 року Рада народних комісарів прийняла постанову “Про форму бланків державних установ”, якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа. І Московська ініціативна конференція з нормалізації техніки управління (вересень 1922 року) розглянула питання про стандартизацію документів. У 1969-1971 рр. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972 р. в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. Постановою від 04.09.73 Державний Комітет СРСР по науці і техніці ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування. В 1975 р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 “Унифицированные системы документации. Система органызационно-распорядительной документации. Основные положения». На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів. У 1984-1986 рр. сформувалася цілісні система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам діловою російською мовою і стилю складання офіційних документів. Незважаючи на ряд позитивних чинників: створення системи в роботі з документами, прискорення діловодного процесу, раціоналізація документообігу, введення Єдиної державної системи діловодства для установ, організацій та підприємств. Названі документи свідчать про поступальний розвиток політичної свідомості молодих українських політиків, що рухались від вимоги автономії України у складі демократичної Росії до повної незалежності і самостійності. Наприкінці 1920 р. було встановлено радянську владу. 1 серпня 1923 р. було прийнято декрет про українізацію. Активне здійснення українізації розпочав комісар освіти О.Шумський (1925-1927), продовжив М.Скрипник (1927-1933). По всій Україні на різних курсах організовувалося обов’язкове вивчення української мови. У 1925 році українська мова була офіційно введена у діловодство. У 1927 році Л.Кагатович оголосив, що все партійне діловодство також вестиметься українською мовою. У січні 1933 р. секретарем ЦК КП(б)У став П.Постишев, який розпочав боротьбу з проявами так званого українського буржуазного націоналізму. Майже 10-річний період українізації штучно припинився. В державному і громадському житті відновилася практика русифікації. Політика де українізації призвела до ліквідації всіх здобутків українського відродження. Система радянського діловодства на багато років поширилась на всій території України. Виявляючи волю й прагнення українського народу, Верховна Рада України 16 липня 1990 р. прийняла Декларацію про державний суверенітет України, в якій проголосила невід’ємне право української нації на самовизначення, верховенство і самостійність, повноту і неподільність влади уряду республіки в межах її території. Після спроби державного перевороту в Росії 19 серпня 1991 р. Верховна Рада України, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991 р. проголосила незалежність України та створення самостійної української держави – України. Новим господарським структурам сучасної України, вільної від адміністративно-командної системи, необхідно критично проаналізувати організацію діловодства в минулому. Взяти з неї все цінне, обмежитись необхідним мінімумом документів та справ, не роздуваючи їх до непотрібних розмірів; вдосконалити управління.

Роль архівних установ в організації керування документаційними процессами

Строки зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

Документаційні системи мають вирішувати питання про строки зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Має бути можливість приймати такі рішення у будь-який час існування службових документів, охоплюючи стадію розробляння документаційної системи. Також має бути можливість, за потреби, передавати службові документи до архіву та вилучати їх для знищування, щоб це здійснювалося як усталена практика. Системи мають забезпечувати ведення контрольного журналу або застосовувати інші методи, щоб проконтролювати завершеність дій передавання та знищування службових документів.

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

Повноваження щодо передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, якими керуються для вилучення службових документів з операційних систем, застосовують до них систематично і у встановленому порядку в процесі повсякденної діяльності. Жодна дія з передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування не проводиться без упевненості, що службовий документ більше непотрібен, усю роботу виконано, немає

судових позовів та не ведуться слідства, які б потребували службових документів як доказів.Дії з передавання службових документів на зберігання або вилучання для знищування можуть охоплювати:а) негайне фізичне знищування, охоплюючи списання та вилучання;

Національний відхил

а) вилучання з документаційної системи, списання та фізичне знищування службових документів на підставі проведення

експертизи їхньої цінності,

b) зберігання протягом тривалого періоду в підрозділі організації;

c) передавання до відповідного сховища або носія під організаційним контролем;

d) передавання іншій організації, яка набула відповідальності за діяльність внаслідок реорганізування, продажу або приватизування;

ДСТУ 4423-1:2005 16

Під час фізичного знищування службових документів треба керуватися такими принципами:

— Знищування завжди має бути санкціонованим.

— Не знищують службові документи, задіяні в незакінчених судово-слідчих діях.

— Знищування службових документів здійснюють способом, який зберігає конфіденційність

інформації, яку вони містять.

— Усі копії службових документів, санкціонованих до знищування, охоплюючи страхові копії,

копії для користування та резервні копії, знищують.

Співвідношення дипломатика – історичне документознавство (схема зв’язків, їх генетична зумовленість)

Дипломатика,– спеціальна історична дисципліна, що вивчає походження,форму, внутрішню будову і зміст актових документальних джерел, що відносяться до рабовласницької та феодальної епохи.