21

«Документологічна»версія документознавства

«Нова версія» документознавства (або «альтернативне документознавство») виникла на базі традиційного («класичного») документознавства, використовуючи широке трактування документа як свого об’єкта. Безумовно, підґрунтям для виникнення «альтернативного документознавства» було не тільки і не стільки «класичне документознавство», скільки наукова інформатика і документалістика 60-х—70-х років ХХ ст., соціальна інформатика і теорія соціальної інформаційної комунікації 70-х—90-х років ХХ ст. Глибші корені «нового» документознавства сягають теорії документації (або документології) початку ХХ ст. Уточнення об’єкта і предмета «нової версії» документознавства відбувається, переважно, протягом останніх десяти років (1997—2007) в публікаціях, присвячених викладанню цієї дисципліни. Як правило, визначення об’єкта і предмета документознавства пов’язується з уявленнями про структуру документознавства. Ідею щодо розширення об’єкта і предмета документознавства, трактованого як документологія, позитивно сприйняв і спробував прокоментувати М.С. Ларьков. На його думку, в межах документознавства-документології (яке він пропонує називати загальним документознавством) повинні розв’язуватися всі питання, що стосуються характеристики не тільки всіх видів документа і систем документування, але й будь-яких систем документації і комплексів документів, характеристики системи документних комунікацій і документних технологій, сукупності питань, що вивчаються такими комплексними дисциплінами, як архівознавство та книгознавство тощо. Як висновок, М.С. Ларьков вважає, «що предметна область документознавства охоплює доволі широкий спектр проблем, що вивчаються низкою дисциплін документознавчої орієнтації, які сформувалися в різні часи і розвиваються значною мірою самостійно» [2, с. 23]. Документологією слід називати саме цикл наук про документ, а не окрему наукову дисципліну. Об’єктом документології має бути система документальних комунікацій в цілому, в усіх її аспектах і деталях, а предметом — створення та функціонування документів різних видів. Більш конкретно предмети досліджень мають визначатися в кожній документологічній дисципліні окремо. Однією з документологічних дисциплін має бути документознавство. Об’єктом документознавства є документ як явище інформаційно-комунікаційної сфери діяльності суспільства. Предметом документознавства є визначення видів, структури і властивостей документа, а також закономірностей його створення та функціонування у суспільстві. Структуру документознавства можна визначити як перетин двох напрямів її диференціації: аспектного і об’єктного. Аспектами є предмети вивчення: теорія документа, історія документа, організація документаційної діяльності, методика (або технологія) документаційної діяльності. Об’єктний напрям диференціації документознавства передбачає виділення таких підрозділів: документ загалом, як явище інформаційно-комунікаційної сфери суспільства; окремі види документа і системи документації; окремі процеси та операції документаційної діяльності. Першому об’єктному підрозділу відповідає загальне документознавство, другому — спеціальне документознавство. Предмет кожного підрозділу можна побачити у визначенні його мети, пов’язаної з аспектом вивчення того чи іншого об’єкта. Подальші дослідження об’єкта і предмета документознавства повинні спиратися на чіткі уявлення щодо його місця серед інших наукових дисциплін, а також його диференціацію відповідно до конкретизації об’єкта і предмета досліджень.

Аналітична складова діяльності органів державної влади та управління

Загальний рівень інформатизації аналітичної діяльності ОДВ і ОМС в Україні зараз такий, що, крім проблем власне інтеграції їх ІАС, в даний час потрібно також вирішувати проблеми створення чи суттєвої модернізації самих об’єктів інтеграції. Недостатнє оснащення ОДВ і ОМС програмно-апаратними засобами, відсутність скоординованої системи показників та затверджених методик їх розрахунку не дозволяють прозоро відслідковувати узгодженість та несуперечність цілей, що ставляться на всіх рівнях управління, контролювати їх додержання та приймати рішення щодо забезпечення їх досягнення. До цього ж треба додати відсутність розвиненої аналітичної бази, систематизованого і вичерпного інформаційного фонду з потужним довідковим апаратом, мереж телекомунікацій, що дозволяють використовувати фонди зовнішніх організацій. Обмеженим є використання сучасних інформаційно-пошукових систем. Окремі приклади успішного застосування ІАС ще розрізнені, не складають взаємопов'язаного єдиного комплексу, характеризуються різноманітністю у підходах, темпах розвитку й оснащенні, а тому недостатні для задоволення нового рівня вимог органів державної влади та органів місцевого самоврядування[19].

На шляху вдосконалення цієї діяльності в ОДВ й ОМС в Україні має місце низка об'єктивних чинників, які ускладнюють здійснення інформаційно-аналітичної роботи. До них належать:

• неточність і неповнота інформації, з якою працюють органи державної влади, породжувані недостатністю як ресурсів для її одержання, так і взаємодії органів між собою;

• обмеження реального часу, протягом якого повинні бути прийняті управлінські рішення незалежно від складності вирішуваних питань і обсягів оброблюваної інформації;

• багатокритеріальність при прийнятті управлінських рішень на всіх рівнях органів державної влади;

• відсутність належної культури виконання та використання інформаційно-аналітичних матеріалів з діяльності ОДВ й ОМС.

Інтегрована інформаційно-аналітична система має створити умови для подолання негативного впливу вищезазначених чинників і забезпечити ефективну роботу органів державної влади завдяки удосконаленню ІАС ОДВ (ОМС) та використанню компонентів, що реалізують інтеграцію їх діяльності, а саме: телекомунікаційне середовище, інтегровану систему електронного документообігу, інтегровану систему управління інформаційними ресурсами, систему управління розподіленими технологіями аналітичних обчислень, центр управління ІІАС. На даному етапі розвитку ІІАС головними проблемами для інтеграції інформаційно-аналітичного забезпечення ОДВ та ОМС слід вважати:

• відсутність нормативно-правових норм щодо регулювання доступу до державних інформаційних ресурсів, регламенту використання та передачі інформації про діяльність ОДВ і ОМС;

• відсутність інформаційного базису для комплексного вивчення і виконання завдань державного та господарського управління у вигляді державних кадастрів, реєстрів та регістрів інформаційних ресурсів з інформацією про земельні та природні ресурси, об’єкти нерухомості, населення, юридичні особи тощо;

• відставання технологізації процесів управлінської діяльності від сучасних потреб державного управління і сучасного рівня розвитку інформаційних технологій;

• нерозвинутість “публічної влади”, прямих та зворотних інформаційних зв’язків ОДВ і ОМС з громадськістю та різноманітними недержавними джерелами масової інформації.

Веб-сайт органу влади як основна інформаційно-технологічна форма комунікації в електронного врядування

Електронний уряд - концепція здійснення державного управління, притаманна Інформаційному суспільству. Грунтується на можливостях інформаційно-телекомунікаційних технологій та цінностях відкритого громадянського суспільства. Характеризується спрямованістю на потреби громадян, економічною ефективністю, відкритістю для громадського контролю та ініціативи. Система Інтернет в ІІАС ОДВ (ОМС) використовується, з одного боку, як засіб доступу до універсального простору інформаційних ресурсів, що являє собою всесвітня мережа WWW, а з іншого – як засіб “електронного уряду” для виконання оперативного обміну інформацією, звітності перед своїми громадянами через розміщення інформації про свою діяльність на WEB-сторінках відповідних ОДВ і ОМС, взаємодії ОДВ (ОМС) з громадянами при прийнятті законодавчих актів, електронних референдумах, електронних (комерційних) розрахунках тощо. Для забезпечення інформаційних обмінів в рамках світового співтовариства ІІАС повинна мати вихід на міжнародні і національні інформаційні системи і банки даних. З цією метою необхідно розробити компонент ІІАС “Система автоматизованого обміну інформацією з закордонними мережами ЕОМ і банками даних”, керуюча частина якого повинна бути створена в ЦУ ІІАС. Автоматизований обмін інформацією з організаціями за кордоном здійснюється через національні й міжнародні мережі, а також за допомогою виділених каналів передачі даних. Система повинна керувати інформаційними взаємодіями, одночасно підключати до комунікаційних вузлів множину користувачів, забезпечувати захист інформації. У процесі вирішення проблем взаємодії з мережею Інтернет треба орієнтуватися на існуючі на світовому ринку інформаційні, комунікаційні технології, програмно-апаратні мережні середовища, що включають в себе наступні компоненти: інформаційні ресурси, реалізовані у формі WEB-порталів, і пошукові механізми; державний сегмент Інтернету, реалізований як Інтернет/Екстранет; фізичне відокремлення державного сегмента від усього національного сегмента Інтернету; систему внутрішнього та державного електронного документообігу; систему електронного цифрового підпису; систему шифрування; систему захисту від несанкціонованого доступу; систему законного моніторингу і фільтрації; електронну пошту.

Використання мережі Інтернет в ІІАС має здійснюватися відповідно до вимог нормативно-правових документів у сфері захисту державних інформаційних ресурсів у мережах передачі даних.

Документознавчі погляди А.О. Введенського (1891–1965)

Андрій Олександрович Введенський – історик, джерелознавець,документознавець, педагог, який займався дослідженнями у галузі історії Росії та України ХV–ХVІІІ ст.,

вивчав вотчинне феодальне господарство, історію техніки виробництва, питання дипломатики і джерелознавтсваУ радянській Україні одним із перших звернув увагу на документознавство А. О. Введенський. Йому належить запровадження в українську наукову термінологію поняття «документознавство» (1958), утворене скалькованим підходом до російськомовного варіанту, та спроба дослідити історію дисципліни. А. О. Введенському властива підтримка розповсюдженої серед дипломатистів точки зору щодо документознавства як критичного діловодства. Початкове сприйняття документознавства як прикладної галузі знань певним чином збереглося і донині. Це і проявляється в ототожненні документознавства з діловодством. Утім згодом таке спрощене ставлення до науки відійшло в минуле й нині сприймається більшістю як архаїчне термінологічне роз’яснення, хоча продовжує зустрічатись у науковій і навчальній літературі донині.

1963 р. ознаменувався у житті А. О. Введенського ще однією науковою подією – виходом у світ навчального посібника з дипломатики59. В ньому автор акцентував увагу на історії виникнення та розвитку актового документознавства, його становлення у ХV–ХVІІІ ст., дипломатичних студіях професора Харківського університету К. Пауловича,творчості В. Ключевського тощо. Окрему увагу А. О. Введенський зосередив на вивченні питань фальсифікації та підробок документів в російській державі ХVІ–ХVІІ ст., в Україні та Білорусії ХVІ – на початку ХХ ст. та в Грузії ХVІ – на початку ХХ ст. Вчений також визначив предмет та специфічні методи дипломатичного, структурного аналізу актів, а також навів ряд історичних досліджень, присвячених документознавству. А. О. Введенський відзначив, що критичне документознавство виникло раніше інших допоміжних історичних дисциплін. Його поява була зумовлена практичними потребами канцелярій та ін. діловодних установ, а також прагненнями приватних осіб використовувати документ як засіб впливу у суспільстві. Вчений вважав, що історики та архівісти повинні володіти методикою дипломатичного аналізу для підготовки до публікації окремих документів. Проте, на думку А. О. Введенського,

дипломатичний аналіз розповсюджується на обмежене коло документів, зокрема актів з нормативно-правовим змістом. Вчений зазначав, що важливим завданням дипломатики є побудова класифікаційної схеми актового матеріалу.

Документознавчі ідеї Н.М. Кушнаренко

Кушнаренко вважає, що узагальнюючу науку про документ потрібно назвати документологією (так само вважали і Ю. М. Столяров, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка). інші (С. Г. Кулешов) вважають, що документологією як загальною історією та теорією документа можна назвати лише розділ документознавства. Документологія може бути подана як комплексна фундаментальна система знань, що вивчає проблеми формування і створення документів, виробляє сукупність уніфікованих прийомів, технологій і засобів роботи з документованою інформацією. 

Це повинен бути узагальнюючий симбіоз науки, практики і мистецтво створення і роботи з документами.   Про це свідчить і проведений аналіз навчальної, публіцистичної літератури та періодичних видань. 

        Наприкінці 1990 – на початку 2000–х рр., деякі аспекти змісту, співвідношення, ролі і значення загального, спеціального документознавства в системі наук документально–комунікаційного напряму окреслюються в

наукових студіях М.С. Слободяника, а також Н.М. Кушнаренко, Г.М.Швецової–Водки .

Ідеться про ті з них, в яких розглядаються питання ґенези науки. Відчутною є належність ідей цих авторів документологічному дискурсу. Це продукувало зосередження на «книгознавчо–бібліографознавчо–бібліотекознавчій природі» науки, що виявилось у тематичних наукових розвідках, головна ідея яких розгортається довкола твердження про П. Отле як фундатора документознавства, перспективності загальної історії, теорії документа, базованих на документаційній науці.  Вагоме місце у модерному документознавстві належить   Н.М. Кушнаренко. Домінуючим концептом її творчості у сфері документознавства є документологія та сучасний розвиток документознавчої науки [29–32]. Н.М.   Кушнаренко дійшла висновку, що у 1990–х рр. парадигматична схема науки про документ змінюється, знайшовши аргументоване представлення у вигляді «універсальних» документологічних тверджень, виснуваних на ґрунті книгознавчо–бібліотекознавчих дисциплін і певним чином інформатики. Наголошуючи на життєздатності загального документознавства, її представники вдаються до історичних екскурсів із метою поєднати результати розвитку спеціального документознавства задля їх узагальнень.

Документознавчі погляди Г.М. Швецової-Водки

Проф. Г.М.Швецова-Водка репрезентує власний погляд на місце документознавства в системі наук та його структуру, запропонувавши йти не від внутрішньої структури документознавства, а від його місця серед суміжних галузей знання. Документознавство, на думку дослідниці, відноситься до наук ноокомунікологічних та інформологічних. «Увесь комплекс дисциплін, що досліджують інформацію, можна об'єднати назвою «інформологія» (дослівно: наука про інформацію) — уважає автор. Далі цей комплекс поділяється автором на такі частини, як теорія інформації, інформатика соціальна й інформатика прикладна чи комп'ютерна наука. Інформатика соціальна дорівнюється теорії соціальних комунікацій і може бути інакше названа ноокомунікологією. У межах останньої можна виділити, уважає автор, теорію соціальної інформації й документологію як комплекс наук про документ, що розглядається як засіб передачі соціальної інформації. Особливе місце повинна посідати наукова інформатика (наука про науково-інформаційну діяльність), яка належить до комплексу наук ноокомунікології (соціальної інформатики), але не є повністю відокремленою від документології, частково перетинається з нею, зазначає автор. У межах документології проф. Г.М.Швецова-Водка виділяє такі комплексні науки, як теорія журналістики (наука про підготовку інформації), документознавство (наука про підготовку документа), архівознавство (наука про архівну справу), бібліологія або книгознавство (наука про книжкову справу). Документознавство розглядається автором як одна з документологічних наук, об'єктом якої є документ як явище інформаційно-комунікаційної сфери діяльності суспільства, а предметом — визначення видів і властивостей документа, закономірностей його створення та функціонування в суспільстві[17, c. 9-11].

Документознавча фахова періодика в Україні

Якісно новий етап розвитку українського документознавства припадає на 1990—2000-ні рр. За цих обставин виробництво, пере­дання і споживання наукової інформації (галузевого рівня) через різні засоби комунікації набули особливого значення у безлічі контекстів (науковий, освітній, просвітницький, практичний і т. д.). Тоді ж з’я­вилися перші фахові видання, виразно орієнтовані суто на докумен­тознавчу проблематику дослідження. Актуалізація у вітчизняній науці документознавчої проблематики викликала непідробну заці­кавленість в існуванні відповідних періодичних, серійних видань, здатних забезпечити галузеві й міжгалузеві зв’язки наукової спіль­ноти. Зміцнення позицій документознавства в Україні як наукової та навчальної дисципліни супроводжується розширенням переліку фа­хових видань^. Чільне місце серед них належить щорічнику «Студії з архівної справи та документознавства» (далі — «Студії») (1996), який є друкованим органом провідної наукової галузевої інституції — Українського науково-дослідного інституту архівної справи та доку­ментознавства (далі — УНДІАСД) Державного комітету архівів України. «Студії» стали першим спеціалізованим часописом в історії вітчизняного документознавства. За час існування вони здобули заслужений авторитет як фахове видання. На початку 2000-х рр. з’явилися перші, спеціально присвячені чи дотичні до щорічника розвідки, систематичні покажчики змісту [18]. Утім, як історичні, історіографічні факт, джерело, явище, процес, «Студії» потре­бу­ють більшої уваги дослідників, що робить тему нарису актуальною. Привабливою є концепція часопису, у центрі якої — документ, історичне джерело, пам’ятка історії і культури, проблематика сфери документально-комунікаційної практики. Засадничим принципом творення щорічника є подання інформації у руслі потреб діяльності історика, архівіста, джерелознавця, документознавця, що сприйма­ється й осмислюється як частина ширшого загальнокультурного процесу, служба збереження колективної, соціальної пам’яті, функ­ціонування суспільства. Прагнення персоніфікувати текст часопису, висвітлити тему через особу, особистість автора — ще одна уви­разнююча риса видання. Маючи за мету залучити до активної спів­праці широке коло авторів, «Студії» стали місцем зустрічі фахівців і початківців, представників різних наукових інтересів, захоплень, стилів, що не применшує рівень професіоналізму журналу, а навпаки, завдяки взаємозбагаченню, обміну думками сприяє його підви­щен­ню. Ці властивості загальної концепції видання, закладені при його започаткуванні, залишаються актуальними, важливими й необхід­ними нині. Невід’ємною складовою історіографічного аналізу часопису є склад його редакційної колегії. Очевидним є високий науковий ценз, який засвідчують імена відомих в Україні та далеко за її межа­ми учених. Це — І. Б. Матяш(головнийредактор)^,Г. В. Боряк, І. Н. Войцехівська, Л. А. Дубровіна, С. Л. Зворський, С. Г. Кулешов,Ю. І. Палеха,Г. В. Папакін,Р. Я. Пиріг,В. А. Смолій,З. І. Тимошенко,Н. М. Христова/Внесок кожного із них у розвиток архівознавства, документознавства і суміжних нау­кових дисциплін є безперечним.

Експертиза цінності документів: нормативно-методична база

Експертиза цінності документів — це визначання культурної цінності документів на підставі чинних засад і критеріїв згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (набув чинності з 1 липня 2005 року). Крім того, експертиза цінності документів — невід’ємна складова зберігання інформації, тобто забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв (Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року № 2657-XII). комплектування відомчих та державних архівів. Адже в результаті експертизи цінності документів формується архівний фонд підприємства, організації, установи (далі — підприємство). Тож експертиза цінності — це своєрідний фільтр, крізь який пропускається весь масив документів. Із усієї сукупності документів, що створюються в процесі діловодства, лише незначна частка надходить на зберігання до архіву підприємства, ще менша — «гідно представляє» відомчі або ж національні фонди (якщо підприємство є джерелом комплектування Національного архівного фонду України). У законодавчому тлумаченні документа віднаходимо основну ознаку для того, щоб службовий документ поточного діловодства набув статусу архівного, тобто статичного документа: «значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника» (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII; далі — Закон № 3814). В українському законодавстві відчуваються позитивні зрушення щодо впорядкованого комплектування архівних фондів. Статтею 6 Закону № 3814 забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Законодавство спонукало до того, щоб зафіксувати обов’язковий документаційний процес — експертизу цінності документів для підприємств будь-якої форми власності в розділі 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 (далі — Правила № 16). Частиною третьою статті 6 Закону № 3814 врегульовано також порядок ініціювання експертизи цінності документів, а саме: експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника. У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов’язаний повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів. Законом уможливлено вирішення в судовому порядку спорів між архівними установами і власниками документів з питань призначення експертизи їх цінності, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення з нього. Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Незалежно від того, чи створено на підприємстві, заснованому на приватній формі власності, архівний підрозділ для постійного або тимчасового зберігання документів, чи ні, базуючись на статті 32 Закону № 3814, зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом № 3814, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.

Призначення і сутність експертизи цінності документів

Основні завдання, які вирішують під час проведення експертизи цінності документів:

1.визначення складу документів підприємства, які є значущими для особи, суспільства чи держави або цінними для власника і мають бути передані до архіву підприємства, відомчого, зрештою, й державного архіву, щоб організувати їх збереження;

2.встановлення строків зберігання документів, інформація яких може бути використана протягом певного часу.

Відповідно до пункту 9 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 року № 1004 (далі — Порядок № 1004), для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать:

Центральна експертно-перевірна комісія Держкомархіву

1.експертно-перевірні комісії центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя (далі — експертно-перевірні комісії або ЕПК);

2.експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій (далі — експертні комісії або ЕК).

Діяльність експертних комісій організовують відповідно до положень про ЕК. Її створення унормовують наказом керівника юридичної особи. За основу можуть слугувати Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, міської ради, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 року № 182 та Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України 17 грудня 2007 року № 183. Відповідно до пункту 10 Порядку № 1004 положення про комісії з проведення експертизи та їх склад затверджує керівник (керівний орган) підприємства з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. Пунктом 14 Порядку № 1004 визначено склад ЕК юридичної особи, до якої входять:

1.керівники служби діловодства й архівного підрозділу,

2.працівники структурних підрозділів,

3.представники експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи.

Голову експертної комісії, яким зазвичай є заступник керівника юридичної особи, призначає керівник такої юридичної особи.

Експертна комісія юридичної особи, організувавши та здійснивши експертизу цінності документів, створених у діловодстві юридичної особи, схвалює подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради) проектів таких документів:

1.описів справ постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі — Фонд);

2.описів справ з особового складу;

3.номенклатури справ;

4.інструкції з діловодства;

5.положення про службу діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії;

6.анотованих переліків унікальних документів Фонду;

7.актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Фонду;

8.актів про вилучення документів з Фонду.

Електронна демократія: сутність, мета, завдання

Електронна демократія (е-демократія) – форма прямої демократії, що характеризується використанням інформаційно-комунікаційних технологій як основного засобу для колективних розумових і адміністративних процесів (інформування, прийняття спільних рішень, контролювання виконання рішень і т.д.) на всіх рівнях – починаючи з рівня місцевого самоврядування й закінчуючи міжнародним.

Е-демократія:

• Відображає можливість кожного брати участь у формуванні та реалізації державної політики, прийнятті рішень органами влади, використовуючи при цьому інформаційні технології для двостороннього інтерактивного звя'зку між державою (органами влади) та громадянами

• Мета тут полягає у створенні фундаменту для участі громадськості у прийнятті "державних" рішень, здійснення впливу на формування і реалізацію державної політики, вирішення питань місцевого значення, посилення прозорості та підзвітності органів влади громадянам

• Включає в себе електронні вибори як елемент представницької демократії

• Є атрибутом захисту громадянами своїх інтересів і визначення форм співпраці з державою за допомогою технологій е-урядування

• Явище більш масштабне, ніж е-урядування

Впровадження електронної демократії в цілому, то на мій погляд, на перших кроках впровадження бачиться насамперед:

• створення інтернет порталу, що дозволяє повністю відслідковувати роботу ради, тобто забезпечити прозорість роботи органа влади (новинний блок, блок розміщення проектів актів, прийнятих актів, онлайн трансляції засідань, відеоархів, стенограми засідань та інше)

• упорядкування роботи депутатів і депутатських груп як між собою так і з апаратом, що забезпечуює діяльність органа місцевого самоврядування(за допомогою систем електронного докуметнообігу);

• створення електронного майданчика для обміну заявами й думками депутатами(наприклад, блогів та/або мініпорталів для кожної депутатської групи);

• можливість подачі проектів нормативно-правових актів і виправлень до них через інтернет;

• онлайн приймальні.

Електронне врядування як об’єкт правового регулювання в Україні.

В Концепції Національної програми інформатизації підкреслюється, що інформаційно-телекомунікаційна система органів державної влади створить умови для надання широкого спектра інформаційних послуг населенню, державним і комерційним організаціям, зарубіжним користувачам. В Указі Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» відбулася конкретизація уявлень щодо того, яким чином потрібно забезпечити надання інформаційних послуг урядовими структурами. Зокрема визначено, що основними завданнями щодо розвитку національної складової мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні є:

• розширення і вдосконалення подання у мережі Інтернет об'єктивної політичної, економічної, правової, екологічної, науково-технічної, культурної та іншої інформації про Україну що формується в органах державної влади та органах місцевого самоврядування;

• забезпечення державної підтримки розвитку інфраструктури надання інформаційних послуг через мережу Інтернет.

Крім того, Президент зобов’язав встановити порядок оприлюднення інформації про діяльність органів державної влади України та завершити створення Веб-сторінок центральними органами виконавчої влади.

Наступним стимулюючим актом щодо впровадження технологій електронне урядування є Указ Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади

Урядом у 2002 р. було затверджено Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади, згідно з яким передбачено розміщення і періодичне оновлення міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади відомчої інформації на власних веб-сайтах та створення Єдиного урядового веб-порталу, визначено склад та вимоги до інформації, яка підлягає оприлюдненню.

В розвиток положень зазначеного Указу була прийнята постанова Кабінету Міністрів України щодо створення електронної інформаційної системи «Електронний Уряд». Цією постановою в якості одного з пріоритетних завдань щодо розвитку інформаційного суспільства визначено надання громадянам та юридичним особам інформаційних та інших послуг шляхом використання електронної інформаційної системи «Електронний Уряд», яка повинна забезпечити інформаційну взаємодію органів виконавчої влади між собою, з громадянами та юридичними особами на основі сучасних інформаційних технологій. Основним механізмом реалізації поставленого завдання встановлено єдиний веб-портал органів виконавчої влади, який визначається центральною частиною електронної інформаційної системи «Електронний Уряд», призначеною для інтеграції веб-сайтів, електронних інформаційних систем та ресурсів органів виконавчої влади і надання інформаційних та інших послуг з використанням мережі Інтернет.

Постановою Кабінету Міністрів України «Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи «Електронний Уряд» всі органи виконавчої влади та місцевого самоврядування були зобов’язані забезпечувати надання громадянам і юридичним особам інформаційних послуг загального призначення через електронну інформаційну систему «Електронний Уряд» та наказано Держкомзв'язку, Держкомінформ, Мінекономіки, Мінфін, СБУ, Мін'юст, іншим центральним органам виконавчої влади  «зробити та затвердити перелік і порядок надання інформаційних та інших послуг з використанням електронної інформаційної системи «Електронний Уряд».

Зарубіжні новітні концепції документознавства

За кордоном наука під назвою «документознавство» відома тільки в деяких східноєвропейських країнах, що наслідували форми організації науки в СРСР (наприклад, Болгарія). Відповідна галузь знань під назвою «управління документами» або «управління документацією» (records management) існує в англо-американській практиці. У Франції, Іспанії, Бельгії та ряді інших країн документаційна наука розглядається через призму інформатики, як її рудимент. Слід також зважати на те, що на світовому рівні не існує єдиної назви для науки про документ, як і не існує загального поняття «документ», яке тлумачиться по-різному в історичних дисциплінах, діловодстві, бібліотечній та інформаційній науках. Серед розповсюджених назви: документація, документика, документологія, документографія тощо.

Для узагальнюючої науки про документ пропонувалося декілька варіантів її назв:

— інформаційно-комунікаційна наука (Н.Б. Зінов'єва);

— документаційно-інформаційна наука (Г.М. Щвецова-Водка);

— загальне документознавство (Ю.М. Столяров, Н.М. Кушнаренко, А.А. Соляник, К.Г.Мітяєв);

— документологія (В.М. Автократов, Б.І. Ілізаров, Ю.М. Столяров, Н.М. Кушнаренко, М.С. Слободяник).

Взагалі термін «знавство (ведення)» — притаманне найменуванням теоретичних наук, а «логос» як термін означає «цілісність», «єдність», «органічність» певної системи Документологія ( гр. logos — слово, наука, знання; лат. documen-tum — те, що вчить, є повчальним прикладом, доказом) в такому розрізі виступає як сукупність знань про документ[6, c. 4]. Особливістю документознавства, як зазначає професор Кушнаренко Н.М., є його двоякий характер. З одного боку його слід сприймати на сьогоднішній день як філософську абстракцію з глобальним узагальненням історичних та теоретичних аспектів, а з іншого — як систему знань, науку, що формується на сучасному етапі з виокремленням одиниць за спеціальними характеристиками. Філософська сутність документознавства мусить полягати в тому, що його майбутнє мислиться в існуванні, як самозаконної системи знань, яка визначається не стільки межами (кордонами) предмета, скільки підходом до неї. У межах загального документознавства повинні розв'язуватися питання, що стосуються характеристики не тільки всіх видів документів і систем документування, але й будь-яких систем документації й комплексів документів, характеристик систем документальних комунікацій технологій, сукупності розгляду всіх документознавчих проблем.

Інформаційне забезпечення державного управління: сутність та основні ознаки

Державне управління (англ.public administration) — є видом діяльності держави, здійснення управлінського організуючого впливу шляхом використання повноважень виконавчої влади через організацію виконання законів, здійснення управлінських функцій з метою комплексного соціально-економічного та культурного розвитку держави, її окремих територій, а також забезпечення реалізації державної політики у відповідних сферах суспільного життя, створення умов для реалізації громадянами їх прав і свобод^[1]. Державне управління є складовою політичного управління, тобто є процесом реалізації державної виконавчої влади як засобу функціонування будь-якої соціальної спільноти. Поняття «інформаційне забезпечення» більше відповідає розумінню забезпечення,  як   створення   підтримки  відповідних   організаційно-функціональних характеристик системи управління. Таким чином, існують об’єктивні причини для виділення двох значень поняття «інформаційне забезпечення»: як забезпечення системи управління сукупністю інформації; як діяльність, що пов’язана із засобами збирання, реєстрації, передачі, зберігання, опрацювання та представлення інформації. Обидва значення поняття інформаційного забезпечення нерозривні. Отже, можна визнати, що інформаційне забезпечення системи управління — це поєднання всієї використовуваної у ній інформації, специфічних засобів і методів її обробки, а також діяльності фахівців з її ефективного удосконалення та використання. Інформаційне забезпечення охоплює систему руху й перетворення інформації, включаючи класифікаційні переліки всіх даних, методи їх кодування, зберігання та передачі. Розробка інформаційного забезпечення спрямована на використання технічних засобів управління для постачання необхідної інформації відповідним органам управління з метою організації, по-перше, безперервного процесу збирання, опрацювання, зберігання й пошуку інформації, а також передачі її на різні рівні управління; по-друге, високої надійності та вірогідності інформації відповідно до встановлених вимог щодо збирання й опрацювання на кожному рівні управління.

Інформаційно-аналітична діяльність державного управління

У системі управління існує значна кількість проблем, проблеми характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю меж проблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та протирічивості інформації і потребують інформаційно-аналітичного забезпечення. До аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення . Зростає інтерес управлінських структур до методів і засобів аналітичної роботи, посилюється роль різних видів експертизи (правової, фінансової, макроекономічної, міжнародної, науково-технічної та ін.). Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продукту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною картиною, яка відображає об’єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об’єкт у його динаміці. Інформаційно-аналітична діяльність характерна перш за все для політичних, економічних досліджень з метою прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування політичних конфліктів, результатів голосування, здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а і виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.

Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні аналітичні дослідження.

1. Інформаційно-аналітичний моніторинг – вид інформаційної діяльності, пов’язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оцінювання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних і нетрадиційних джерел з метою регулярного інформаційного забезпечення користувачів. Моніторингові аналітичні дослідження, як правило, регламентуються етапами обробки інформації, обраною тематикою і фіксованим переліком джерел. Головне в моніторингових дослідженнях – чітка орієнтація на конкретну постановку задачі і цілеспрямовану змістовну обробку інформації.

2. Ініційовані аналітичні дослідження проводяться за раніш незапланованими дорученнями керівництва або в результаті виявлення при проведенні моніторингових досліджень нових проблемних ситуацій.

Інформаційно-довідкові підрозділи установ: функції і завдання

Головна мета функціонування інформаційних установ — полягає у забезпеченні споживачів необхідною інформацією, надання їм доступу до інформаційних ресурсів. Процес широкого, інтенсивного впровадження сучасних технічних засобів та інформаційних технологій у сферу інформаційної діяльності спричинив не тільки якісний поштовх в інформаційному обслуговуванні споживачів інформації. Під його впливом відбуваються зміни в концептуальному відображенні бібліографії. Традиційні бібліографічні терміни набувають нового змісту, відповідного до сучасних реалій. Ще однією характерною рисою сучасної теорії бібліографії є виникнення нових термінів для позначення не поширених раніше явищ (віртуальний ДБА, електронна бібліотека, бібліографічна база даних та ін.) або альтернативних старим, що стають занадто вузькими для відображення певного поняття.Дискусійне питання щодо терміну "Довідково-бібліографічний апарат (ДБА)" (або "Довідково-пошуковий апарат (ДПА)") не є новим. Але проблема його вирішення стала особливо актуальною в наш час, коли ДБА зазнав системних змін - структурних та функціональних.

У розділі "Інформаційні технологи11 термін "ДБА" використовується для визначення системи бібліотечних каталогів і картотек, які є частиною ДБА, котрий у свою чергу, визначається так: "довідково-пошуковий апарат, що включає бібліографічні посібники". Для наукової терміносистеми синонімія - не кращий варіант, хоча, по суті, синонімічність термінів "ДБА" і "ДПА" можна визнати. Навіть якщо взяти широке розуміння бібліографічних посібників (карткові й електронні, представлені у вигляді друкованих книжкових блоків і бібліографічних баз даних), то в даному визначенні знову називається не сутність явища, а вид інформаційного ресурсу, який є його складовою частиною. Далі, для типів бібліотек використовуються зовсім інші терміни: наукова бібліотека діє на основі інформаційно-пошукового апарату, а довідкова - на основі довідково-пошукового апарату."Сучасні тенденції розвитку традиційного ДБА і, тим більше, "комп'ютерних" пошукових систем показують збільшення в них частки фактографічної (повнотекстової та ін.) інформації та зменшення частки бібліографічної, тому відмова від терміну "бібліографічний" усуває це протиріччя. Крім того, вже сьогодні навіть традиційний ДБА дає відображення не тільки документів, що знаходяться в конкретному фонді, але і тих, що ніколи не були і не будуть придбані бібліотекою. Електронні ресурси вже стали невід'ємною частиною пошукового апарату будь-якої інформаційної установи, у тому числі й бібліотеки. Тоді закономірно виникає питання - навіщо ж будувати термінологічні перешкоди на шляху інтеграції бібліотечної справи, бібліографії та науково-інформаційної діяльності, зберігаючи термін, архаїчний за звучанням і змістом?Альтернативним варіантом вирішення даної проблеми Т.Ф. Берестова вважає введення у сферу інформаційної діяльності терміну "пошуковий апарат" (ПА). Свою позицію вона аргументує тим, що "...По-перше, він збігається з назвою функції (пошукової), яку більшість дослідників визнають головною, а іноді єдиною. По-друге, зараз при глибокій інтеграції бібліографічної діяльності, бібліотечної справи й інформатики, коли формується єдина терміносистема, важливо знайти терміни, зрозумілі всім учасникам цього процесу: споживачам інформації, практичним працівникам і вченим-теоретикам"[5]. Т.Ф. Берестова пропонує наступне визначення ПА: "Пошуковий апарат — це засіб доступу до інформації, що існує в різних документальних формах"[5]. Розвиток технічних засобів приводить до того, що сьогодні використовується інформація, різна за змістом та цільовим призначенням: друкована, звукова, образотворча, зафіксована на різноманітних носіях, різна за знаковою природою.

Інформаційно-пошукові системи в установах

Інформаційно-пошукова система — це документи, створені в результаті діяльності певного органа уп­равління, довідковий апарат до нього, методи й спо­соби їх обробки й використання.

Потужний потенціал для забезпечення розвитку системи інформаційного обслугову

Інформаційно –пошукові системи (ІПС) — це різновид автоматизованих інформаційних систем, в яких завершальна обробка даних не передбачається. Ці системи призначені для пошуку текстів (документів, їх частин, фактографічних записів) в сховищах (базах даних) за формальними характеристиками. Тому в роботі ІПС можна виділити два основних етапи: перший — збір і зберігання інформації, другий — пошук і видача інформації користувачам.

В економіці ІПС можуть використовуватися для зберігання і пошуку нормативних, планових, бухгалтерських та інших документів, даних для наукових досліджень.

ІПС відрізняються одна від одної за багатьма ознаками, але при вирішенні задач збору, зберігання і видачі інформації мають такі спільні процедури:

 аналіз документів і їх добір;

 створення пошукового образу документів (ПОД);

 запис документів і їх пошукових образів на прийняті носії;

 зберігання документів і ПОД;

 аналіз запитів;

 видача документів користувачам.

ІПС можна класифікувати за такими ознаками:

 родом виконуваних операцій;

 режимом пошуку;

 типом інформаційно-пошукової мови (ІПМ);

 типом критерію відповідності;

 ступенем автоматизації.

За першою ознакою ІПС діляться на документальні, фактографічні, логічні і комплексні.

Документальні ІПС на інформаційні запити видають адреси зберігання пошукових образів, оригінали чи копії документів з необхідною інформацією.

Фактографічні ІПС у відповідь на введені в них інформаційні запити безпосередньо видають відповідні фактичні дані (структурний склад, формули, характеристики матеріалів і тому подібне).

Логічні ІПС видають на запит не лише введену раніше інформацію, але, якщо необхідно, виконують логічну переробку цієї інформації для одержання нової, що явно в систему не вводилась.

Документи, їх копії і пошукові образи не тільки знаходяться в різних сховищах, але можуть розміщуватися і на різних носіях (паперових, магнітних, оптичних і т. ін.). В сучасних ІПС копії документів і їх ПОД переважно розміщуються на магнітних і лазерних носіях у відповідних базах даних. Видозмінюються в конкретних умовах і принципи роботи ІПС.

К.Г. Мітяєв і становлення документознавства

Професор К.Г.Мітяєв запропонував вважати документознавство архівознавчою дисципліною, що може стати вступом до теорії і практики архівної справи. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв’язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації. Зміна назви розділу мало вплинула на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К.Г. Мітяєвим понять «загальне діловодство» і «загальне документознавство». Розділ «Загальне документознавство» у курсі «Теорія і практика архівної справи» за статусом був пропедевтичним і являв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об’єктом виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г.Мітяєва, оперуючи сучасною термі­нологією, за змістом було тотожним управлінському документознавству. Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате вченим в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну. Документи в ній стали вивчатися як об’єкти оперативної дії та соціальної функції, заради виконання якої були створені. У своїх подальших публікаціях К.Г.Мітяєв визначав документознавство як «наукову дисципліну, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти і системи документування явищ об’єктивної дійсності і створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси і системи». Отже, створення передумов тісної інтеграції діловод­ства й архівознавства спродукувало появу нових галузей знань: управлінського документознавства, документознавства у метанауковому розумінні, що зосереджені на комп­лексному вивчені історії, теорії, методики дослідження до­кумента в цілому, управлінського зокрема.Спеціальне документознавство (синоніми «адміністративне», «традиційне» або «класичне»), що існувало у радянські часи, теорію документа цілісно не розглядало. Таким чином, на сучасному етапі теоретико-прикладні проблеми документа можуть розглядатися  галузями спеціального документознавства: управлінським,  науково-технічним, картографічним, нотаріальним, судочинним, медичним, кінофотодокументознавство>м (аудіовізуальним документознавством) тощо. Головною складовою предмета цих наукових напрямів є процеси створення документів відповідних класів та систем документації і організації роботи з ними. Сукупність даних процесів також може розглядатися для практичного використання у діловодстві, наприклад судочинному, нотаріальному, медичному (діловодство у сфері охорони здоров’я) тощо. У 1960-1970-х рр. історичний аспект досліджень документів значно поступається вивченню технології діловодства, яке, за словами К.Г. Мітяє­ва, дедалі більше почали сприймати як історично утворені системи документування та документаційного забезпечен­ня управлінської діяльності державних і громадських інституцій. Дедалі частіше документи стали аналізувати відповідно до їхньої основної соціальної функції, заради виконання якої були створені: оперативної дії. Зрештою, дослідження документів і систем документування, розпочаті в діловодному й архівознав­чому аспектах, стали виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну під назвою «документознавство», зміст якого, гово­рячи мовою сучасної науки, відповідав традиційному, або управ­лінському документознавству. Серед головних напрямів наукових досліджень управлінського документознавства можна виділити такі: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, історичні, науково-технологічні. В умовах реорганізації систе­ми державного управління одним із першочергових питань раці­ональної організації документообігу стало формування систем документації, у тому числі – управлінської. Особливу увагу управлінське.

Керування документаційними процесами – складова та функція управління

Керування документації - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. Керування документацією розглядається у контексті інтенсивного використання інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. Серед найактуальніших питань в умовах глобалізації інформаційного суспільства компетентно називають нормативне забезпечення керування документаційними процесами (далі – КДП). Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняного» досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management. Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування – records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін.,що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині – Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи. Керування документаційними процесами, його мету, завдання, основні положення; • розглянути поняття інформаційної безпеки та шляхи несанкціонованого доступу, класифікація способів і засобів захисту інформації. Історіографія досліджуваного питання. Аналізуючи сучасну ситуацію у сфері керування документацією, слід відмітити, що вагомий внесок у розроблення проблем теорії і технологій керування документацією здійснили вчені та практики США, Канади, Великої Британії, Австралії.