Керування документаційними процесами: сфера практичної діяльності та сфера наукових знань

Набуття чинності ДСТУ 4423: 2005 стало прогресивним явищем упорядкування вітчизняних документаційних процесів, їх сумісності у випадку інтеграції у світові інформаційні процеси. Безперечно, здобутки міжнародної спільноти, колективна творчість у сфері records management буде корисним не лише у практичному значенні, але, передусім, нормативно-правовому, сприяючи узгодженню вітчизняних і міжнародних актів, так необхідних для єдиного простору проходження документаційних процесів. Вважаємо, що впровадження національного модифікованого варіанту ISO 15489-2001 стане першим кроком адаптації інших міжнародних стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліпшення організації діловодства й архівної справи в Україні.

Сфера застосування

Цей стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами в організаціях, державних або приватних, для внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Усі елементи, описані в цьому стандарті, рекомендовано використовувати, щоб забезпечити створення, долучення легітимних службових документів та керування їх обігом. Процедури, які допомагають забезпечити керування документаційними процесами згідно з принципами та елементами, описаними в цьому стандарті, надано у ISO/TR 15489-2 (Настанови).

Цей стандарт:

• стосується керування службовими документами всіх видів, на всіх носіях, які організація або будь-яка фізична особа створила або отримала в процесі здійснення своєї діяльності;

• надає рекомендації у сфері визначення обов’язків організацій щодо службових документів і політики в сфері документування та пов’язаних із ним процедур, систем і процесів;

• забезпечує нормативними вимогами до керування документаційними процесами у межах системи керування якістю відповідно до ISO 9001 та ISO 14001;

• надає рекомендації з розробляння та впроваджування документаційних систем, але

• не стосується архівних документів у архівних установах. Цей стандарт призначено для використання:

• керівниками організацій;

• фахівцями у сфері документування, інформаційного та технологічного керівництва;

• іншим персоналом організацій;

• іншими особами, які зобов’язані створювати документи та працювати з ними.

Концепція документознавства С.Г. Кулешова

Структуру документознавства детально розглянув проф. С.Г.Кулешов. На його думку, документознавство поділяється на загальне і спеціальне. Загальне документознавство проф. С.Г.Кулешов визначає як «метанаукову надбудову для всіх наук документально-комунікаційного циклу, ...воно складається не з наукових дисциплін, а з таких розділів, як «Концепції документа», «Функції документа», «Основні етапи розвитку документа», «Загальні проблеми створення, зберігання та функціонування документа». За висловом С.Г. Кулешова, загальне документознавство можна називати документологією, галуззю науки, що розробляє питання теорії документа, вивчає закономірності генезису та еволюції документа, загальні для всіх наук проблеми теорії функціонування, практики створення і роботи з документами. Теорія документа, уважає вчений, включає передусім напрями, що стосуються функціонального аналізу документів, вивчення їхньої характеристики як речових виробів та зафіксованої в них інформації, класифікації й типології документів. Об'єктом дослідження, відповідних напрямів спеціального документознавства є специфічні функції окремих видів документів. Найбільш розвиненим, «єдиним на сьогодні конституйованим напрямком спеціального документознавства» проф. С.Г.Кулешов визнає управлінське документознавство, що сформувалося з теорії і практики справочинства. Місце загального й спеціального документознавства серед інших наукових дисциплін характеризується проф. С.Г.Кулешовим як їх «зв'язки» з рядом наук. Для загального документознавства це науки документально-комунікаційного циклу; семіотика, інформологія, мовознавство, інформатика, філософія, культурологія, соціологія, загальна теорія комунікації, історичне джерелознавство, історія писемності, історія культури, загальна теорія класифікації, психологія.

Для спеціального документознавства це архівознавство, мовознавство, теорія і практика менеджменту, правознавство, історичне джерелознавство, технологія справочинства, інформатика, інформологія, теорія комунікацій, теорія науково-інформаційної діяльності, історія справочинства, дипломатика, неодипломатика, філігранологія, сфрагістика, палеографія, кодикологія. По відношенню до інших галузей знань, які спеціалізуються на дослідженнях документів і розрізняються за ознаками змісту, зовнішньої форми, номіналів та жанрів, уважає проф. С.Г.Кулешов, їх об'єднання «навряд чи можливе». Як підсумок, можна зауважити, що документознавство належить до різних циклів наук. Такий висновок професор С.Г.Кулешов робить стосовно управлінського документознавства й уважає цілком правомірним щодо документознавства. Стосовно документології проф. С.Г.Кулешов погоджується з її виокремленням у межах комплексної наукової дисципліни, з позначенням нею загальнотеоретичного розділу.

Міжнародні стандарти електронного врядування. Міжнародні критерії та методики оцінювання готовності до електронного врядування

Упровадження елементів електронного урядування в Головдержслужбі України

На сьогодні е-урядування в Головдержслужбі України – це:

• удосконалення веб-сайтів (внутрішнього й офіційного – українською, англійською та російською мовами);

• інтеграція веб-сайтів територіальних органів до порталу Головдержслужби на єдиній технології з доступом через геоінформаційну систему;

• упровадження інтегрованого електронного документообігу між територіальними органами Головдержслужби, центрального апарату та Секретаріату Кабінету Міністрів України з використанням спеціальної інформаційно-телекомунікаційної системи та електронного цифрового підпису;

• створення й уведення Національної бази електронних особових справ державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування України;

• розроблення й застосування ідеології «електронний державний службовець» з використанням ІР-телекомунікаційної інфраструктури.

Проекти е-урядування в Головдержслужбі можна умовно поділити на три групи.

Перша – надання послуг через веб-сайти (внутрішній та офіційний українською, англійською й російською мовами) та сайти управлінь державної служби Головдержслужби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, які побудовані за єдиною технологією. Впровадження сайтів територіальних органів уможливлює надання професійних послуг з урахуванням специфіки відповідних регіонів. Доступ до регіональних веб-ресурсів організовано через геоінтерфейс офіційного сайту Головдержслужби www.guds.gov.ua. Завдяки застосуванню системи розподіленого контент-менеджменту, контролю за актуальністю та введенню в дію сайтів територіальних органів збільшилося відвідування офіційного веб-сайту Головдержслужби, про що свідчить підвищення позиції з 17 до 13 протягом року в рейтингу порталу bigmir)net серед 330 сайтів в розділі «Адміністрації».

         Друга – упровадження електронного документообігу в центральному апараті Головдержслужби, в її територіальних органах та інтеграція документообігу із Секретаріатом Кабміну через СІТС із використанням електронного цифрового підпису. Обмін електронними документами із Секретаріатом Кабінету Міністрів організовано в офлайновому режимі з використанням автоматизованого робочого місця абонентського пункту Головдержслужби СІТС через центр обміну документів та спеціальний компонент, який підтримує різні системи електронного документообігу, синхронізує довідники та забезпечує захищений обмін електронними документами.

         Третя – специфічні для Головдержслужби проекти, у тому числі створення «Національної бази особових електронних справ державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування» (НБДС), яка замінить систему «Картка» Єдиної державної комп’ютерної системи «Кадри», що сьогодні широко використовується кадровими службами державних органів. Упровадження НБДС допоможе зробити новий якісний крок в інформатизації органів державної служби й у повному обсязі перейти від формування особових справ державних службовців на твердих носіях та їх електронних карток до централізованого автоматизованого обліку електронних особових справ. Також НБДС забезпечить використання єдиних актуальних довідників, надання інтерактивних послуг щодо оголошень, пошуку вакантних посад на державній службі, дасть можливість отримувати повну інформацію з питань проходження державної служби, персональні дані з особової справи через окремий веб-портал державної служби.