Практична робота №4 КДП

Практична робота №4

з КДП

студентки 4 курсу

групи ДМ 20-к

Чайки Мирослави

1. У процесі забезпечення суспільства ре­троспективною документною інформацією виділяють три етапи.

Суть першого - організації користування документами - по­лягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи.

На другому етапі здійснюється користування документами - їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролі користувачів мо­жуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такому випадку використання НАФ переходить у третій етап - власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує от­риману з архівних документів інформацію. Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієн­туватися в її джерелах. Джерела ретроспективній інформації поділяються на чотири групи: • документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити; • нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації; • історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дис­кусій та "круглих столів", що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани наукової роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поді­ляє на очевидні та приховані. Очевидні потреби - це чітко усві­домлені, достатньо повно сформульовані, спрямовані на ознайом­лення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з пев­ною інформацією. Перехід прихованих потреб в очевидні відбувається під впливом ознайомлення із загальними відомостями про склад і зміст архівних фондів, зокрема, вивчення архівних довідників, аналізу інформації веб-сайтів архівних установ, до­кументальних експозицій, радіо- і телепередач, екскурсій до архівів. Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб за пред^ метно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють групу­вання потреб за додатковими ознаками: • хронологічною (історичною), що характеризує потребу в інформації певного історичного періоду, яка міститься у до­кументах відповідної історичної епохи; • географічною, що відбиває потребу в інформації щодо пев­ного регіону та за документами конкретних адміністра­тивно-територіальних одиниць; • ієрархічною, пов'язаною з потребою в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань; • галузевою, що окреслює потребу в інформації, що належить до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності; • адресною, що визначає потребу в інформації, що характе­ризує діяльність певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, якщо йдеться про об'єднаний або ро­динно-фамільний фонд; • матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка міс­титься в документах залежно від способу закріплення в них інформації. Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагає архівістам виявити відомості про те, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються най­більшим попитом у споживачів, спрогнозувати використання документної інформації. Це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, а й керувати процесом регулювання потреб у архівній інформації, краще організову­вати користування документами НАФ, вдосконалювати довід­ковий апарат до них. Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретро­спективній документній інформації за ознакою ефекту, очіку­ваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який від­діляв науково-історичний, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб'єктив­ного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти. Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, доцільно виділити категорії спожива­чів інформації. Загальноприйнятої схеми класифікації спожи­вачів не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку класифі­кації. Під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він може представляти. Більшість архівознавців схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняти за класифікаційну ознаку сферу діяль­ності користувача: сфера управління, наукові дослідження і про­ектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підго­товка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науко­вими ступенями і ін. Слід враховувати і такі ознаки, як профе­сійна та регіональна приналежність користувачів, їх кваліфіка­ція, наявність друкованих праць.

2. Дослідження ретроспективної документної інформації було здійснене в працях В. М. Автократова, І.В. Волкової, Т.М. Долгорукової, А.В. Єлпатьєвського в 1970 -1980-х рр. Ученими сформульовані найважливіші поняття архівного інформаційного середовища, інформаційного потенціалу архівного фонду, документної ретроспективної інформації, описової статті тощо.  Основна  заслуга в розробленні теорії опису належить В.М. Автократову – історику-архівісту, доктору історичних наук, профессору, людині з цікавою долею.

В. М. Автократов розглядав  архівне інформаційне середовище як «сукупність власне архівних  документів і   притаманних  їм пошукових засобів» [1, с. 204]. При цьому дослідник зазначав,  що архівному інформаційному середовищу властиві певні риси, які суттєво відрізняють його від інших інформаційних середовищ. По-перше, це середовище не узгоджується з уявленням про існування інформації лише в процесі передачі-засвоєння. Архівна інформація  не зникає із закінченням передавання. Вона незалежна від стану і продовження діяльності систем, що її створили. У зв’язку з цим можливе неодноразове використання передачі інформації за допомогою прокладених з цією метою «евристичних каналів»,  які відкривають практичний доступ до пластів архівних документів. Чим більше  архівне середовище насичене ними, тим ефективніше з нього можна здобути потрібні матеріали. По-друге, архівне інформаційне середовище має властивість постійного росту: в нього додаються все нові  потоки архівних документів. Але при цьому вони не витісняють  старі, оскільки в умовах архівного середовища вони не старіють (в тому розумінні, що не обезцінюються з плином часу), як це буває в інших інформаційних середовищах. По-третє, архівне інформаційне середовище складається з генетично пов’язаних комплексів документів, архівних фондів та справ, які історично склалися. Воно організоване на основі історичної, а не логічної класифікації, як це притаманно, наприклад, бібліотечному, патентному чи іншим середовищам. 

Дуже важливо, що в поняття фондування В.М. Автократов  включає не тільки  питання розподілу документів за фондами, але й всередині них. З одного боку,  фонд виступає як цілісне потенційне джерело історичної інформації, а з іншої – як сукупність частин, які являють собою складний об’єкт з численними інформаційними й структурними  взаємоорієнтованими  зв’язками.

Інформаційний потенціал фонду визначався вченим як «органічно притаманне фонду інформаційне різноманіття, багатство, дане йому умовами походження, властивостями фондоутворювача» [2, с. 30]. Поняття інформаційного потенціалу  фонду В.М. Автократов  виводив із положення  теорії інформації, яке розкривало природу інформації як відображення різноманіття реальності.

Проблема впливу інформатики на архівознавство, застосування методів інформатики та інформаційних понять в архівознавстві теж розглядалася науковцем. В.М. Автократов вважав, що «пряма трансплантація» теоретико-інформаційних категорій  небезпечна для архівознавства: вона здатназруйнувати історизм, який лежить в основі пізнання проблеми. Разом з тим,  В.М. Автократов відзначив  також і позитивний вплив на архівознавство нових категорій, який проявлявся,  в першу чергу, термінологічно  і при цьому дещо підвищував рівень теоретичного мислення архівістів. На його думку, у науці активно використовувались і поглиблювали зміст  архівознавства такі поняття як: «інформаційно-пошукова система», «інформаційний масив», «потік інформації», «первинна» і «вторина» інформація.

Аналіз теоретичного  змісту поняття документної ретроспективної інформації привів ученого до висновку, що воно виражає єдність інформації, яка була створена в минулому  і  втратила оперативне значення, але придбала  статус  потенційного  джерела  історичного пізнання. Для характеристики поняття ретроспективної  інформації  важлива її властивість виходити із потенційного стану, актуалізуватися з метою пізнання минулого. Інформація стає ретроспективною після того, як досягає мети, задля якої була створена, але не одразу, а через певний час.

Стиснення (згортання) вихідного обсягу  первинної інформації В.М. Автократов  називає архівним описом, у процесі якого частина первинної інформації  неминуче втрачається. Процес опису заснований  на інформаційному аналізі та синтезі, тобто на розумовому  розподілі певного обсягу інформації об’єкта опису на ряд елементарних фактів, які в подальшому їх стиснення перетворюються  в узагальнюючу характеристику – описову статтю. В.М. Автократов вважав це поняття найважливішим базовим  поняттям теорії опису. Описова стаття – це характеристика складу і змісту відповідного обсягу первинної документної  інформації.   Така стаття повинна складатися відповідно до структурного формуляру і мати достатній обсяг інформації. Із цього  випливають наступні функції формуляру:

-           визначення межі стиснення інформації, тобто формуляр визначає мінімум  інформативності описової статті;

-            презентує можливість експлікації, розгортання за тією ж програмою, що дає можливість користувачу  формувати більш повний образ вихідної інформації.

Описова стаття, на думку дослідника, може складатися  із одного або кількох речень, але  сам учений виступав  проти  короткого опису. Він справедливо вважав, що стислість несумісна з повнотою й точністю архівного пошуку, оскільки в самій природі інформаційного пошуку лежить протиріччя: «Чим більш коротко ми формулюємо  пошукові образи, тим вища  швидкість пошуку, але нижча його точність і повнота».  Таке протиріччя між швидкістю і надійністю пошуку є альтернативним і потребує   прийняття рішення: або ж орієнтуватися на  короткі статті й швидкий пошук, або досягати повноти й точності пошуку, що передбачає  використання розгорнутих характеристик. Відповідно до цього В.М. Автократов пропонує відмовитися від  короткого опису й розробити диференційований  підхід. Розуміння сутності диференційованого опису складалося під час практичної роботи архівістів, поглибленого вивчення цієї проблеми. Найбільшу цінність мають дослідження українських архівістів, озвучені С.К. Кукреш. Вона підкреслювала, що якість науково-довідкового апарату залежить не від детальності опису найбільш важливих документів і питань, а визначається необхідністю повноти розгляду змісту й визначення у зв’язку з цим методів і форм опису.

               Отже, незаперечним є факт значного вкладу В.М. Автократова у справу становлення теорії опису вітчизняної архівної документної інформації.