Практична робота №2 КДП

Практична робота №2

з КДП

студентки 4 курсу

групи ДМ 20-к

Чайки Мирослави

1. Ознайомитися з нормативно-методичною базою створення і функціонування службових документів. Скласти перелік всіх джерел, що містять вимоги до службових документів.

• ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення

• ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

• ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

• ДCТУ 4423-1:2005 Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення

• ДСТУ 4423-2:2005 Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови

• Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади затв. постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242

2. За національним стандартом «Інформація і документація. Керування документаційними процесами» проаналізувати вимоги до службових документів.

Службові документи створюють, отримують та використовують у процесі ділової діяльності. Щоб підтримувати безперервну ділову діяльність, яка відповідає законодавчим та регуляторним вимогам, та забезпечити необхідну звітність, організації мають створювати, зберігати автентичні, достовірні та придатні для користування службові документи і забезпечувати збереженість й цілісність цих службових документів так довго, як це необхідно.

Службовий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформацію треба використовувати для звітності.

Вимоги:

Автентичність – це означає, що службовий документ належить до того виду, який у ньому зазначено, створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала, та створено або надіслано саме у той час, який документально зафіксовано.

Для забезпечення автентичності службових документів організації треба запроваджувати та задокументовувати політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання, зберігання та передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб ав­тори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несанкціонованого доповнювання, знищування, приховування та користування.

Достовірність. Достовірний службовий документ – це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого можна використовувати в подальшій діяльності. Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них, особами, які безпосередньо володіють фактами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.

Цілісність службового документа – це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін. Політика та процедури керування документаційними процесами мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити. Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа має бути точно задокументовано та проконтрольовано.

Документ повинен бути придатним для користування.

Придатний для користування службовий документ – це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати. Він має бути придатним до наступного представлення як прямо пов'язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумовили його створення. Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, в результаті яких документи створюються або в процесі яких використовуються. Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії. Потрібно зберігати зв'язки між службовими документами, що документують послідовні дії.

3. Охарактеризувати принципи включення службових документів на різних носіях до документаційних систем.

Метою включення службових документів до документаційних систем є:

• встановлювання взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його створення;

• розміщування службового документа з його взаємозв'язками в документацій ній системі;

• встановлювання його зв'язків з іншими службовими документами.

Цей процес можна провести через розміщення детальних метаданих, які містять, доповнюють, пов'язують інформацію про певний службовий документ незалежно від його формату. На стадії розробляння цей процес долучають до процедур документаційної системи. Такі метадані є суттєвими для відстежування, повноважень, статусу, структури та цілісності службового документа в будь-який момент та подання його зв'язків з іншими службовими документами.

Перелік методів, що забезпечують включення службових документів, може бути таким:

а) класифікування та індексування, що дають можливість встановити відповідні зв'язки, групування, найменування, забезпечення секретності, дозвіл на користування та пошук, передавання до архіву та вилучання для знищування і виявляння службових документів, життєво важливих для діяльності організації;

b) систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія: фізичний чи електронний, що полегшує наступне користування і одержування довідок;

с) реєстрування, що засвідчує наявність службового документа в документаційній системі;

d) функціювання систем, які в процесі ділової діяльності мають:

1) забезпечувати створення метаданих, що описують діловий контекст;

2) забезпечувати свідчення того, де знаходиться службовий документ;

3) виявляти, яка дія невиконана;

4) виявляти, хто має доступ до службового документа;

5) виявляти, коли цей доступ мав місце, та

6) забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.

4. Оцінити ризики організації у випадку, коли службові документи не створюються і не зберігаються.

Мета оцінки ризиків організацій у випадку, коли службові документи не створюються і не зберігаються полягає у визначенні вимоги організації до створення, одержування та зберігання службових документів у процесі її діяльності та документально оформити вимоги у структурованій формі, яку легко використовувати. Зберігання відповідних службових документів сприяє належному здійсненню ділової діяльності. Цим забезпечується підзвітність окремих осіб та організацій за свої дії у правових та адміністративних справах. Також забезпечується їхня підзвітність діловим колам та групам зі спорідненими інтересами, внутрішнім та зовнішнім, а також реагування на їхні потреби та очікування.

Ці вимоги до документації визначають шляхом систематичного аналізування потреб діяльності, правових та регуляторних зобов'язань та більшої відповідальності перед суспільством.

Оцінювання ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не зберігають, також допомагає визначити вимоги до них. Цей етап також забезпечує засади для створювання, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, основу для розробляння систем, до яких долучатимуть та в яких зберігатимуть службові документи, а також контрольні показники для оцінювання наявних систем.

Результатами виконання оцінки ризиків є:

а) перелік всіх джерел, що містять вимоги до службових документів, які мають суттєве значення для організації,

b) перелік регуляторних, ділових та будь-яких загальніших вимог суспільства до зберіган­ня службових документів,

с) звіт про оцінення ризиків, підписаний керівництвом, та

d) офіційний документ для керівництва і персоналу, який встановлює вимоги до зберігання документації в організації.