Практична робота №3

Студентки IV курсу,групи Дм 20к

Андрущенко Олени

Завдання:

1,Увійти в систему,ознайомитись з робочим вікном.

2.Яка технологія вводу організаційної структури в СЕДО.

3.Технологія налагодження СЕДО до установи.

4.Ознайомитись з основними складовими сист еми та їх призначення.

5.Оформити звіт з практичної роботи.

Виконання:

1.СЕДО «Діло» -( система автоматизації документообігу) – Комплексний промисловий розв*язок ,що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також повністю ведення Електронного Документообігуорганізації.Версіярозроблена в 1996році.

СЕДО «Діло» (Систе́ма автоматиза́ції документоо́бігу )— організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також що забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Відкривши вікно, по праву сторону, ми бачимо «Картотеку». Тут потрібно обрати пункти «Центральна картотека» чи «центральний архів». Далі ми бачимо ярлики, тобто кнопки- «Реєстрація документів»; «Кабінети»; «Пошук документів та особисті папки»; «Реєстри зовнішньої відправки документів»; «Опис справ»; «Відсилання документів».

По ліву сторону ми можемо побачити Логотип програми,тобто назву. Трохт нижче описана версія програми. Ще нижче ми має три кнопки «Настройки системи»; «Допомога»; «Вихід».

З верху у лівому кути присутні кнопки «свернуть» та «закрити».

2.Технологія вводу організаційної структури установи в седо.

Головною особливістю системи автоматизації діловодства та документообігу «ДІЛО » є настроюваністю на ту унікальну схему документообігу, яка склалася на підприємстві . У свою чергу схема документообігу визначається організаційною структурою підприємства та правилами ведення діловодства в організації . Під організаційною структурою підприємства будемо розуміти склад і організаційну підпорядкованість підрозділів підприємства, а також перелік співробітників підрозділів, безпосередньо беруть участь у роботі з документами, тобто володіють правом накладення резолюції або є виконавцями документів . Таких співробітників надалі будемо називати посадовими особами . Налаштування системи на організаційну структуру підприємства , насамперед , дозволяє впорядкувати і локалізувати пошук РК документів , виконуваних різними посадовими особами. Після того , як документ зареєстровано ( будемо вважати , що це вхідний , тобто надійшли ззовні документ) , запис про його РК опиняється в картотеці . У момент первинної реєстрації документу присвоюється реєстраційний номер і визначається посадова особа , якому належить визначити подальший рух документа ( в РК вписується його прізвище) . Наприклад , таким собою може бути директор підприємства. Існування у документа доручення ( у вигляді пункту або резолюції) має бути відображено в РК шляхом введення інформації про це дорученні : прізвищ автора резолюції (якщо це резолюція) , виконавців даного доручення, контролера (якщо доручення - контрольне ) , а також тексту доручення. Для цього необхідно попередньо відшукати РК в картотеці. Пошук РК документа в картотеках можна проводити , використовуючи в якості пошукових критеріїв будь-які значення її реквізитів. Але при досить великій кількості карток в картотеці такий пошук може зайняти багато часу. додаткове час буде потрібно , також , на формування пошукового запиту. Крім того , якщо доступ до карток буде здійснюватися тільки через пошук по всій картотеці , то користувачі будуть мати можливість доступу не тільки до «Своїм» , а й до «чужих» документам. Щоб уникнути подібних проблем , система « ДЕЛО» надає можливість автоматичного виділення з усієї сукупності РК, що знаходяться в картотеці , тих РК документів , виконання яких у поточний момент часу залежить від певних посадових осіб .

При веденні традиційного діловодства всі документи , виконання яких у поточний момент часу залежить від певної посадової особи , потрапляють на його робочий стіл. У системі « ДЕЛО» аналогом робочого столу посадової особи є кабінет , а відповідні посадові особи називатимуться власниками кабінету.

Наприклад , після видачі доручень (і призначення їх виконавців ) , в картотеці з'явилися записи про РК документів , серед виконавців яких є будь-хто з співробітників підрозділу. Створення кабінету , власниками якого є всі посадові особи підрозділу , призведе до того , що в кабінет потраплять дублікати записів про всі РК документів , виконання яких вимагає участі будь-кого зі співробітників підрозділі. Але при необхідності можна налаштувати систему так , що біля кабінету буде довільне число власників , наприклад , тільки один власник . У цьому випадку в кабінет будуть потрапляти документи, що відносяться тільки доданому посадовій особі. Кількість кабінетів , створюваних в системі , не обмежується.

Для прискорення пошуку і розмежування доступу до документів в організаціях із значним документообігом доцільно ділити одну велику картотеку на кілька картотек підрозділів . Подібний розподіл також може і повинно вироблятися, якщо який-небудь підрозділ веде своє власне діловодство , тобто документ може бути створений ( зареєстрований ) всередині підрозділу . У цьому випадку кабінети будуть створюватися вже при картотеках підрозділу.

При налаштуванні системи «ДІЛО » можна повторити організаційну структуру підприємства , створивши кабінети , як мінімум , за кількістю самостійних підрозділів . Уцьому випадку діловоди різних підрозділів будуть звертатися за документами в «свої» кабінети .

Так , в картотеці 1 накопичуються запису про РКдокументів, що вимагають накладення на них резолюцій керівництвом . Після накладення резолюцій на паперові документи діловод ( секретар ) знаходить запису про їх РК в кабінеті 1 і вводить текст резолюції та прізвища призначених виконавців. Як тільки резолюція введена , запис про відповідну РК документа надходить у картотеку підрозділи ( картотека 2 або картотека 3 ) , при якій створено кабінет , власником якого є посадова особа, призначена виконавцем документа . Одночасно запис про РК з'являється в кабінеті виконавця. Якщо в якості виконавця визначений конкретна посадова особа , а підрозділ , то картка опиниться в кабінеті , серед власників якого є начальник підрозділу. У ході робіт на один і той же документ може бути накладено кілька резолюцій .