4.Ознайомитись з основними складовими сист еми та їх призначення.

Основні складові системи та їх призначення.

При роботі з системою «ДІЛО » різним категоріям користувачів необхідний доступ до певного набору функцій системи . Наприклад , робота системного технолога зводиться до налаштування системи , що обумовлює необхідність доступу до функцій , що підтримує введення значень в системні довідники та їх редагування . коло завдань інших користувачів може визначатися посадовими інструкціями і бути обмеженим , наприклад , тільки реєстрацією вступників документів або підготовкою звітів керівництву. У зв'язку з цим система « ДЕЛО» має модульну структуру , а кожен з модулів реалізує набір функцій , що підтримують певний технологічний етап роботи з документами. Кожен модуль оформлений як окремий додаток системи Windows. Система «ДІЛО » складається з наступних модулів: • «Документи » ; • « Звітні форми» ; • « Довідники » ; • «Користувачі » ; • «Протокол ». Модуль «Документи » реалізує основні функціональні можливості системи « ДІЛО». модуль підтримує такі технологічні етапи обробки документів: • реєстрацію документів ; • виконання документів ; • пошук документів у картотеках ; • розсилку вихідних документів . Обробка документів на кожному з цих етапів забезпечується виконанням набору команд , які , у свою чергу , об'єднуються у функцію . Так , запуск модуля «Документи » відкриває доступ до функцій системи : • Реєстрація документів - команди функції забезпечують введення значень реквізитів РК , включаючи прикріплення до картці файлу з текстом документа , установку зв'язків між документами , а також передачу документа в кабінет ( картотеку ) для подальшого виконання ; • Кабінети - команди функції забезпечують виконання документа , що потрапив у кабінет , включаючи видачу доручень до документа , оформлення звітів виконавців , контроль виконання доручень. Крім того , функція Кабінети використовується для роботи з проектами документів (створення проектів, погодження , затвердження і т.д.); • Пошук документів і особисті папки - команди функції забезпечують пошук документів , доручень і проектів документів у картотеці за значеннями реквізитів їх реєстраційних карток. Виявлення документа з допомогою пошуку необхідно в тому випадку , якщо користувач не знає, в якому з кабінетів знаходиться документ або якщо користувач не приписаний до жодного кабінету. Після того , як документ знайдений , команди функції забезпечують виконання документа . Результати пошуку також можуть бути використані як інструмент контролю виконання документів або формування довільних звітних зведень (наприклад , формування списку невиконаних даними посадовою особою документів ) ; • Реєстри зовнішньої відправки документів – команди функції забезпечують обробку документів , що підлягають відправці , включаючи формування та друк стандартних форм реєстрів розсилки ; • Опис справ - команди функції забезпечують перегляд документів , списаних у справи , ведення самих справ , а також передачу справ до архіву; • Відправка документів - команди функції забезпечують роботу з документами , підготовленими до відправки , реєстрацію відправки документів і контроль за надходженням квитанцій про реєстрацію документів із систем «ДІЛО» адресатів .

У модулі «Користувачі » міститься перелік облікових записів користувачів системи . При роботі з даним переліком для кожного користувача визначається : • спосіб аутентифікації користувача при запуску системи «ДЕЛО ». Аутентифікація користувача може проводитися з допомогою операційної системи Windows або ж користувачеві призначаються персональні ідентифікатор і пароль , які він повинен вказувати при вході в систему; • права доступу до налаштувань системи ; • права доступу до картотекам системи; • права доступу до кабінетів кожної з доступних картотек ; • права доступу до папок всередині кожного з доступних кабінетів ; • права доступу до документів різних грифів допуску ; • права доступу до підсистем і функцій системи . Правила роботи з модулем «Користувачі » викладено в керівництві системного технолога . У даному модулі ведеться протокол подій системи « ДІЛО». Дане системне протоколювання ведеться паралельно функціональному протоколюванню , вбудованому в різні функції системи «ДІЛО» , і не пов'язано з ним. Крім модулів, що входять в стандартний комплект системи «ДЕЛО» , фахівцями компанії « Електронні Офісні Можливості системи«ДІЛО» Системи » розроблені додаткові опції , які закуповуються окремо : • « ЕЦП та шифрування» - призначена для захисту даних з допомогою електронного цифрового підпису ( ЕЦП) та шифрування. Дана опція використовує програмні засоби криптографічного захисту інформації ( СКЗІ ) , які встановлюються на робочих місцях користувачів . • «Захист від несанкціонованого доступу » - дозволяє вирішити одну з найважливіших завдань захищеного документообігу - захист використовуваних систем від несанкціонованого доступу - шляхом організації « Периметра безпеки » , забезпечення режиму аутентифікації , захисту сховищ даних і каналів зв'язку. • « Архівна справа » - призначена для автоматизації процесів формування та оформлення справ з метою подальшої передачі їх в архів організації , ведення і обліку архівних справ і документів , а також для складання номенклатури справ . При спільному використанні з системою «ДІЛО » забезпечується повна інтеграція « Архівного справи » в частині ведення номенклатури справ , рубрик , груп документів , грифів доступу , відстеження змін в організаційній структурі організації , а також імпорту – експорту електронних документів . Крім того , підтримується можливість доступу до РК (історії виконання) документів , переданих на архівне зберігання ; • "Потокове сканування" - використовується для здійснення масового переведення паперових документів в електронні образи , приміщення їх в базу даних системи «ДІЛО » (або системи « АРХІВНА СПРАВА » ) і прикріплення до відповідним РК документів . • « Підсистема повідомлень і оповіщень » - призначена для забезпечення автоматичної розсилки користувачам за електронній пошті повідомлень і оповіщень про певних подіях системи « ДІЛО». • « Підсистема управління процесами» - призначена для забезпечення можливості автоматизувати операції системи « Дело» , виконувані при роботі з документами і проектами документів . Автоматизація здійснюється з допомогою спеціально розроблюваних програм - процесів , які завантажуються в Підсистему управління процесами і настроюються у ній ; • « Підсистема Сервер Електронного Взаємодії » - призначена для забезпечення прозорості обробки документів в організаціях - учасниках електронного документообігу . Підсистема забезпечує можливість автоматично реєструвати надходять по системі « СЕВ » документи , одержувати інформацію про проходження і виконанні документів в організаціях - учасницях « СЕВ » ; • Підсистема «АРМ Керівника ». Забезпечує можливість керівнику працювати з електронними документами , відправленими йому на розгляд , погодження або підпис з системи «ДЕЛО » організації . При цьому робоче місце керівника може перебувати поза локальної мережі системи « ДІЛО». Ця можливість орієнтована, насамперед , на роботу керівників вищої ланки управління . • Підсистема «Мобільний кабінет» . Забезпечує можливість роботи з документами системи «ДЕЛО» віддалено , за допомогою мобільних пристроїв через електронну пошту. Серед мобільних пристроїв можуть бути iPad , iPhone , смартфони , комунікатори , а також мобільні телефони, що працюють з електронною поштою. • Додаток « EOS Desktop Service ». Призначено для забезпечення в підсистемі « ДІЛО- Web »можливості: - Виконувати групове прикріплення файлів до РК / РКПД ; - Редагувати файли , прикріплені до РК / РКПД ; - Сканувати документи без використання пакету FineReader ;

- Сканувати і розпізнавати документи за наявності пакета FineReader , встановленого на робочому місці користувача.