Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

 Конструктор

 Мастер отчетов

 Автоотчет: в столбец

 Автоотчет: ленточный

 Мастер диаграмм

 Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

 В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

 Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

 В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

 Щелкнуть на кнопке ОК.

 Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

 В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна. Печать отчета Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

 В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

 В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

 Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

 Щелкнуть на кнопке ОК. Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл). При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги. Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

 изменить значение ширины отчета;

 уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Тестовые вопросы к теме 9

1. Организованную совокупность структурированных данных в определенной предметной области называют:

1. электронной таблицей;

2. маркированным списком;

3. базой данных;

4. многоуровневым списком.

2. Записью в реляционных базах данных называют:

1. ячейку;

2. строку таблицы;

3. столбец таблицы;

4. имя поля.

3. Имеется база данных:

Номер	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Класс	Школа
1	Иванов	Петр	Олегович	1988	7	35
2	Ахметжанов	Бахытбек	Омарович	1986	9	15
3	Евлоев	Марат	Русланович	1985	11	45
4	Хасенова	Сауле	Алькеновна	1986	10	4

Количество полей в ней равно:

1. 7;

2. 4;

3. 6;

4. 2.

1. Количество числовых полей в представленной базе данных равно:

   1. 3;

   2. 4;

   3. 6;

   4. 0.

4. Программное обеспечение, которое позволяет создавать базы данных, обновлять и дополнять информацию, обеспечивать доступ к информации – это:

1. база данных;

2. СУБД;

3. файл;

4. иерархическая модель БД.

4. Что такое фильтр?

   1. отбор данных из таблицы по определенным условиям;

   2. перестановка данных в столбце по возрастанию;

   3. отбор данных из указанного столбца по определенным условиям;

   4. отбор данных только одного типа.

5. Укажите условие отбора для числовых данных в промежутке от 100 до 200

1. Больше 100 и меньше 200;

2. Больше 100 и меньше и равно 200;

3. меньше 100 и больше 201;

4. Больше 99 и меньше 201.

4. В Access файлы по умолчанию имеют расширение:

1. .sbd

2. .doc

3. .tab

4. .mdb

5. .acs

4. Access Поле, в котором все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются - это:

1. Микро поле.

2. Индексированное поле.

3. Экспресс поле.

4. Макро поле.

5. Meмо поле.

4. СУБД Access не работает с:

1. Таблицами.

2. Формами.

3. Отчетами.

4. Запросами.

5. Презентациями.

11. Access. Запрос-это:

1. Специальный объект с кодом HTML.

2. Устройство ввода данных.

3. Устройство вывода данных на печать.

4. Инструмент для анализа, выбора и изменения данных.

5. Макрос.

11. Формы предназначены для

1. ввода и просмотра данных в удобном виде

2. формирования выходного документа

3. модификации макета объекта

4. обеспечения связи между таблицами

5. создания схемы данных

13.Отчет в Access предназначен для отображения данных

1. при выводе на экран

2. в табличном виде

3. в виде колонок

4. +при выводе на печать

5. Среди предъявленных ответов нет правильного

14. MS Access. Какой вид автоформы необходимо создать, чтобы все поля были расположены друг под другом

1. ленточная автоформа

2. табличная автоформа

3. перекрестная автоформа

4. автоформа в столбец

5. автоформа в строку

15. MS Access. Как называется запрос, в результате работы которого создается сводная таблица. Эти запросы применяются в тех случаях, когда требуется найти нечто общее в двух связанных таблицах

1. запрос на удаление

2. простой запрос

3. запрос-диаграмма

4. запрос на добавление

5. перекрестный запрос

16. MS Access. Какой вид запроса нужно создать, если требуется ввести гибкое условие отбора, которое может изменяться в зависимости от текущей ситуации

1. запрос на удаление

2. запрос на добавление

3. перекрестный запрос

4. запрос с параметрами

5. простой запрос

17. Поле MEMO содержит

1. +последовательность символов неопределенной длины

2. объект, связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access

3. логические значения, которые могут содержать одно из двух возможных значений

4. значения, которые могут содержать логические значения

5. строку, состоящую из букв и цифр, и представляющую адрес гиперссылки

18. Объект Microsoft Ассеss, являющийся средством выборки:

1. Таблица.

2. Форма.

3. Отчет.

4. Модуль.

5. +Запрос.

19. Объект Microsoft Ассеss, предназначенный для наглядного отображения

информации:

1. Таблица.

2. Форма.

3. Запрос.

4. Отчет.

5. Макрос

20. Можно ли созданный запрос сохранить и использовать в дальнейшем

1. Да

2. Нет

3. Зависит от версии программы

4. В другом приложении

5. Только в Word