3.3. Автоматизовані інформаційні системи

Отже, для управління підприємством потрібна систематизована заздалегідь підготовлена ​​інформація. Поки інформаційні потоки усередині системи були невеликі, керуючі (менеджери) досить легко справлялися зі своїми обов'язками за допомогою традиційної паперової технології обробки інформації. Досить згадати комірні книги в Росії XIX століття. Але в середині XX століття відбулося стрімке зростання всіх видів інформації, який зробив практично неможливим традиційну паперову технологію управління підприємством. Тому основною метою створення автоматизованої інформаційної системи на будь-якому підприємстві є виробництво інформації за допомогою технічних засобів (комп'ютерів).

Таким чином, комп'ютери, повинні, насамперед, автоматизувати процес перетворення інформації і прискорити його в сотні і тисячі разів. Комп'ютер може працювати як сам по собі без участі людини, виконуючи закладені в нього програми (пакетний або серверний режими роботи), так і за безпосередньої участі людини (інтерактивний або діалоговий режими роботи). Другий режим характерний для сучасних персональних комп'ютерів, за якими в кожен момент часу може працювати тільки одна людина. У цьому випадку комп'ютер виступає у вигляді персональної середовища для роботи одного або кількох людей.

При цьому виникає протиріччя між персональним характером роботи людини на комп'ютері і колективним характером роботи сучасного підприємства. Це протиріччя вирішується переходом від роботи на окремому комп'ютері до роботи на системі, що складається з багатьох взаємопов'язаних комп'ютерів, або, як кажуть, до роботи в комп'ютерній мережі.

Комп'ютерна мережа це система, що складається з декількох комп'ютерів, об'єднаних один з одним за допомогою комунікаційного середовища (ліній зв'язку) і комунікаційного устаткування. Таким чином, в комп'ютерній мережі користувачі, що працюють на окремих комп'ютерах, або, як їх ще називають, робочих станціях, можуть обмінюватися інформацією, що створює передумови для колективної роботи.

Комп'ютерні мережі прийнято ділити по місцю розташування комп'ютерів і за широтою охоплення комунікаційного середовища на локальні і глобальні. Локальні мережі створюються, як правило, на базі одного підприємства, і комп'ютери в ній можуть бути розташовані в одній кімнаті, на одному поверсі, в одній будівлі або в декількох будівлях. Лінії зв'язку можуть мати різну фізичну реалізацію (екрановані дроти, оптичний кабель, телефонний кабель і т.д.). При цьому забезпечується швидкість передачі даних від 10 мільйонів біт в секунду (Мбіт / с) до одного мільярда біт в секунду (гігабіт / с).

Локальна комп'ютерна мережа є апаратною платформою або апаратним забезпеченням сучасних інформаційних систем.

Локальні комп'ютерні мережі діляться на однорангові і багаторангові. Якщо на підприємстві є кілька комп'ютерів (до десяти) і вони працюють під управлінням стандартної операційної системи Windows, то їх можна об'єднати в однорангову локальну мережу, в якій всі комп'ютери є рівноправними. У такій мережі всі комп'ютери можуть виступати як у ролі клієнтів, які споживають інформаційні ресурси, так і в ролі постачальників (серверів) надають свої ресурси, в якості яких можуть виступати файли, принтери, програми і т.д. Перевагою одноранговой архітектури є її надійність, оскільки вихід з ладу одного комп'ютера майже не позначається на життєздатності всієї мережі. Але такою мережею важко керувати, оскільки адміністратор мережі не має централізованого доступу до її ресурсів.

Більш високий рівень складають многоранговие локальні мережі або мережі з виділеними серверами. У цьому випадку на сервері встановлюється мережева операційна система, наприклад Windows (2000, XP) або Linux, яка дозволяє вести облік всіх користувачів мережі за допомогою облікових записів і управляти всіма ресурсами мережі централізовано. Таким чином, тут сервер виступає і як центрального пристрою, який надає інформаційні ресурси, і як виділений комп'ютер, який зазвичай має більше оперативної і дискової пам'яті в порівнянні зі звичайними робочими станціями, наділений більш широкими комунікаційними можливостями, має прямий вихід в глобальну мережу і т .буд.

Централізоване управління локальною мережею дозволяє нарощувати в ній число комп'ютерів до сотень і навіть тисяч одиниць. Але централізація і концентрація розподілених ресурсів має і очевидний недолік, оскільки в мережі з'являється ненадійне (вузьке) місце. Вихід з ладу центрального сервера може призвести до зупинки всього підприємства, оскільки паралізованою виявляється саме колективна робота. Тому сервери робляться на порядок надійніше, ніж робочі станції, а в особливо важливих випадках дублюються. Сервери зазвичай працюють у цілодобовому режимі і знаходяться в стані постійної готовності.

Поява в мережі виділеного сервера призводить, зокрема, до появи «спільної пам'яті», яку можна використовувати для зберігання результатів колективної роботи. Історично першими з'явилися, так звані файлові сервери, на яких результати роботи зберігалися у вигляді файлів. Однак скоро з'ясувалося, що знаходити потрібну інформацію серед величезного числа файлів дуже важко.

Наступним суттєвим кроком на шляху до усуспільнення даних в комп'ютерних мережах стала архітектура клієнт-сервер. Ця архітектура передбачає наявність загальних баз даних, які зберігаються зазвичай на спеціально виділених для цього серверах баз даних. На відміну від файлових серверів, при зверненні до сервера баз даних клієнт може не знати про місцезнаходження цікавлять його даних, оскільки він формулює свій запит на спеціальним структурованому мовою (SQL). Виграш у порівнянні з файловими серверами виходить за рахунок зменшення навантаження на мережу з боку клієнта.

Ще одним досягненням архітектури клієнт-сервер став перехід до роботи із загальними програмами. У цьому випадку велика і складна програма, наприклад бухгалтерська програма або програма управління деяким бізнес процесом, може працювати тільки на сервері, а у клієнта буде працювати лише невеликий модуль цієї програми, який і здійснює зв'язок з основною програмою. Таким чином, з'являється поняття сервера додатків, тобто сервера, на якому працюють загальні прикладні програми. Зауважимо, що в локальній мережі може бути кілька серверів баз даних і серверів додатків. Крім того, один і той же апаратний сервер може виступати і як сервер баз даних і як сервер додатків.

В цілому до складу автоматизованої інформаційної системи (АІС) входять наступні компоненти: 1) апаратне забезпечення; 2) програмне забезпечення; 3) інформаційне забезпечення (бази даних); 4) методичне і технологічне забезпечення; 5) персонал (користувачі та адміністратори). Програмне забезпечення (ПО) АІС можна розділити на системне і прикладне. До системного ПЗ (програмній платформі) відноситься, насамперед, мережева операційна система, яка, по суті, забезпечує роботу всієї комп'ютерної мережі. Сучасні системи будуються, найчастіше, на платформах Windows, Unix або Linux. В якості прикладного ПО в АІС використовується або деяка корпоративна система, яка керує роботою всього підприємства, або набір прикладних програм, які автоматизують роботу окремих підрозділів або функціональних ділянок (бухгалтерія, склад, плановий відділ тощо). Зауважимо, що вартість прикладного може в кілька разів перевищувати вартість обладнання, що є зазвичай неприємним сюрпризом для багатьох керівників підприємств. Методичне і технологічне забезпечення регламентує методи і способи використання комп'ютерної системи на даному підприємстві з урахуванням його специфіки. Процес управління в умовах функціонування АІС повинен ґрунтуватися на економічних, організаційних та математичних моделях, які більш чи менш адекватно відображають структуру і динаміку роботи даного підприємства. Розробка таких моделей зазвичай проводиться на етапі передпроектних досліджень і на етапі впровадження АІС, що вимагає залучення кваліфікованих фахівців з консалтингових фірм. Крім того, сюди ж може бути віднесено математичне забезпечення, основу якого становить сукупність математичних моделей, використаних при розробці програмного забезпечення. Найчастіше математичне забезпечення не поставляється разом з комерційними продуктами і залишається комерційною таємницею розробника. Велика частина технологічного забезпечення доводиться на документацію, що регламентує роботу кінцевих користувачів. Сам термін «автоматизована» на відміну від «автоматична» передбачає участь людини в процесі обробки інформації. Таким чином, ми приходимо до наступної трактуванні автоматизованих систем. Автоматизована інформаційна система (АІС) - це складна людино-машинна система, яка є взаємопов'язаним комплексом апаратних, програмних і технологічних компонент, і призначена для збору, обробки, зберігання й розподілу інформації з метою прийняття управлінських рішень. Використання АІС підвищує якість управління і сприяє підвищенню ефективності роботи всього підприємстві, що дає, у кінцевому рахунку, стратегічні переваги в бізнесі. Тим не менш, впровадження АІС це досить трудомісткий процес, який може бути пов'язаний з великими витратами. Вартість АІС аж ніяк не зводиться до вартості устаткування (апаратного забезпечення), яке за оцінками західних експертів складає приблизно одну третину від загальних витрат на АІС. Впровадження АІС може змінити характер роботи не тільки виконавчого персоналу, а також призвести до необхідності перегляду всього бізнесу (реінжиніринг бізнес-процесів). Тому процес впровадження АІС є досить болючим в психологічному плані, до того ж він вимагає чималих витрат на оплату праці консультантів з системного аналізу, що займаються розробкою нових схем управління (менеджмент-консалтинг). Без перегляду бізнес процесів, інформаційна система може просто не заробити і замість прибутків можна отримати збитки. У висновку цього розділу зробимо кілька термінологічних зауважень. Оскільки функція управління є основною на будь-якому підприємстві, то АІС називають також автоматизованими інформаційними системами управління (АИСУ) або автоматизованими інформаційними системами менеджменту (АИСМ). Можна зустріти також абревіатури ІСУ і ІСМ, коли слово «автоматизована» опускають. Всі ці терміни можна вважати до певної міри синонімами поняття автоматизована інформаційна система, яка, в той же час, крім процесу управління підтримує на сучасних підприємствах всі види обробки інформації для всіх виробничих процесів.

3.4. Інформаційні технології Слово «технологія» походить від грецького і означає майстерність, «мистецтво робити речі». У промисловості це поняття трактується наступним чином: • Технологія - це комплекс інженерних знань, реалізованих у прийомах праці, і способах з'єднання виробничих процесів, для створення продукту або послуги. З цієї точки зору «інформаційні технології» можна розуміти як способи застосування (використання) комп'ютерних систем на підприємствах, або як уміння виділяти корисний інформаційний «сигнал» із загального інформаційного «шуму». ЮНЕСКО характеризує інформаційні технології наступним чином: Інформаційна технологія - це комплекс наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації з допомогою обчислювальної техніки, а також пов'язані з цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Таким чином, інформаційна технологія може розглядатися як спосіб організації роботи інформаційної системи, а сама інформаційна система як технічна середовище для реалізації інформаційної технології. Інформаційні технології (ІТ) можна класифікувати по ряду ознак, зокрема, в таблиці 1 дана їх класифікація за ступенем підтримки завдань управління в автоматизованих системах [4].

Таблиця 1.1. Класифікація інформаційних технологій

Ознака	Клас
Задачі управління	Електронна обробка документів
	Системи підтримки прийняття рішень
	Експертні системи

1.4.1. Електронна обробка документів Історично першою ІТ була технологія електронної обробки документів, коли комп'ютери використовувалися в рамках традиційних схем керування для автоматизованої обробки первинних документів та вирішення окремих завдань обліку. До первинних документів належать різні листи, акти, журнали обліку, відомості, описи, накладні, табелі, накази і т. д. На основі первинних документів складаються зведені документи, в які заносяться дані з первинних документів. В даний час більшість первинних документів на підприємствах обробляються на комп'ютерах, розташованих безпосередньо на робочих місцях за допомогою програми Microsoft Word. Це певною мірою розв'язує проблему їх обробки, але підготовка зведених документів, як і раніше, здійснюється вручну. Але головна проблема, яка поки що залишається невирішеною, полягає в побудові єдиної системи управління документами і маршрутами їх переміщення, а також контролю їх виконання. Адже кожен документ готується для вчинення певної дії. Певним кроком у вирішенні цієї проблеми можна вважати появу спеціалізованих програмних серверів типу Microsoft Exchange, Lotus Notes, які призначені для централізованого зберігання документів. До особливостей цих серверів можна віднести ієрархічну організацію даних, яка складається із загальнодоступних папок різного рівня. В папках можуть зберігатися повідомлення, отримані по електронній пошті, електронні форми й звичайні файли документів. У ці сервери вбудовуються механізми захисту від несанкціонованого доступу до документів, поштові агенти, які обробляють повідомлення з поштової скриньки, служба обробки подій і т. д. З папками можна асоціювати спеціальні картки, в яких описуються різні сценарії обробки документів. Для взаємодії із сервером Microsoft Exchange у клієнтів на робочих станціях встановлюється програма Microsoft Outlook. Все це створює передумови для появи спеціалізованих систем управління документообігом, і такі програми вже з'явилися. На базі сервера Microsoft Exchange російська фірма "Оптіма" розробила комплексну систему управління потоками робіт і документообігу "Optima-Workflow". Ця система забезпечує: маршрутизацію документів, засобу опису сценаріїв обробки документів, засоби шифрування та електронні підписи, контроль виконання робіт і виконання доручень, контроль версій документа і т. д. 1.4.2. Системи підтримки прийняття рішень До наступного вигляду технологій можна віднести системи підтримки прийняття рішень (СППР). Ці системи виникли на початку 70-х років минулого століття, і їх назва походить від англійського терміна "Decision Support Systems" (DSS). Можна дати наступне неформальне визначення СППР. СППР це програмна система, яка забезпечує користувача моделями та алгоритмами для прийняття рішень у невизначених ситуаціях. Для цих систем характерно широке використання економіко-математичних методів і моделей, програм аналізу і прогнозу, складання бізнес-планів, бази даних і бази моделей [5]. Основна мета у створенні СППР полягає в наданні допомоги менеджеру в розумінні й оцінці ситуації, структуризації проблеми, формування критеріїв та виявлення переваг. До завдань, які вирішуються з допомогою СППР, відносяться: • підготовка стратегічних і тактичних планів; • прогнозування та аналіз збуту; • оцінка ситуації і розподіл ресурсів; • розрахунки бюджетів. СППР в основному використовуються менеджерами середньої ланки (керівниками служб, головними спеціалістами) на рівні тактичного управління. Рідше вони використовуються топ менеджерами на стратегічному рівні, оскільки завдання тут є менш формалізованими (структурованими). Перелік комерційних СППР налічує сотні назв. Прикладами СППР можуть служити: програма корпоративного планування «Симплан», маркетингова програма PIMS, маркетингова програма Marketing Expert, програма формування портфеля замовлень ISDS, програма фінансового планування IFPS, програма інвестиційного моделювання Project Expert [6]. Розглянемо коротко склад і структуру двох з них. Система «Симплан» (Simplan) була зроблена в середині 70-х років минулого століття, щоб допомогти директорам підприємств у питаннях корпоративного планування. Вона містить три класи моделей: фінансові моделі, моделі маркетингу та моделі виробництва. Фінансові моделі служать для аналізу ефективності різних варіантів фінансового планування. Маркетингові моделі служать для оцінки майбутнього обсягу ринку, яким може заволодіти компанія. Моделі виробництва використовуються для оптимального планування майбутнього виробництва, оцінки пов'язаних з цим витрат, оцінки матеріальних запасів, формування кількісних і якісних вимог до робочої сили, оцінки вартості сировини, оцінки потужності виробничої бази та обладнання і т. д. Пакет програм Project Expert було розроблено російською фірмою «ПроИнвест Консалтинг» в кінці 80-х років минулого століття для аналізу ефективності інвестиційних проектів на базі імітаційних моделей грошових потоків. В даний час ця програма, по суті, вийшла за рамки СППР містить у собі деякі функції програм управління проектами, які будуть розглянуті в наступних розділах. Об'єднуючим в системі є модуль «Інвестиційний план», в якому складається сітьовий графік проекту з описом всіх етапів роботи. Система також містить блок збуту продукції, блок оцінки виробничих витрат і блок фінансування (капіталу), у якому визначаються джерела зовнішнього та внутрішнього фінансування. Програма дозволяє провести детальний фінансовий аналіз проекту з урахуванням впливу на нього загальноекономічних чинників, таких, як інфляція, курс валют, структура виробничих витрат, вартість робочої сили, вартість основних фондів, змін в податковій системі і т. д. Програма здійснює розрахунок фінансових показників ефективності інвестицій, які відповідають міжнародним стандартам. Крім того, проводиться розрахунок показників фінансового стану підприємства таких, як рентабельність, ліквідність, платоспроможність тощо [7].

1.4.3. Експертні системи Експертні системи (ЕС) виникли у середині 70-х років минулого століття і призначалися для інформаційної підтримки роботи фахівців аналітиків [8]. Ці системи використовували останні досягнення в області інженерії знань і штучного інтелекту. Можна навести наступне неформальне опис цих систем: Експертна система-це програмна система, що підтримує аналіз прикладних ситуацій в даній предметній області. В економіці ЕС знайшли застосування у менеджерів і аналітиків для автоматизованого аналізу управлінських ситуацій, аналізу ринків збуту, аналізу фінансового стану підприємства, аналізу фінансово-кредитної політики і т. д. Типова структура експертної системи включає базу знань, блок логічних висновків, блок нагромадження знань [8]. У базі знань за допомогою тієї чи іншої моделі відображаються знання експертів про предметної області, способи аналізу фактів, методи побудови висновків. Блок логічних висновків дозволяє користувачу отримати аналітичні висновки з приводу ситуації, що виникла, на основі знань, що зберігаються в базі. Блок накопичення призначений для оновлення та модифікації знань, що зберігаються в базі. Перші приклади успішного застосування експертних систем були пов'язані з медициною і хімією. Проект DENDRAL [8] було розпочато в 1965 році. В ньому була висунута фундаментальна ідея експертних систем - інженерія знань, тобто представлення великих обсягів спеціальних евристичних знань у формі, яка була б зручною для їх автоматизованої обробки. Ця програма могла передбачати молекулярну структуру хімічної речовини за даними мас-спектрографического аналізу. За нею послідувала програма MYCIN, призначена для діагностики інфекційних захворювань і ряд інших систем. У той же час, очевидно, що сфера управління істотно відрізняється від інших предметних областей тим, що тут набагато важче здобути евристичні знання і ще складніше їх формалізувати. Тому в цій галузі було розроблено порівняно небагато ЕС. Прикладами тут можуть служити програма XCOM, розроблена за замовленням фірми DEC, яка допомагає вибрати конфігурацію комп'ютерної системи з заданої специфікації. Система PSY, розроблена російською фірмою «Сайнтекс», використовується на підприємствах і в кадрових агентствах для аналізу психологічної і професійної сумісності працівників. Психологічні знання, тобто знання експертів психологів, представляються в системі у вигляді логічних правил (близько 6 тисяч) і використовуються при тестових обстежень кандидатів на отримання роботи. Система демонструє високу точність при оцінці рівня здібностей кандидатів, тому вона широко застосовується в російських комерційних фірмах. 1.4.4. Автоматизовані робочі місця Ще одним важливим напрямком роботи в області інформаційних технологій стала організація автоматизованих робочих місць (АРМ). З появою персональних комп'ютерів реалізація управлінських функцій все більше зміщувався від автоматичної обробки вхідної інформації до персональної роботи менеджера, в процесі якої відбувалося накопичення досвіду по знаходженню ефективних економічних рішень. Іншими словами менеджера потрібний не стільки автоматичний помічник, скільки зручна персональна середовище для власної роботи. Ця тенденція разом з децентралізацією управління призвела до необхідності вдосконалення робочих місць менеджерів. Автоматизоване робоче місце (АРМ) - це сукупність програмно-технічних засобів і інформаційних ресурсів, що автоматизує роботу персоналу безпосередньо на робочому місці.

Найбільш простою функцією, реалізованої в АРМ, було інформаційно-довідкове обслуговування. Крім того, на АРМах працюють різні прикладні програми, системи управління базами даних, СППР, експертні системи, і т. п. Арми можуть підключатися як до головного сервера підприємства через локальну мережу, так і до зовнішніх інформаційних служб, наприклад, через мережу Інтернет. Іншими словами, програмне забезпечення АРМ перетворює звичайний комп'ютер або робочу станцію в робоче місце спеціаліста. Таким чином, АРМ стає важливим елементом інфраструктури підприємства і складовою частиною його основних фондів і устаткування. В якості прикладів можна навести АРМ «Управління цінними паперами» для банків, АРМ «Аналіз договорів, замовлень, контрактів» для юристів, АРМ-аналітик, АРМ-статистик та ін [4].

Контрольні питання до теми 1 1. Поясніть зміст понять «система», «управління», «інформація». 2. Які основні етапи процесу управління? 3. Чому інформація виступає у ролі управлінського ресурсу? 4. Що являє собою архітектура клієнт-сервер? 5. Опишіть основні компоненти АІС. 6. Охарактеризуйте основні напрямки автоматизації управлінської діяльності. 7. В чому полягає соціально-економічна ефективність АІС? 8. Як використовуються інформаційні технології в управлінні? 9. Що таке електронна обробка документів? 10. Для чого потрібні системи підтримки прийняття рішень? 11. Що можна робити за допомогою експертних систем? 12. Які завдання повинні вирішуватися безпосередньо на робочому місці менеджера?

Список літератури з теми 1 1. Берталанфі Л. Загальна теорія систем - критичний огляд. // У кн. Дослідження з загальної теорії систем. - М: Прогрес, 1969. С. 23 - 82. 2. Вінер Н. Кібернетика або управління і зв'язок в тварині і машині. - М.: Радянське радіо, 1968. - 326 стор. 3. Глушков В. М. Кібернетика: питання теорії і практики. - М: Наука, 1986. - 477 стор. 4. Козирєв А. А. Інформаційні технології в економіці та управлінні. - СПб., Изд-во Михайлова, 2000. 5. Ситник В. Ф. та ін. Системи підтримки прийняття рішень - К: Техніка, 1995. 6. Вовчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті. - Тернопіль: "Карт-бланш", 2001. 7. Гужва В. М. Інформаційні системи і технології на підприємствах. - К: КНЕУ, 2001. 8. Уотермен Д. Керівництво по експертним системам. - М: Світ, 1989. 9. Сурмін Ю. П. Теорія систем і системний аналіз. - К: МАУП, 2003. - 364 с.