29.2.2. Раціоналізація трудових операцій (методів роботи)

Для досягнення позитивних результатів у раціоналізації трудових процесів співробітників органів внутрішніх справ потрібно чітко уявляти структуру управлінського процесу, види й

¹² Див., наприклад: Попов Г.Х. Техника личной работм. – М., 1971; Федотов В.В. Техника й организация умственного труда. – Минск, 1983, та ін.

655

зміст методів та способів здійснення окремих управлінських операцій або їхніх комплексів.

Будь-який управлінський процес, або точніше його структуру, можна розглядати в трьох аспектах: функціональному, технологічному та організаційному.

У функціональному аспекті управлінський процес є сумою функцій, регулярно виконуваних у рамках певного виду діяльності. Сюди входять: аналіз, прогнозування, планування, організація, регулювання, контроль О облік). Це, як вже нам відомо, загальні функції управління, універсальні і обов’язкові для будь-якого управлінського процесу.

У технологічному аспекті процес управління складається із етапів та стадій. Стадії складаються із сукупності управлінських операцій, котрі, у свою чергу, підрозділяються на мікрооперації, а останні – на операційні елементи. Частіш за все в управлінському процесі виділяють два етапи: 1) підготовка й прийняття управлінського рішення і 2) організація виконання управлінського рішення. Ці етапи підрозділяються на стадії, які ми вже докладно розглянули в главі 11. Залежно від того на скільки стадій діляться названі етапи, вирішується і питання про поділ стадій на операції, операцій – на мікрооперації, мікрооперацій – на операційні елементи. Наприклад, стадія оперування інформацією ділиться на такі операції, як збирання, обробка й аналіз інформації, кожна із яких, у свою чергу, може розділитися на мікрооперації і т. ін.

В організаційному аспекті управлінський процес становить сукупність різних трудових процесів, які організуються суб’єктом управління. Оскільки у сфері управління зайняті співробітники, праця яких неоднорідна як в професійному відношенні (юристи, економісти, інженери, психологи та ін.), так і в управлінському (керівники, спеціалісти і технічні виконавці), то для кожної категорії цих працівників управлінський процес буде складатися із різних трудових операцій. Так, для слідчого він буде складатися із збирання орієнтуючих даних, допитів, оглядів місць подій, обшуків, слідчих експериментів та інших трудових операцій; для оперативних працівників – із організації розвідки, проведення особистого розшуку, зустрічей із підсобним апаратом, аналізу інформації, розробки планів операцій, проведення операцій, здійснення дізнання та ін.; для керівників – із вивчення кореспонденції, що надходить, прийому відвідувачів, бесід, нарад, відвідування робочих місць підлеглих, керівництва операціями і т. ін. Деякі трудові процеси для ряду категорій управлінських працівників можуть збігатися (наприклад, самопідготовка або складання документів).

Будь-який управлінський процес можна уявити у вигляді ланцюга трудових процесів. Окремий трудовий процес може бути схожим з технологічним циклом управління (управлінським циклом) або повністю (включаючи стадії першого і другого етапів), або частково (наприклад, тільки підготовка проекту управлінського рішення або тільки організація його виконання).

656

Управлінський процес, розглядуваний в кожному із вказаних аспектів, характеризується не тільки відповідними складовими елементами, але й своїми методами. Так, при здійсненні функції аналізу, планування, прогнозування, організації, регулювання та контролю (функціональний аспект) застосовують адміністративні, економічні, організаційні, психологічні та інші методи управління.

При виконанні управлінських операцій, які складають у своїй сукупності технологічний ланцюжок часткового управлінського процесу (технологічний аспект), використовують методи системного аналізу, логіко-аналітичні, статистичні, оптимізаційні, евристичні та інші методи.

Управлінський процес в органах внутрішніх справ, розглядуваний в організаційному аспекті, також має свої методи. Це методи допиту, огляду місця події, проведення слідчого експерименту та інші (стосовно роботи слідчого); методи збирання оперативно-розшукової інформації, розробки операцій, їх проведення та інші (для оперативних працівників); методи проведення бесід, нарад, зібрань, методи контролю дій підлеглих і т. ін. (для керівників). Ці методи можна назвати організаційними методами управлінського процесу, їх не слід плутати з організаційними методами управлінської праці. До останніх відносяться формування організаційних структур, розстановка кадрів, організація системи збирання та обробки інформації та ін.

Вдосконалення управління залежить від раціоналізації управлінського процесу в кожному із розглянутих аспектів: по-перше, від чіткості його функціональної структуризації та досконалості застосовуваних методів управління; по-друге, від числа застосовуваних управлінських операцій, послідовності їх виконання та ефективності операційних (технологічних) методів; по-третє, від раціональності застосовуваних організаційних методів управлінської праці.

Слід мати також на увазі, що раціоналізація методів роботи пов’язана з удосконаленням тільки третьої групи методів, оскільки вдосконалення перших двох груп методів складає завдання інших розділів теорії управління, а також математики, соціології, кібернетики та інших наук. Тому в цьому підрозділі ми ведемо мову лише про організаційні методи управлінської праці.

Щоб зрозуміти суть раціоналізації організаційних методів управлінської праці, розглянемо, з яких елементів складається структура трудового процесу.

Будь-який трудовий процес складається із операцій, прийомів та дій. Дія – це простіший елемент трудового процесу, виконуваний одним працівником або групою без перерви. Наприклад, у трудовому процесі "допит" дією буде підписання обвинуваченим протоколу допиту, а в трудовому процесі "нарада" – підняття рук при голосуванні.

Більш значною складовою частиною трудового процесу е прийом. Він поєднує ряд послідовних дій і має часткове цільове

657

призначення для здійснення операції. Прикладами прийомів при допиті можуть служити пред’явлення речових доказів та очна ставка, при проведенні наради – голосування.

Операція – являє собою головну ланку будь-якого трудового процесу. При допиті – це бесіда, при проведенні наради – дискусія.

Одна і та ж операція може бути здійснена різними способами. Спосіб виконання операції і є не що інше, як метод трудового процесу. Наприклад, метод проведення бесіди може бути вільним, цілеспрямованим та регламентованим; проведення дискусії також передбачає використання різних методів.

Раціоналізація організаційних методів управлінської праці полягає в заміні застарілих, менш ефективних методів новими, більш прогресивними, а також в удосконаленні колишніх методів у міру здобування більш точного уявлення про об’єкт та предмет праці. Крім того, раціоналізація організаційних методів управлінської праці здійснюється і за допомогою різноманітних технічних засобів, котрі прийнято підрозділяти на дві основні групи:

засоби оргтехніки та засоби обчислювальної техніки.

Раціоналізація організаційних методів управлінської праці має обов’язково доповнюватися раціоналізацією інших елементів трудового процесу: дій, прийомів, операцій. Суть її зводиться до розчленування трудового процесу на складові елементи, аналізу їх з погляду раціональності, вдосконалення нераціональних елементів, виявлення надлишкових елементів і виключення їх із трудового процесу, визначення найбільш правильної послідовності дій, прийомів та операцій, котрі дозволять досягти мети з найменшими витратами зусиль, засобів та часу.

Напрями раціоналізації багато в чому залежать від характеру трудового процесу. Скажімо, якщо трудовий процес складається із небагатьох, але часто повторюваних протягом робочого дня операцій, то очевидно, що раціоналізація дій і прийомів не дасть значного ефекту, В цьому разі раціоналізація має бути спрямована головним чином на методи та операції.

Раціоналізація трудових операцій, як правило, тісно пов’язана з управлінням і залежить від наукової обґрунтованості заходів по вдосконаленню його організації. Так, поглиблення спеціалізації функціональних обов’язків співробітників міліції зменшує різноманітність трудових процесів і операцій, виконуваних кожним з них, що дає додаткові можливості для їх раціоналізації та найефективнішого виконання. Приміром, введення свого часу в практику діяльності органів внутрішніх справ патрулювання на автомашинах, оснащених радіозв’язком, забезпечило негайне прибуття співробітників міліції на місце події. Разом з тим це викликало необхідність оволодіння учасниками слідчо-оперативних груп (слідчим, оперу повноваженим карного розшуку, провідником службово-розшукового собаки) новими трудовими операція-

658

ми та відкрило можливості їх найбільш раціонального проведення на основі уточненої спеціалізації.

Безсумнівно, що проблема раціоналізації трудових операцій є однією з найважливіших у вирішенні питання про підвищення ефективності діяльності органів внутрішніх справ при скороченні чисельності апарата управління.

Загальним підходом до раціоналізації трудових процесів і операцій в органах внутрішніх справ виступає погоджена робота по двох напрямах: організаційно-тактичному та організаційно-технічному.

Організаційно-тактичний напрям раціоналізації трудових процесів та операцій співробітників служб та підрозділів органів внутрішніх справ є ведучим, який виражає цілі раціоналізації і полягає в систематизації носіїв інформації, застосуванні відповідних бланків документів, упорядкуванні системи пошуку та передачі інформації, раціоналізації проведення нарад, інструктажів та інших управлінських заходів.

Організаційно-технічний напрям раціоналізації трудових процесів і операцій полягає в забезпеченні досягнення цілей раціоналізації шляхом створення та впровадження необхідних для цього оргтехнічних засобів: складання текстової документації, розмноження, копіювання та обробки документів, їх зберігання, пошуку і транспортування, засобів сигнальної інформації та ін.

Указані аспекти раціоналізації властиві вдосконаленню як специфічних трудових операцій в діяльності слідчих працівників міліції, установ виконання покарань, пожежної охорони, так і будь-якого виду або напряму управлінської роботи.

Так, однією з найвідоміших трудових операцій в будь-якій управлінській діяльності є наради, за результатами досліджень, проведення нарад та участь в них займають 14–18% усього робочого часу співробітників управління. Всі наради умовно розподіляються на два основних види: дискусійні (або евристичні) та інформаційні. Перші з них проводяться з метою обміну думками при наявності декількох поглядів з обговорюваного питання і колективного його вирішення. Другі організовуються тоді, коли потрібно ознайомити з важливою інформацією одночасно велику кількість працівників або отримати від них необхідні відомості.

Ділове обговорення поставлених на нараді питань – неодмінна умова успішного досягнення цілей цих трудових операцій. їх ефективність залежить не тільки від осіб, які організовують наради, але й від підготовки до них учасників і їх активності в проведенні названих заходів.

Організаційно-тактична сторона розглядуваної трудової операції складається із визначення: мети, дати, тривалості наради, програми й регламенту роботи, складу учасників, послідовності їх виступів. Розв’язувати такі питання потрібно з урахуванням безлічі факторів, у тому числі психологічних, оскільки мова йде про колективну діяльність різних людей. Прагнення досягти мети наради має бути поєднано з раціональним підходом до витрати

659

часу його учасниками. Тому мету наради треба визначити максимально точно, що сприяє правильному встановленню часу і тривалості її проведення, запрошенню на неї тільки осіб, дійсно потрібних для розв’язання намічених питань,) т. ін.

Організаційно-технічний напрям раціоналізації даної трудової операції полягає в своєчасному повідомленні учасників наради, в забезпеченні їх необхідними матеріалами або дорученні їм завдань, у підготовці відповідних приміщень і робочих місць, в організації відео- та звукозапису (у разі потреби) під час наради, а також відпочинку та харчування запрошених осіб протягом її перерв, у швидкому розмноженні проектів рішень і т. ін. Вся організаційно-технічна сторрна справи повинна бути підпорядкована раціональному використанню часу та сил учасників, забезпеченню їх найбільш повної працездатності.

У процесі соціального управління нерідко доводиться розв’язувати проблемні завдання дослідного, пошукового характеру. Цьому сприяють своєрідні наради, які відносяться до типу евристичних, що проводяться методом "мозкової атаки". Процедура наради складається з двох етапів. На першому створюються умови для широкого обміну думками з поставленої проблеми, у якому беруть участь спеціалісти з різних галузей знання, в тому числі дилетанти в тій науці, до предмета якої відноситься проблема. Вважається, що від них можна очікувати "свіжого" погляду, висвітлення проблеми в новому, нетрадиційному аспекті. Від учасників обговорення не потребується приведення доказів або розгорнутих обґрунтувань пропозицій, що висуваються, вони є лише генераторами ідей". На другому етапі спеціалістами-експертами проводиться ретельний аналіз висловлених думок і передача на подальшу обробку найбільш перспективних пропозицій. Таким чином забезпечується можливість розв’язання нових проблемних завдань управління¹³.

Вдосконалення технічного забезпечення трудових процесів і операцій, у свою чергу, може служити підставою для розробки більш ефективних рішень організаційно-тактичного характеру. Так, впровадження в практику здійснення оглядів місць подій стереофотограмметричними установками, що знаходяться на спеціальних автомашинах, дало змогу відмовитись від безпосередніх вимірів вручну відстаней між окремими об’єктами, які потребують ^фіксування. Це значно скоротило витрати на огляди місць подій (особливо дорожньо-транспортних), підвищило точність вимірів, що в результаті викликало істотну зміну тактики проведення оглядів, яка склалася раніше.

Раціоналізації оглядів місць подій як найбільш важливої та трудомісткої робочої операції слідчих і оперативного складу міліції приділяється особливо велика увага. Це знайшло своє виявлення в проектуванні та впровадженні в практику пересувних

"Див.: Знциклопедия кибернетики. – Киев, 1975. Т. 2. -С.52.

660

криміналістичних лабораторій (ПКЛ), оснащених усім необхідним для успішної роботи по виявленню, фіксуванню та дослідженню слідів безпосередньо на місці події.

Комбінації організаційно-тактичного та організаційно-технічного напрямів раціоналізації трудових операцій використовуються в роботі з інформацією і документами – її носіями. Організаційно-тактичний напрям передбачає визначення найбільш раціональної схеми документообігу, вироблення правил, прийомів їх складання і т. ін. Організаційно-технічний напрям забезпечує швидке виготовлення, пересилку документів, а також накопичення, збереження інформації, механізовану обробку її носіїв.

Розвиток організаційно-технічного напряму раціоналізації управлінських процесів сприяє увільненню працівників розумової праці від виконання малокваліфікованих, монотонних операцій, від непотрібних витрат фізичних та розумових зусиль, дає їм змогу повніше використовувати свої творчі можливості та реалізовувати тактичні замисли.

Наприклад, як доводять експерименти, коло 40% витрат усього робочого часу слідчого зв’язано з виконанням письмових трудових процесів, головним чином з записом свідчень. Організація ж диктодрукбюро дає змогу здійснювати допити за І год. 15 хв. – 1 год. ЗО хв. замість 3–4 год. і підвищити продуктивність праці слідчих на 20–30%. При цьому відмічаються і такі позитивні явища, як більша повнота і точність викладення свідчень, підвищення ефективності допиту в зв’язку з великими можливостями встановлення психологічного контакту з допитуваним, зниження стомлюваності слідчих і підвищення у них почуття задоволеності від своєї праці. Крім того, у судді, прокурора, начальника слідчого апарату та інших осіб виникає менше труднощів при ознайомленні зі свідченнями.

Оскільки ж робота з інформацією складає головний зміст управлінської праці, то до числа важливих завдань відноситься розробка заходів, які підвищують якість і скорочують строки підготовки, розмноження, реєстрації, та пересилки документів. Особливої уваги заслуговує уніфікація текстів найбільш відомих службових документів, введення й використання типових бланків. Важливу роль в раціоналізації трудових процесів в органах внутрішніх справ відіграє добре налагоджена довідково-інформаційна служба, яка усуває невиробничі витрати часу на пошук потрібних зведень.

Великі можливості для вдосконалення трудових операцій і підвищення ефективності управлінської діяльності надає швидкий розвиток організаційної техніки та зв’язку.

Особливе місце належить впровадженню в управлінську діяльність органів внутрішніх справ електронно-обчислювальної техніки, яка дозволяє ставити і виконувати складні інформаційні завдання, увільняти людину від виконання трудомістких одноманітних технічних операцій. Вона більшою мірою, ніж інші технічні засоби,

661

впливає на розвиток організаційно-тактичного напряму раціоналізації робочих операцій. Використання ЕОМ для формально-логічної обробки великих масивів інформації не тільки підвищує продуктивність праці, але й робить н більш цікавою і творчою.

Раціоналізація трудових операцій в управлінській діяльності значною мірою засновується і на використанні простих технічних засобів й прийомів організації особистої праці. Тут йдеться про раціоналізацію трудових дій і рухів шляхом встановлення певного порядку розміщення матеріалів на робочому столі та в його шухлядах, застосування простіших пристроїв реєстрації, пошуку документів і т. ін. З цією метою використовуються численні засоби "малої" оргтехніки, до числа якої відносяться різного роду пенали для зберігання канцелярських приладів у певному порядку, пристрої для класифікованого зберігання документів, нумератори сторінок, пристрої для розпечатування і запечатування конвертів, для застругання олівців, та ін. Кожний працівник управління знає, яке значення мають ці "дрібниці" для прискорення праці, й для можливості зосередити увагу на головному. Недооцінка подібних "дрібниць" істотно знижує економію матеріальних засобів і трудових зусиль.