Менеджмент

сутності будь-якої організації: ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю.

Роль контролю в управління організаціями:

1)контроль дає змогу суб’єкту управління регулярно отримувати інформацію про стан справ у керованій системі, на підставі якої він приймає управлінські рішення, спрямовані на закріплення досягнутого успіху або на усунення причин, що перешкоджають його досягненню;

2)контроль завершує цикл управління. Сутність його полягає у своєчасному виявленні відхилень у роботі, зумовлених низькою виконавчою дисципліною персоналу або впливом чинників зовнішнього середовища, внесенні коректив, а отже, створенні належних умов для реалізації стратегії організації.

Контроль передбачає:

• оцінювання результатів діяльності організації загалом та її структурних

підрозділів зокрема;

• визначення гнучкості управління, його здатності адекватно реагувати

на зміни зовнішнього середовища і пристосовуватися до них;

• виявлення і аналіз факторів, які перешкоджають досягненню заплано-

ваних результатів, запобігання виникненню і накопиченню помилок;

• врахування конкретних внесків кожного співробітника у забезпечення

кінцевого результату;

• формування зворотного зв’язку для інформування та заохочення персо-

налу; мінімізацію витрат;

• подолання проблем, пов’язаних зі зростанням організації, тощо. Контроль як завершальна стадія процесу управління безпосередньо впли-

ває на ефективність здійснення інших управлінських функцій — планування, організування, мотивування. Так, навіть найкращі плани не будуть здійснені, якщо не забезпечити контроль за їх реалізацією. Ефективне функціонування організаційної структури можливе лише за умови належного контролю за роботою її підрозділів менеджерами вищої ланки. Нарешті, функція мотивації буде виконуватися лише за умови відповідності розміру винагороди досягнутим результатам, для чого необхідно їх оцінити.

5.5.2. Принципи організації контролю

Важливе значення в процесі контролю відіграють його принципи — норми здійснення, від дотримання яких значно залежить ефективність управлінського контролю.

Основні принципи контролю [5, 20]:

•принцип спрямованості на головне. В діяльності будь-якої організації виділяють основні, другорядні та зовсім незначні напрями. Таким чином необхідно розподіляти і контроль: основні напрями діяльності контролюються найретельніше, другорядні — з використанням меншої кількості витрат;

•принцип орієнтації на результат. Кінцевим результатом процесу контролю є не тільки виявлення порушень і відхилень, а й визначення і ліквідація їх причин;

•принцип всеосяжності — поширення контролю на всі сфери діяльності організації. Процесів, підрозділів, напрямів діяльності поза контролем в організації не може бути;

581

•принцип економічності — здійснення контролю з найменшими витратами, мінімальною кількістю працівників, які володіють спеціальними знаннями і навичками;

•принцип науковості — застосування останніх досягнень науки і техніки, передового досвіду у процесі здійснення контролю;

•принцип дієвості — активний вплив суб’єктів контролю на об’єкти шляхом прийняття ефективних управлінських рішень з усунення виявлених недоліків, профілактики та попередження їх у подальшій діяльності;

•принцип об’єктивності контролю — його інформація не піддається впливу та суб’єктивній оцінці, не може бути результатом суб’єктивних тверджень окремих осіб;

•принцип раптовості, який має вирішальне значення для досягнення цілей контролю. Під раптовістю розуміють застосування перевірки в момент, коли підконтрольні особи цього не очікують. Завдяки раптовості з’являється можливість перевірити реальний стан справ на підприємстві;

•принцип виховної дії. Контроль має не тільки економічне, а й певне виховне значення. Мало виявити певні порушення і домогтися їх усунення. Важливо, щоб у кожному окремому випадку виключалась можливість повторення помилок та порушень в майбутньому, що можливо за наявності певного виховного ефекту, заснованого на моральних засадах.

5.5.3. Класифікація управлінського контролю

Управлінський контроль класифікують за такими ознаками:

•за рівнем управління в організації — стратегічний та оперативний;

•за сферами перевірки — контроль стану матеріально-технічного забезпечення; контроль виробництва; контроль маркетингу і збуту тощо;

•за змістом — контроль ресурсів і контроль процесів;

•за часом здійснення — попередній, поточний і заключний;

•за методами організації — бюрократичний і децентралізований;

•за спрямованістю — зовнішній і внутрішній (самоконтроль);

•за сутністю завдання — лінійний, функціональний та операційний;

•за плановістю здійснення — плановий і раптовий;

•за ступенем охоплення — частковий (вибірковий), повний (суцільний), комбінований;

•за місцем здійснення — стаціонарний і рухомий;

•за ступенем доцільності — недостатній, оптимальний і надмірний;

•за ступенем відкритості — відкритий і прихований.

За рівнем управління в організації контроль поділяється на стратегічний і оперативний.

Стратегічний контроль здійснюється на вищому рівні керівництва організації, має зовнішню спрямованість. Виконується шляхом збирання і аналізу інформації про конкурентів, споживачів, постачальників, розвиток технології, рішення уряду і місцевої влади; спостережень за подіями, що можуть вплинути на плани розвитку організації, щоб своєчасно відреагувати на них.

Оперативний контроль має внутрішню спрямованість, здійснюється на середньому і нижчому рівнях керівництва організації, полягає у перевірці

582

ефективності використання основних ресурсів: матеріальних, фінансових, кадрових, інформаційних.

За сферами перевірки вирізняють контроль стану матеріально-технічного забезпечення, виробництва, маркетингу і збуту.

Контроль стану матеріально-технічного забезпечення передбачає оціню-

вання ступеня задоволення потреб організації в постійних ресурсах (обладнання, персонал, інформаційні системи), відповідності обсягів і ритмічності постачання сировини і матеріалів, стану і динаміки виробничих запасів, якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів вимогам стандартів і технічних умов.

Контроль виробництва охоплює процеси перетворення ресурсів організації на продукцію або послуги. Він полягає в порівнянні запланованих виробничих показників із фактичними даними, виявленні відхилень і аналізі чинників, які спричинили ці відхилення. Контроль виробництва організують за такими напрямами: дотримання термінів виробництва продукції, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, витрати виробництва, продуктивність праці тощо.

Контроль маркетингу і збуту охоплює: оцінювання і коригування комерційної політики; конкурентоспроможність продукції; ефективність маркетингових заходів; обсяг і структуру маркетингової інформації; широту і глибину асортименту пропонованих покупцям товарів (послуг); обґрунтованість цін на продукцію; ефективність використання збутових каналів; ефективність витрат на рекламу тощо.

За змістом виділяють контроль ресурсів і контроль процесів.

Контроль ресурсів. Виробничо-господарську діяльність організації забезпечують ресурси — матеріальні, фінансові, людські, інформаційні. Контролю матеріальних ресурсів підлягають: система регулювання запасів, стан матеріальних ресурсів і відповідність їх потребам виробництва, якість матеріальних ресурсів. Контроль фінансових ресурсів полягає в оцінюванні ступеня забезпеченості організації власними та залученими коштами, ефективності їх використання, правильності прийняття фінансових рішень, відстежування та регулювання грошових потоків, аналізі регулювання боргів і зобов’язань організацій. Контроль людських ресурсів — здійснення контрольних заходів при відборі та зарахуванні працівників на посади, оцінювання ефективності та коригування заходів з перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу, ділових якостей працівників, ефективності систем оплати праці та стимулювання людей. Контроль інформаційних ресурсів — оцінювання відповідності обсягів інформації потребам виробництва і управління; вивчення і вдосконалення шляхів надходження інформації в організацію.

Контроль процесів. Потрібно підтвердити, що прості операції здійснюють згідно з існуючими правилами, які позбавляють необхідності постійних перевірок. Це стосується адміністративної діяльності та процесу виробництва. Рішення, прийняті різними службами організації, повинні взаємодоповнюватися і сприяти реалізації стратегічних завдань. Завданням контролю процесів є також використання інформаційної системи для оперативного виявлення недоліків функціонування управлінської та виробничої систем (наприклад, перевищення норми несплачених рахунків, зростання кількості бракованих виробів).

583

За часом виконання розрізняють попередній, поточний і заключний контроль.

Попередній контроль. Так він називається тому, що здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки вони розробляються для забезпечення виконання планів, то їх суворе дотримання — це спосіб переконатися, що робота розвивається в потрібному напрямі. В організаціях попередній контроль використовується в трьох головних напрямах — стосовно людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Попередній контроль у сфері людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу ділових і професійних знань, які необхідні для виконання певних посадових обов’язків. Щодо матеріальних ресурсів контроль здійснюється шляхом розроблення мінімально допустимих рівнів якості та фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є розроблення бюджету.

Попередній контроль може бути діагностичним або терапевтичним:

•діагностичний контроль визначає ступінь відповідності характеристик об’єкта контролю стандартам (наприклад, перевірка тканин, змотаних у рулони перед їх надходженням у цех, дає змогу уникнути деяких видів дефектів готових виробів);

•терапевтичний контроль не лише виявляє відхилення від нормативів, а й спрямовує на пошук способів зменшення негативних наслідків відхилення (наприклад, зміна розташування розкрійних лекал при виявленні дефектів на тканині).

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт. Найчастіше його об’єктом виступають підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їх безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення нагальних проблем і пропозицій з удосконалення роботи дає змогу виключити відхилення від намічених планів.

Існують два види поточного контролю — спрямовуючий і фільтруючий:

•спрямовуючий контроль триває від початку операції до отримання результату. Він охоплює систематичне вимірювання, зіставлення та оцінювання стану і поведінки контрольного об’єкта, а також розроблення і застосування коригувальних дій. Дає змогу встановити, наскільки раціонально організована робота виконавців і наскільки дієвою є система її мотивації;

•фільтруючий контроль має на меті виявлення бракованої продукції та відокремлення її від якісної; має періодичний (або епізодичний) характер.

Заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виконання, проте виконує важливі функції:

1)надання керівництву організації інформації, необхідної для планування, у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається виконувати в майбутньому. Порівнюючи фактичні й потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реально було складено плани;

2)сприяння мотивації. Якщо заохочення залежать від результатів, то їх потрібно виміряти точно і об’єктивно.

584

За методами організації контроль поділяється на бюрократичний і децентралізований.

Бюрократичний контроль організується згори вниз, реалізується через адміністративну систему підприємства.

Елементами бюрократичного контролю є:

•правила і процедури, які визначають стандарти поведінки працівників, якість виконання завдань;

•управлінські контрольні системи (бюджет, фінансова звітність, системи преміювання, управління за цілями);

•ієрархія влади, яка передбачає контроль за підлеглими з боку мене­ джерів шляхом прямого нагляду на підставі офіційних посадових повноважень;

•відділ контролю якості, фахівці якого періодично перевіряють дотримання працівниками визначених стандартів якості у таких сферах, як виробництво, постачання, сервісне обслуговування;

•відбір і навчання персоналу з використанням формалізованих процедур (письмове тестування, увага до демографічних характеристик тощо);

•технічні засоби контролю (спостереження, прослуховування розмов персоналу, облік тривалості особистих телефонних розмов ).

Децентралізований контроль ґрунтується на загальноорганізаційних цінностях і традиціях, довірі до співробітників, усвідомленому виконанні ними вимог керівництва. Передбачає мінімальне використання вказівок і стандартів, залучення співробітників до визначення нормативних показників, доступ персоналу до необхідної інформації, розширення кола його повноважень.

Елементи децентралізованого контролю:

•корпоративна культура, тобто норми і цінності, які сприймаються колективом організації;

•колективний контроль з боку колег;

•самоконтроль і самодисципліна; за їх відсутності ніяка організація не в змозі контролювати всі дії власних співробітників;

•ретельний відбір працівників, які поділяють цінності організації, прагнуть зробити внесок в її успіх;

•соціалізація персоналу — інтенсивне навчання цінностей, стандартів і

традицій компанії, ознайомлення з її історією, цілями.

За спрямованістю розрізняють зовнішній і внутрішній контроль (самоконтроль).

Зовнішній контроль здійснюють керівники організацій, фахівці підприємства контролю, представники зовнішніх контролюючих організацій. Він виконується за допомогою спостереження, аудиту, аналізу.

Внутрішній контроль (самоконтроль) ґрунтується на саморегулюванні підлеглими власних дій, вони самі контролюють якість своєї роботи.

За сутністю завдання виділяють лінійний, функціональний і операційний контроль:

•лінійний — контроль об’єкта загалом (наприклад, контроль з боку власника фірми);

•функціональний — контроль лише його частини (контроль з боку фінансового менеджера, комерційного директора, начальника виробництва тощо);

585

•операційний — контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об’єктів (наприклад, контроль розмірів матеріальних витрат чи фонду оплати праці).

За ступенем охоплення контроль може бути вибірковим (локальним) і повним.

Вибірковому контролю, як правило, підлягають ті рішення і розпорядження, для яких терміни виконання не мають великого значення. Вибірково контролюють якість робіт, товарів та послуг шляхом вибірок і проб із загального обсягу. Управлінці часто побоюються замінювати суцільний контроль вибірковим, забуваючи про принцип Парето 20 : 80, який можна сформулювати приблизно так: для того щоб управляти організацією, достатньо проконтролювати 20 % об’єктів, оскільки вони дають 80 % результатів діяльності організації.

Повний (суцільний) контроль забезпечує перевірку всіх без винятку об’єк­ тів одного найменування (напряму). Він ефективніший, але потребує значних витрат на його організацію. Вибір розумного балансу між повнотою контролю і витрат на нього — важливе вміння керівника.

Комбінований контроль є найпоширенішим в управлінні, він об’єднує перевагу вибіркового (оперативність, гнучкість, економічність) і повного контролю (об’єктивність, стратегічна спрямованість).

5.5.4. Зміст процесу контролю

Процедура контролю складається з трьох чітко виражених етапів:

•визначення стандартів і норм;

•порівняння досягнутих результатів з визначеними стандартами;

•здійснення необхідних коригувальних дій.

На кожному з цих етапів реалізується комплекс різних заходів [23, 41]. 1. Визначення стандартів і норм. Стандарти — це конкретна мета, що під-

дається вимірюванню. Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має дві особливості. Вона характеризується наявністю часових меж, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити сутність її виконання.

Отже, стандарт — це формальна вимога, яка стосується виконання обов’язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів належать правила, прийняті в організації, обмеження і встановлені процедури, трудові зобов’язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований правильно, існують чіткі межі допустимої поведінки і наслідки виходу за них. Якщо працівник порушив обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), застосоване до нього, нікого не здивує.

Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якщо у відділі встановлено стандарт, згідно з яким робочі повинні виробляти не менше 200 комплектів за годину, то керівник дуже швидко визначить, виконується стандарт чи ні. Якщо прийняті в організації обмеження зобов’язують працювати п’ять днів на тиждень з понеділка по п’ятницю, за винятком святкових днів, то працівники, які приходять на роботи лише три дні на тиждень, безумовно, не виконують вимог стандарту.

586

Оскільки точні стандарти чіткі й недвозначні, то для керівника буде неважко використовувати їх для оцінки результатів діяльності працівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних покарань та інших рішень, пов’язаних з результатами його роботи.

Показник результативності точно визначає, що необхідно одержати для досягнення поставленої мети. Інколи буває неможливим виразити показник результативності безпосередньо в кількісній формі. Це не є виправданням, щоб не встановлювати контрольних стандартів у цій галузі взагалі. Навіть суб’єктивний показник за умови усвідомлення його обмеженості кращий, ніж нічого. Деякі організації, які успішно долали інші проблеми, зіткнулися із суттєвими труднощами тому, що не зуміли встановити показник результативності в тих галузях, які важко піддаються вимірюванню.

2.Порівняння досягнутих результатів з визначеними стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають очікуваним. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, переданні інформації та її оцінці.

Керівництво вищої ланки встановлює масштаб допустимих відхилень від намічених показників, в межах якого одержані результати не повинні викликати тривоги. Один із засобів можливого збільшення економічної ефективності контролю полягає у використанні методу управління за принципом виключення. Часто цей метод так і називають принципом виключення. Він полягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки за наявності помітних відхилень від стандартів. Вибір потрібної одиниці вимірювання — це найважливіша частина здійснення контрольних вимірювань, які забезпечують в кінцевому підсумку весь контроль.

Передання та поширення інформації відіграє ключову роль в забезпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов’язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Організації необхідно знати, хто з її менеджерів добре працює, а хто погано. Але точно і ефективно визначити це важко, особливо для керівників нижчої ланки, на яких покладається відповідальність за досягнення заданих рівнів прибутковості та витрат. Проте, якщо сформулювати конкретну мету, критерії та стандарти, то оцінити результативність роботи менеджера можна з мінімальними відхиленнями і об’єктивно.

3.Здійснення необхідних коригувальних дій. Залежно від результатів по-

переднього етапу контролю менеджер може обрати одну із трьох ліній по-

ведінки:

• не вживати ніяких заходів. Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого стану, за якого процес управління організацією змусив би її функціонувати згідно з планом. Коли зіставлення фактичних результатів із стандартами вказує на те, що мета досягається, краще не вживати ніяких заходів. Якщо система контролю показала, що в якомусь елементі організації не все йде на лад, необхідно продовжувати

вимірювання результатів, повторюючи цикл контролю:

• ліквідувати відхилення. Система контролю, що не дає змоги ліквідувати суттєві відхилення, перш ніж вони переростуть у великі проблеми,

587

безглузда. Коригування повинне концентруватися на ліквідації справжньої причини відхилення. Зміст коригування у всіх випадках полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилення і досягти повернення організації до правильного способу дій;

•переглянути стандарти. Не всі помітні відхилення від стандартів слід ліквідувати. Інколи самі стандарти можуть бути нереальними, оскільки ґрунтуються на планах, а плани — це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

5.5.5. Методи контролю

Основними методами контролю є обстеження, перевірка, контрольне вимірювання виконання робіт, ревізія та ін. [14, 20, 23].

Обстеження — безпосереднє вивчення певних об’єктів організації, які контролюються. Цей метод застосовується для визначення стану підприємства в цілому або його підрозділів. Він полягає в огляді відповідних об’єктів, ознайомленні з документами, отриманні пояснень від підлеглих тощо. Внаслідок обстеження контролююча особа виявляє недоліки, що “перебувають на поверхні”. Об’єктами обстеження можуть бути: товарно-матеріальні цінності; складське господарство; територія; обладнання; робота персоналу; дотримання посадових інструкцій і правил поведінки; дотримання технології виробництва тощо. Як правило, обстеження здійснюється на початку перевірки. Воно дає змогу отримати загальне уявлення про об’єкт, що перевіряється, а також зібрати дані, необхідні для подальшого контролю.

Перевірка — фактичне вивчення окремих питань діяльності організації або дій апарату управління на підставі заяв, сигналів, скарг або відповідно до плану роботи суб’єкта контролю. Перевірка, як правило, носить тематичний характер і може бути систематичною або періодичною, функціональною та міжфункціональною, суцільною та вибірковою.

Основні варіанти перевірки:

•арифметична — перевірка документів з метою визначення правильності обчислень та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями;

•нормативно-правова — перевірка господарських операцій щодо їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням;

•зустрічна перевірка документів — перевірка достовірності та правильності відображених у документах господарських операцій, яка здійснюється шляхом порівняння даних різних документів, що стосуються однієї й тієї самої або різних, але взаємопов’язаних господарських операцій та знаходяться в різних підрозділах підприємства;

•взаємна — перевірка різних за своїм характером документів і облікових даних, в яких відображено господарські операції, що перевіряються.

Перевірка дотримання трудової дисципліни здійснюється безпосередньо на робочих місцях шляхом вибіркового спостереження, хронометражу та фотографії робочого дня. За допомогою такої перевірки виявляють запізнення, неявки на роботу, ступінь зайнятості працівників, простої через неефективну організацію виробничого процесу. Результати таких перевірок використовують надалі при визначенні заробітної плати.

588

Перевірка виконання прийнятих рішень застосовується для вивчення та аналізу дотримання виконавчої дисципліни. Передбачає отримання від підлеглих усних чи письмових пояснень і довідок для прийняття подальших рішень керівником.

Перевірка фактів за заключною операцією використовується для економії часу, коли можна не перевіряти всі документи і бухгалтерські записи. Наприклад, немає необхідності перевіряти виконання операцій по всьому техно­ логічному циклу, а досить перевірити фактичну наявність деталей, за які нараховано заробітну плату за кінцевою операцією. Цей метод фактичного контролю застосовують також для визначення планових витрат і матеріалів за звітний період за даними складського обліку та прийнятої від цехів готової продукції.

Контрольне вимірювання виконаних робіт (будівельних, монтажних, ре-

монтних) здійснюється безпосередньо на об’єкті. За допомогою контрольного вимірювання визначаються фактичний обсяг і вартість виконання робіт та перевіряється правильність їх відображення в актах приймання робіт і нарядах працівників.

Таким чином перевіряють:

•зміст, кількість та вартість виконаних робіт;

•відповідність виконаних робіт передбаченим кошторисним нормам;

•завершеність об’єктів, конструктивних елементів, етапів і виконання робіт або їх частин.

Ревізія — метод документального контролю фінансово-господарської діяльності організації щодо дотримання законодавства з фінансових питань; достовірності обліку та звітності; спосіб документального виявлення нестач, розтрат, привласнення коштів і матеріальних цінностей; запобігання фінансовим зловживанням.

Ревізія є важливим засобом виявлення фактів зловживань, безгосподарності, недбалого ставлення до виконання службових обов’язків, порушень нормативних положень та інструктивних вказівок. Вона здійснюється із застосуванням прийомів фактичного контролю: аналізу сировини і матеріалів у виробництві, контрольного вимірювання виконаних робіт, опитування осіб, візуального спостереження, порівняння і прийомів документальної перевірки.

Інвентаризація — перевірка наявності та стану об’єкта контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних.

Завдання інвентаризації:

•забезпечення контролю за наявністю і станом майна, використанням матеріальних, фінансових та інших ресурсів, відповідності затвердженим нормам, плану;

•виявлення понаднормово використаних та невикористаних матеріальних цінностей;

•виявлення і усунення фактів безгосподарності та безвідповідальності, виявлення резервів матеріальних ресурсів, застосування заходів щодо їх використання;

•контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб;

•запобігання негативним явищам в діяльності підприємства;

589

Аналіз господарської діяльності — вивчення системи показників, що ха-

рактеризують діяльність організації та її підрозділів, сприяють зростанню ефективності праці.

Економічний аналіз здійснюють на підставі різнобічного вивчення і перевірки фактичних матеріалів, даних обліку і звітності, зіставлення їх з плановими завданнями і нормативами за окремими показниками. Це дає змогу контролювати хід виконання планів, оцінювати ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів, виявляти фактори, які негативно вплинули на виконання завдань, знаходити додаткові резерви.

Аналіз господарської діяльності здійснюється шляхом порівняння, зіставлення, групування тощо.

Контрольне приймання продукції за якістю і кількістю застосовують для отримання достовірних даних відділом технічного контролю щодо кількості та якості продукції. Цей метод контролю доцільно використовувати у разі виявлення приписок за даними про відпускання і реалізацію продукції, для перевірки сигналів про розкрадання сировини, матеріалів, готової продукції, для правильного нарахування зарплати працівникам.

Перевірку операцій в натурі здійснюють з метою контролювання операцій із придбання матеріальних цінностей, правдивості складання актів на введення об’єктів в експлуатації після завершення їх будівництва або капітального ремонту, наявності товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

Дослідження операцій на місці застосовують для перевірки підрозділів організації, що перебувають на значній відстані від неї. Цей метод контролю використовують у разі перевірки: виходу з ремонту об’єктів основних фондів; визначення готовності об’єктів капітального ремонту; зношення основних фондів; порядку зберігання, приймання та відпускання матеріальних цінностей; організації виробництва; технологічних процесів та праці.

Експертна оцінка застосовується при дослідженні якості виконаних робіт, господарських операцій, документів. Вона здійснюється фахівцями різних галузей знань (експертами) за дорученням керівника. Експерт повинен дати правову, достовірну та об’єктивну оцінку, яка залежить від наданих йому матеріалів, правильного формулювання поставлених питань.

Рекомендації зі здійснення ефективного контролю:

1)Для ефективного контролювання необхідно заздалегідь з’ясувати такі

питання:

• що контролюється (співробітник як особистість; його метод праці; ре-

зультати праці);

• хто і якими методами контролює;

• з якою метою організується контроль;

2)визначайте розумні, обґрунтовані вимоги (цілі, норми, стандарти, критерії), які сприймаються виконавцями. Підлеглі повинні відчувати, що стандарти оцінки їх діяльності достатньо повно і об’єктивно відображають їхню роботу;

3)необхідно підтримувати зворотній зв’язок із співробітниками, роботу яких контролюєте. Таке спілкування підвищує вірогідність правильного розуміння підлеглими мети контролю, допомагає визначити і усунути наявні для керівництва недоліки системи контролю;

590