№36. Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Видами пу­теводителя являются:

• путеводитель по архивам;

• путеводитель по фондам архива(ов);

• краткий справочник по фондам архива(ов);

• тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фон­дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­вов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­ставом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назва­ния фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть анно­тированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Любой путеводитель состоит из двух частей:

• характеристик фондов (документов)

• справочного аппарата

1.Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фон­да - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографи­ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характерис­тик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрас­лям или характеру производственной деятельности.

Характеристики фондов могут быть индивидуальные и групповые.

Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для груп­повой характеристики, объединяющей последовательно сменяв­шие друг друга организации с родственными функциями, назва­нием может служить перечисление в хронологической последова­тельности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фон­да, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и ха­рактеристике его документной информации.

Цель характеристики фонда в целом - дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации.

Элементами характеристик фонда являются: название фонда; справочные данные о фонде; историческая справка; анно­тация; библиографический список литературы о фонде.

Название фонда - обязательный элемент характеристи­ки, который может дать указание:

1)на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2. название фондообразователя, его функции в государствен­ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;

3. масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави­ло, установить масштаб их деятельности;

4)местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые све­дения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опреде­ленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда огова­ривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определен­ной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характерис­тикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда.

Историческая справка помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию.

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан­нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю­чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про­фессия, род служебной и общественной деятельности.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место на­хождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание соста­ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В характеристику фонда может включаться библиографи­ческий список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается опи­сание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (груп­пы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и край­ние даты документов.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их со­став и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, пер­сональных и коллекционных собраний, системы каталогов.