26. Учетные документы в архиве: книга поступлений; список фондов; лист фондов;; архивная опись; дело фонда.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно

раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный

отрезок времени. В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.Указывается официально принятое название учреждения- фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива≪освободившийся≫номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов

фонда.

27. Документы централизованного государственного учета: паспорт архива; карточка фонда; сведении об изменении в составе и объеме фонда.

Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации,который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов. В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. В карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составлявшего. Карточки фондов составляются государственными архивами республик, краев и областей в 2-х экземплярах, из которых один направляется в областной архивный отдел республики, края, области, второй – в Росархив. Форма карточки        фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от государственных архивов “Сведений об изменениях в составе и объеме архивных фондов”. В сведениях приводятся: номер и название фонда, в котором произошли изменения, название структурной части или групп материалов с указанием года документов, которые поступили в архив или выбыли из него. Карточки в фондовом каталоге располагаются по алфавиту названий архивов, а внутри—по номерам фондов.

Сведении об изменении в составе и объеме фонда составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога. Для этого они присылаются в органы управления архивным делом субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций – источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные об источниках комплектования: 1) всего по профилю архива; 2) негосударственных организаций, 3) государственных организаций, а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

28. Возникновение проблемы «вечного хранения документов». Сферы обеспечения сохранности документов. Сфера создания документов. Материалы для письма и их свойства (папирус, пергамен, бумага). Факторы, влияющие на старение бумаги. Материалы для нанесения текста, их качество (туш, чернила, шариковая паста).

Обеспечение сохранности архивных документов. Для обеспечения сохранности документов Архивного фон­да РФ в архивах должен проводиться следующий комплекс вза­имосвязанных работ: создание оптимальных условий хранения документов;размещение документов в хранилищах, топографирование;соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;проверка наличия и состояния дел; создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования; обеспечение физико-химической сохранности документов.

Создание оптимальных условий хранения документов. Оп­тимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охран­ной и противопожарной сигнализации; применением техни­ческих средств для создания оптимального температурно-влаж- ностного режима хранения, проведения санитарно-гигиени­ческих мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, опапки и т. п.).

Размещение документов в хранилище. Топографирование. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределе­ние комплексов фондов по хранилищам с указанием (при не­обходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранили­ща. Дела размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются.

Порядок выдачи дел из хранилищ. Дела выдаются из хра­нилищ:1) для использования (пользователям в читальный зал, со­трудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и орга­низациям во временное пользование); 2) для проведения архивных работ с документами.

Проверка наличия и состояния дел. Цель проверки нали­чия и состояния дел в архивах — установить соответствие фак­тического наличия дел описательным статьям и итоговым за­писям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие до­кументы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, переворота на другую основу и т. п.

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования. Страховой фонд — это совокупность стра­ховых копий особо ценных документов архива.Страховой копией документа на бумажной основе являет­ся негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фото­графированием документа и впоследствии называемый «микро­фильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд явля­ется неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения стра­хового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).

Сфера создания документов.

Материалы для письма и их свойства (папирус, пергамен, бумага). Папирус - писчий материал получивший распространение в Египте и во всем Средиземноморье, для изготовления которого использовалось растение семейства осоковых. Недостатком данного носителя являлось то, что со временем он темнел и ломался. Дополнительным недостатком стало то, что египтяне ввели запрет на вывоз папируса за границу.

 Материал для письма из кожи животных – пергамента. Пергамент постепенно вытеснял папирус. Достоинства нового носителя — высокая надёжность хранения информации (прочность, долговечность, не темнел, не пересыхал, не трескался, не ломался). Пергамент представляет собой недубленую выделанную кожу животных - овечью, телячью или козью.

Из-за недостатков предыдущих носителей китайский император Лю Чжао приказал найти им достойную замену. Пока в западном мире шла конкуренция между восковыми табличками, папирусом и пергаментом в Китае во II веке до н.э. была изобретена бумага.

В начале VII века способ изготовления бумаги становится известным в Корее и Японии. На Европейском континенте бумажное производство основали арабы в завоеванной ими Испании в XI веке. Бумажная промышленность в XII — XV веке, быстро акклиматизируется в европейских странах — сначала в Италии, Франции, а затем, и в Германии.

В XI—XII веках бумага появилась в Европе, где вскоре заменила животный пергамент. С XV—XVI веков, в связи с введением книгопечатания, производство бумаги быстро растёт.

Старение бумаги — весьма сложный и необратимый процесс, который зависит от ряда факторов: стабильности во времени используемого сырья и вспомогательных веществ; рН среды (водной вытяжки из бумаги); климатических условий хранения (температура, относительная влажность воздуха, степень освещенности); факторов, влияющих на микробиологическое разрушение бумага.

Этот процесс сопровождается уменьшением степени полимеризации, кристалличности. Окисление макромолекулы целлюлозы приводит к росту содержания карбонильных групп, увеличению медного числа и электроннообменной емкости. Химические и структурные изменения макромолекулы целлюлозы проявляются в изменении прочности волокон, составляющих бумагу, и в свойствах самой бумаги, таких как прочность на разрыв и на излом, относительное удлинение при разрыве и др. Особенно чувствительным к старению является показатель прочности на излом, характеризуемый числом двойных перегибов. Главенствующими химическими процессами, происходящими в бумаге при старении, являются гидролитическая и окислительная деструкция целлюлозы — основного волокнистого компонента бумажного листа. Гидролитические процессы обусловлены наличием в волокнах сорбированной из воздуха влаги. 

Материалы для нанесения текста, их качество (туш, чернила, шариковая паста).

Тушь.  Тушь, или угольные чернила, представляла собой взвесь тонкой (ламповой) сажи в масле, смоле или клее. В памятниках русской письменности, относящихся к этому периоду, упоминается о применении «копченых чернил». Сажные чернила и туши очень хорошо сохраняются, имеют густую окраску и не удаляются с бумаги химическим путем. Однако они густы и недостаточно текучи, что не дает возможности писать быстро. Угольные чернила предпочитают и теперь, когда особенно важно сохранить четкость текста. Черная водостойкая тушь (живописная и чертежная), как правило, является угольными чернилами с небольшим добавлением лака и консерванта.

Тексты на таких носителях, как папирус, пергамент и бумага, писались обычно черными чернилами - сажевыми и железо-галловыми .

Сажевые чернила (тушь) получали, растирая мелкодисперсную сажу с водой и клеем. Железо-галловые чернила получали, добавляя в отвар галловых орешков раствор железного купороса. Получались бесцветные чернила, которые на пергаменте или бумаге быстро темнели, давая густой черный текст.  В настоящее время наиболее широко распространены цветные чернила для авторучек, изготавливаемые на основе анилинового красителя с добавками консерванта, разбавителя и других веществ.

Цветные пасты шариковых авторучек состоят из анилинового красителя, искусственной смолы и высококипящих растворителей. Яркость пасты и ее сохраняемость на поверхности бумаги обеспечиваются использованием смеси компонентов разной растворимости.

Вопрос 29. Электронные архивы1.Понятие электронных архивовЭлектронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со все­общей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.Электронный документ— документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фами­лия лица, подписавшего документ, электронная цифровая под­пись).Все работы в электронном архиве соответствуют работам в ар­хивах традиционных документов. Специфика работ определя­ется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного центра­лизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в соче­тании с максимально удобным и простым доступом как с ло­кальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);ведение подробного протокола доступа к документам;хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);сохранение форматов вывода (печати) всех созданных доку­ментов;обязательное описание документа в архивной базе данных;полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:разработка принципов хранения информации; защита информации;активизация вторичного использования информации;стандартизация критериев описания данных;оценка стоимости создания и архивирования документов;регулирование отношений между архивом и создателем доку­ментов;реализация информационных услуг и исследовательских про­ектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться:защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;возможность предоставления пользователям доступа к доку­ментам;возможность подтверждения подлинности документов;возможность предоставления документов в виде бумажной копии.

2.Порядок принятия электронных документов в архивЭлектронные документы принимаются в архив после проведе­ния экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их со­держания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов.Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные про­граммы.После экспертизы ценности документов они поступают в архив. Архивы хранят электронные документы трех уровней:пользовательский уровень, предполагающий описаниеданных документов для возможного вторичного использования;административный уровень, включающий регулирующие отно­шения архива с пользователями документы;каталожный уровень, с помощью которого осуществляется по­иск данных в массиве документов.

При подготовке электронных документов для передачи в архив:проверяется ихтехническое состояние;проводится ихописание;на единицах хранения проставляютсяархивные шифры;подготавливаетсясопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характери­стика содержания, электронный формат, физическая и логиче­ская структура, объем.

Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности. Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, со­вокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.Единицей хранения являетсяфизически обособленный носитель файла.Единицей учета выступает комплект единиц хранения с запи­сью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится ана­логично учету документов на бумажной основе.Систематизация документов производится с помощьюката­лога. При этом происходитструктурирование потока информа­ции, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании ка­талога учитываются название файла, сопроводительная доку­ментация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельно­го заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заго­ловок. Описание файла включает вид данных, количество до­кументов и байт информации. При многочастевом файле ука­зывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.Физическое описание файла содержит число носителей ин­формации по видам, сообщение о декодировании на звуковос­производящем оборудовании или цветном дисплее, другие фи­зические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины по­иска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и опреде­ления отсутствия ее искажений.Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на ме­таллических стеллажах и хранилищах с паразитными постоян­ными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметич­ную индивидуальную упаковку. Проверка состояния докумен­тов производится раз в 5 лет.При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хра­нить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бу­мажной основе. По мере старения носителя должна произво­диться перезапись электронного документа на новый носитель. При этом все этапы перезаписи должны строго документиро­ваться, исключая искажение информации.Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппа­рату к документам на бумажной основе. При поиске информа­ции отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объ­ем. Использование электронных документов аналогично ис­пользованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для опе­ративного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных доку­ментов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные техно­логии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасно­стью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

30. вопрос .Ведомственный архив Ведомственный архив — архив, находящийся внепосредственном подчинении ведомства, хранящийдо передачи в госархив ведомст­венные архивные документы. В зависимости от объема храня­щихся документов он создается как самостоятельное структур­ное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:комплектованиедокументами, законченными делопроизводством; учет и обеспечениесохранности документов; создание к нимнаучно-справочного аппарата; использование хранящихся в архиве документов; оказаниеметодической ипрактической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами; подготовка и передача в госархивы документов по истечении сро­ка их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:центральный архив федеральногооргана власти или органа вла­сти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального располо­жения;объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчи­ненности или однотипных по профилю деятельности;архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомст­венные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, элек­тронными. Преобладают общие ведомственные архивы.Ведомственные архивы являютсяпервой ступенью хранения ар­хивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы. Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией являетсяВсероссийский науч­но-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и профиля архива.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению

Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.

В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.

Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.

Иногда госархив принимает не все документы постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Основными формами использования документов ведомственного архива являются:

информирование руководства и структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует архив), а также других организаций и исполнение их запросов;

культурно-просветительская и работа архива;

исполнение запросов социально-правового характера;

предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы.

Проблема "ведомственности" в отечественном архивном деле анализируется с точки зрения соответствия укоренившейся в России практики требованиям современного архивного и смежного с ним законодательства, потребностям развития исторической науки и в целом формирования современного информационного общества

Вопросы ведомственных архивов в «Основном законе РФ об архивном фонде РФ и архиве»

 

Настоящие основы регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют центральные органы исполнительной власти Российской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах.

Порядок постоянного и временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в государственных и ведомственных архивах и передачи указанных документов на постоянное хранение в государственные архивы устанавливается Государственной архивной службой России.

Вопросы ведомств арх в ФЗ «об арх деле РФ»2004

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства