Каждый пользователь в системе DocsVision имеет свой уникальный логин и пароль.

При входе в систему DocsVision проверяется логин и пароль пользователя. Если пользователь зарегистрирован в системе, то запускается Навигатор и пользователь попадает в свою папку.

В системе DocsVision предусмотрено назначение прав доступа

кследующим элементам:

Папки

Справочники

Карточки

Представления

Поисковые запросы

Виды папок

Персональная папка назначается пользователю администратором при его регистрации в справочнике сотрудников; она предназначена для работы пользователя с документами и хранения ярлыков карточек.

Стандартная папка создается для хранения и облегчения поиска карточек; как правило, служит для объединения каточек определенного типа, относящихся к отдельной теме или сгруппированных по какому-либо другому признаку.

После создания папки пользователь может переопределить ее настройки, сделав их отличными от установленных по умолчанию.

Виртуальная папка предназначена для отслеживания карточек представляющих интерес для определенного пользователя. Например, это могут быть не выполненные или просроченные задания, поручения руководителя и т. д. В виртуальной папке находятся ярлыки карточек, отобранные с помощью некоторого фильтра. Фильтр – это по существу реализация поискового запроса к базе данных документа.

Папка-делегат используется, если необходимо дать пользователю доступ к папке, находящейся в таком месте иерархии, куда ему запрещен доступ, не изменяя при этом его прав.

Например, внутри папки Журнал приказов, к которой пользователь (в нашем случае студент) не имеет доступа (и поэтому он ее даже не увидит), имеется папка Приказы по студентам, к которой студент должен иметь доступ. В этом случае администратор может создать папку-делегат в любой папке, к которой у студента есть права доступа, например, в его персональной папке. В папке-делегат будут отображаться и все изменения.

Карточки

Карточка является одним из основных объектов, с которыми работает система DocsVision. Имея достаточно сложную структуру, каждая карточка позволяет регистрировать одну единицу хранения (например, документ).

Следует различать понятия "Карточка", и "Ярлык карточки"

В стандартные приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами» входят следующие основные карточки:

Карточка файла – для работы с отдельными файлами в системе DocsVision

Входящий документ – для работы с входящими документами

Исходящий документ – для работы с исходящими документами

Внутренний документ – для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например, внутренним распоряжением

Универсальный документ – для работы с документом, карточка которого может содержать произвольный набор вкладок и атрибутов

Задача – предназначена для описания совокупности и последовательности исполнения заданий

Задание – предназначена для описания задания исполнителю в рамках задачи или бизнес-процесса

Согласование – предназначена для автоматизации процесса согласования проектов документов

Бизнес-процесс – предназначен для формального описания бизнес-процессов, имеющих место в организации

Сообщение – позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку документа, в связи с которой было создано сообщени

Типичные задачи документооборота

Оцифровка и регистрация входящих документов

Направление документов на рассмотрение.

Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения.

Согласование проекта нового документа.

Поиск документов по определенной тематике.

Создание отчета.

Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов ( оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)