Модульность

Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Интегрируемость

Всовременной информационной инфраструктуре предприятия существует множество информационных систем между которыми необходим постоянный обмен данными. Но в силу ряда причин (различный поставщики решений, различные форматы хранения и передачи данных и т. п.) наладить такой обмен не всегда предоставляется возможным. Это приводит к необходимости повторного ввода данных, их потери, несогласованности данных между двумя различными ИС и т. д. Поэтому система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с

прикладной бухгалтерской программой.

СЭД может выступать как «общий шлюз», некая интеграционная платформа между этими системами, позволяющая передавать данные между ними. Поэтому система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Функциональность и контроль исполнения

При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами.

При построении систем маршрутизации могут применяться два основных подхода:

Первый подход носит название документо-ориентированного. Документ является основным объектом системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом. Например, заявление работника на отпуск должно пройти совершенно определенный путь согласований. Затем должен быть издан приказ, на основании которого начисляются и выплачиваются отпускные.

Второй подход носит название работо-ориентированного и его основной составляющей является обеспечение выполнения некоторой работы. При этом работа может потребовать самых различных согласований, разработки технической документации, издания приказов и т д.

СЭД эксплуатируемые в России

СЭД DocsVision. Архитектура системы

Для практического изучения в учебных классах УрАГС установлена система электронного документооборота российской компании DocsVision (Санкт Петербург).

Платформа DocsVision представляет собой трехуровневое приложение, центральным элементом которого является карточка документа.

Всостав платформы DocsVision входят:

база данных DocsVision под управлением SQL Server (2000 или выше), содержащая набор таблиц и хранимых процедур;

сервер хранилища, который отвечает за низкоуровневую работу с имеющимися в базе данными и поддерживает их целостность, проверяет права доступа и обеспечивает получение и отправку клиентом пакетов данных, поиск элементов и т. д.;

доступ к серверу хранилища осуществляется посредством службы, использующей протокол HTTP, обеспечивая доступ к серверу как пользователям внутренней сети организации, так и через Internet;

Структурная схема платформы

Ядром клиентской части платформы является Менеджер объектов, обеспечивающий поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, а также загрузку карточек с предоставлением им стандартных интерфейсов для исполнения функций.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор, предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Навигатор, обеспечивает пользователю интерфейс для

полнофункциональной работы со всеми карточками системы в соответствии с имеющимися у него правами доступа.

Клиентские компоненты (на рисунке они внизу и отделены двумя пунктирными линиями) предоставляют конечному пользователю удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

В комплект поставки DocsVision 4.5 кроме упомянутой платформы входят и три приложения:

«Делопроизводство»,

«Управление процессами»

«Процессы WWF».