- •Тема 4. Системы электронного документооборота
- •Автоматизации документооборота. Базовые понятия
- •В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет
- •Термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется.
- •Основные задачи, решаемые системами документооборота
- •оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
- •Внедрение СЭД позволяет:
- •Типичные задачи документооборота
- •Общие требования к системам
- •Распределенность
- •Модульность
- •Интегрируемость
- •Функциональность и контроль исполнения
- •СЭД эксплуатируемые в России
- •СЭД DocsVision. Архитектура системы
- •Всостав платформы DocsVision входят:
- •Структурная схема платформы
- •Ядром клиентской части платформы является Менеджер объектов, обеспечивающий поддержку сессий пользователей, передачу данных
- •Клиентские компоненты (на рисунке они внизу и отделены двумя пунктирными линиями) предоставляют конечному
- •Приложение «Делопроизводство»
- •Приложение «Управление процессами»
- •Приложение «Процессы WWF»
- •Принципы использования и настройка DocsVision
- •Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
- •Системы электронного документооборота, и в частности СЭД DocsVision, не являются "коробочными продуктами", а
- •Настройка системы DocsVision
- •После первого этапа начинается этап реализации средствами DocsVision (эту задачу решает администратор системы
- •Все папки в окне Навигатора делятся на Системные и Пользовательские.
- •Задачей администратора системы является настройка ресурсов, хранящихся в системных папках Справочники, таким образом,
- •Каждый пользователь в системе DocsVision имеет свой уникальный логин и пароль.
- •Виды папок
- •Виртуальная папка предназначена для отслеживания карточек представляющих интерес для определенного пользователя. Например, это
- •Карточки
- •Внутренний документ – для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например,
- •Типичные задачи документооборота
Тема 4. Системы электронного документооборота
2012
1
Автоматизации документооборота. Базовые понятия
Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.
Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.
В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается (представлен) «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа.
Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется.
В литературе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:
DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод – Архивы документов;
DocFlow-системы маршрутизации документов;
WorkFlow-системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес- процессов», или «Системы поддержки управления»
Поэтому в русскоязычной литературе «документооборот» включает в себя и маршрутизацию документов и автоматизацию процесса движения документов и архивацию документов.
Основные задачи, решаемые системами документооборота
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемые обеспечивающие функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной.
Внедрение СЭД позволяет:
повысить управляемость предприятием (это инструмент руководителя верхнего уровня и прежде всего именно ему СЭД облегчает жизнь)
сокращение времени поиска информации
жестко регламентировать и контролировать бизнес-процессы
повысить безопасность при работе с документами (системы СЭД позволяют путем разделения доступа обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа)
восстановить всю историю действий с документами так как ведётся запись всех операций с документами
Типичные задачи документооборота
1. Оцифровка и регистрация входящих документов.
2.Направление документов на рассмотрение.
3.Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения.
3.Согласование проекта нового документа.
4.Поиск документов по определенной тематике.
5.Создание отчета.
6.Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов ( оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)
Общие требования к системам
электронного документооборота
Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.
Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как MS SQL, которые существуют практически на всех возможных программно- аппаратных платформах, обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Желательно также использовать архитектуру «тонкого клиента» (почти вся обработка данных – на сервере), способного работать в сетях с относительно невысокой пропускной способностью порядка 200 кбит/сек.
Примером тонкого клиента может служить компьютер с браузером, использующийся для работы с веб- приложениями.