Приложение «Делопроизводство»

Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации наиболее распространенных задач документооборота:

регистрация документов, присвоение им номеров в соответствии с принятой в организации системой нумерации;

создание электронных версий бумажных документов и совместное их хранение с регистрационной карточкой;

создание архива документов;

…

Приложение «Управление процессами»

Предназначено для формального описания и автоматизации бизнес-процессов, типичных для документооборота организации.

В состав приложения входят следующие компоненты:

сервер исполнения бизнес-процессов (Workflow Server);

набор карточек, предназначенных для описания бизнес- процессов, а также наблюдения и управления их работой;

набор функций, представляющих собой отдельные этапы бизнес-процесса;

шлюзы, обеспечивающие доступ и взаимодействие с элементами внешних систем (файловая система, почтовый сервер)

Приложение «Процессы WWF»

В новой версии системы управления документами и бизнес- процессами DocsVision выделен новый программный продукт, реализующий спецификации Microsoft Windows WorkFlow Foundation.

Этот компонент расширяет совместимость приложения DocsVision с другими программными продуктами, хотя пока он не нашел широкого применения.

Он позволяет использовать, создавать и исполнять процессы Windows Workflow Foundation сторонних производителей в среде DocsVision

Принципы использования и настройка DocsVision

Внедрение системы электронного документооборота является достаточно сложной проблемой для любой организации, поскольку затрагивает все подразделения и службы.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:

Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ

и формальное описание схемы движения документов.

Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.

Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.

Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

Обучение персонала организации.

Системы электронного документооборота, и в частности СЭД DocsVision, не являются "коробочными продуктами", а представляют собой, скорее, конструктор, который должен быть собран и настроен и адаптирован для работы на каждом предприятии (исключением является "коробочный" вариант DocsVision для малых предприятий, выпущенный в 2009 г ). Причиной этого является тот факт, что невозможно создать систему электронного документооборота пригодную для использования на любом предприятии из за различий в структуре документов, методике их рассмотрения и движения внутри организации.

Настройка системы DocsVision

Всю настройку системы осуществляет администратор системы DocsVision совместно с руководителями организации и служб.

На первом (предварительном) этапе определяется:

какие типы документов циркулируют на предприятии;

какие реквизиты документов должны отображаться в карточке документов (в СЭД учетной единицей является карточка документа, а сам документ в виде электронного файла «прикрепляется» к карточке);

в каких папках по умолчанию должны храниться различные типы документов;

какой должна быть маршрутизация типичных документов (кто и в какой последовательности просматривает и обрабатывает документы);

какой должна быть процедура контроля исполнения и т. д.

После первого этапа начинается этап реализации средствами DocsVision (эту задачу решает администратор системы (DocsVision Administrator):

Создается структура папок.

Раздаются права пользователям DocsVision в соответствии с их ролью в организации (для просмотра документов в папках, создания карточек документов, поиска карточек, создания бизнес-процессов).

Все папки в окне Навигатора делятся на Системные и Пользовательские.

Системные папки нельзя удалить и полный доступ к ресурсам, хранящимся в этих папках, обычно имеет только пользователь

справами DocsVision Administrator.

К системным папкам относится:

папка Справочники;

папка Корзина;

папка Карточки (видна только пользователю с правами DocsVision Administrator);

папка Результаты поиска.

Задачей администратора системы является настройка ресурсов, хранящихся в системных папках Справочники, таким образом, чтобы система электронного документооборота DocsVision наилучшим способом способствовала эффективному и надежному документационному обеспечению деятельности организации.

Следующий важный пункт настройки системы – это раздача прав доступа к документам. При этом немаловажную роль играет и правильное определение ролей различных пользователей в организации.

Под разграничением доступа принято понимать установление полномочий субъектов для полследующего контроля санкционированного использования ресурсов, доступных в системе.