Лабораторная работа n5 Работа с таблицей как с базой данных Выполнение статистических расчетов по данным таблицы

5.1. Понятие базы данных (бд)

Базами данных называют большие объемы информации, имеющей определенную структуру и хранящиеся в специальных файлах на диске (файлах баз данных).

База данных реляционной модели (relation – отношение) представляет собой двумерную таблицу (т.е. на плоскости два измерения: столбец и строка), строки которой принято называть записями, а столбцы – полями.

Каждое поле БД (столбец) должно иметь свое уникальное имя и может содержать только однотипные данные. Запись БД (строка), наоборот, может состоять из разнотипных значений, т.к. в одной БД (таблице) могут содержаться разнотипные поля (столбцы). Наиболее часто используются поля числового и символьного (текстового) типа.

Значения внутри записи являются неразрывно связанными данными, т.к. они представляют собой сведения о некотором объекте (человеке, товаре, детали машины и т.п.). Поэтому, например, при сортировке значений по некоторому полю таблицы перестановке должны подлежать записи (строки) целиком, а не только значения сортируемого поля.

Для обработки таблицы ЭТ как базы данных в программе MS Excel используется специальная команда Данные. При этом перед выполнением команды необходимо выделить всю БД, т.е. таблицу целиком вместе со строкой с именами полей (столбцов). В качестве имен полей можно использовать уже заданные названия столбцов в том случае, если «шапка» таблицы занимает всего одну строку ЭТ. В противном случае необходимо добавить строку с именами полей над строками с данными.

Пример БД реляционной модели:

Фамилия	Год рождения	Адрес	Телефон
Иванов А.В.	1965	Тверь, ул. Горького, 22-5	55-32-10
Петров С.И.	1973	Тверь, ул. Советская, 20-15	31-25-77
Сидоров К.П.	1969	Тверь, Тверской пр-т, 18-10	33-38-45
Иванов И.К.	1975	Тверь, ул. Благоева, 34-2	56-43-87
Смирнов Д.А.	1980	Тверь, ул. Спартака, 15-24	44-65-38
Сипейкин А.А.	1982	Тверь, ул. Бебеля, 5-17	23-34-65
Мурашов Д.В.	1974	Тверь, ул. Левитана, 2-14	45-33-51

5.2. Сортировка записей бд

Для выполнения сортировки записей БД (строк таблицы) используется команда Данные→Сортировка. Предварительно должна быть выделена вся БД, т.е. вся таблица вместе с именами полей (а не один столбец!). Тем самым мы показываем программе MS Excel, что является нашей БД (вся таблица, а не один столбец).

Далее в окне диалога команды Данные→Сортировка нужно задать порядок сортировки (по возрастанию или убыванию), а также поле (столбец), по которому будет происходить сортировка записей (строк), т.е. ключ сортировки. Для символьных полей сортировка по возрастанию соответствует сортировке по алфавиту, а по убыванию – в порядке обратном алфавитному.

В программе MS Excel может задаваться последовательная сортировка записей БД по трем ключам (первичному, вторичному и третичному). Кроме того, пользователь может сам выбрать способ идентификации полей сортировки (ключей) либо по названиям полей, либо по обозначениям столбцов ЭТ (например, если у БД нет строки с именами полей).